Pracownicy delegowani - ustalanie podstawy wymiaru składek

Polscy przedsiębiorcy wysyłający pracowników do pracy w innych państwach Unii Europejskiej mogą opłacać składki na ich ubezpieczenia w Polsce. Jest to możliwe przy spełnieniu warunków określonych w przepisach prawa wspólnotowego regulujących koordynację systemów zabezpieczenia społecznego.

Autopromocja

Dla wszystkich pracowników, którzy podlegają ubezpieczeniom w Polsce – również oddelegowanych za granicę w celu czasowego wykonywania tam pracy – podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Są to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 18 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy systemowej oraz art. 12 ust. 1 updof).

Czy dla pracowników delegowanych zastosowanie  stawek płacowych jest obowiązkowe >>

Niektóre rodzaje przychodów są jednak wyłączone z podstawy wymiaru składek. Wymienia je rozporządzenie MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jedno z tych wyłączeń odnosi się tylko do pracowników oddelegowanych i obejmuje równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą w wysokości należnej pracownikom sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego). Jednak przepis ten zawiera jednocześnie zastrzeżenie, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za cały miesiąc podlegania tym ubezpieczeniom z tytułu pracy wykonywanej za granicą nie może być niższa niż kwota prognozowanego na dany rok przeciętnego wynagrodzenia.

Autopromocja

Webinarium: Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Sprawdź

WAŻNE!

W 2011 r. miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika oddelegowanego do pracy za granicę nie może być niższa niż 3359 zł.

Oznacza to, że w przypadku pracowników delegowanych podstawę wymiaru składek należy ustalić następująco:

Autopromocja

Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktycznie rozliczenia

Sprawdź

• ustalić przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek (tj. zsumować składniki wynagrodzenia, które nie są zwolnione ze składek),
• od przychodu odjąć równowartość diet za każdy dzień pobytu w wysokości zależnej od kraju wykonywania pracy (zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju),
• porównać wynik do kwoty minimalnej podstawy wymiaru składek (w 2011 r. – 3359 zł).

Powyższy sposób ustalania podstawy wymiaru składek obowiązuje niezależnie od tego, czy w umowie o pracę wynagrodzenie zostało określone w złotych czy w walucie obcej.

Istotne jest, że zasady ustalania podstawy wymiaru składek stosujemy do pracowników wysłanych przez polskiego pracodawcę do pracy za granicę. Ważne jest zatem, by pracownik podczas pracy poza granicami Polski pozostawał w stosunku pracy z wysyłającym polskim pracodawcą (umowa o pracę nie może ulec rozwiązaniu ani zawieszeniu), a roszczenie o wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę jest kierowane do tego pracodawcy.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

PRZYKŁAD

Polskie przedsiębiorstwo oddelegowało do pracy w Niemczech na okres 6 miesięcy pracownika, którego wynagrodzenie miesięczne wynosi 2600 zł. W tym przypadku wynagrodzenie za pracę jest niższe niż minimalna podstawa (w 2011 r. – 3359 zł). W związku z tym nie ma potrzeby dokonywać żadnych działań, bo za każdy miesiąc pracy za granicą składki na ubezpieczenia społeczne tego pracownika muszą zostać opłacone od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli od 3359 zł.

Jeżeli w umowie o pracę wynagrodzenie ustalono w walucie obcej, to w celu ustalenia podstawy wymiaru składek należy je przeliczyć na złote według reguł zawartych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli według średniego kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 updof).

Przed jakim sądem mogą dochodzić roszczeń pracownicy delegowani >>

PRZYKŁAD

Pracownik delegowany do pracy w Niemczech uzyska za lipiec 2011 r. wynagrodzenie w wysokości 2000 euro. Dieta za dzień pobytu w Niemczech wynosi 42 euro.

Ustalamy podstawę wymiaru:

• obliczamy wartość diet za dni pobytu w Niemczech w lipcu: 31 dni x 42 euro = 1302 euro,
• odejmujemy wartość diet od uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia: 2000 euro – 1302 euro = 698 euro,
• uzyskaną kwotę przeliczamy na złote: 698 euro x 4 zł (przykładowy kurs średni) = 2792 zł.

Przychód pracownika po odjęciu diet jest niższy od przeciętnego wynagrodzenia. W tym przypadku również składki należy opłacić od kwoty 3359 zł.

Jeżeli uzyskany przez pracownika w danym miesiącu przychód, po pomniejszeniu o diety, jest wyższy od przeciętnego wynagrodzenia, wówczas podstawę wymiaru stanowi kwota faktycznie uzyskanego przychodu (pomniejszonego o diety).

Autopromocja

Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia

Sprawdź

PRZYKŁAD

Pracownik delegowany do Belgii uzyskał za lipiec 2011 r. wynagrodzenie w kwocie 3000 euro.

Ustalamy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za lipiec:

• 31 dni x 45 euro = 1395 euro,
• 3000 euro – 1395 euro = 1605 euro,
• 1605 euro x 4 zł (przykładowy kurs średni) = 6420 zł.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika za lipiec br. stanowi kwota 6420 zł. Natomiast podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne będzie ta kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika:

6420 zł x 13,71% = 880,18 zł,

6420 zł – 880,18 zł = 5539,82 zł.

Do pracowników oddelegowanych może mieć zastosowanie również inne wyłączenie ze składek. Obejmuje ono dodatki za rozłąkę oraz tzw. dodatki wyżywieniowe, pod warunkiem że ich wysokość nie przekracza kwoty diet z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika sfery budżetowej, tj. od 1 stycznia 2007 r. – 23 zł (§ 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego).

Za które dni nie wolno odliczać diet

Prawo do odliczenia diet przysługuje za łączny okres pobytu pracownika za granicą, obejmujący dni jego pracy oraz dni rozkładowo wolne od pracy. Dniem pobytu jest dzień, za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek. Za dni pobytu nie należy jednak uważać dni przebywania przez pracownika na urlopie wypoczynkowym ani okresu pobierania świadczeń za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenia chorobowego i zasiłków).

WAŻNE!

Nie wolno odliczać równowartości diet za okres urlopu wypoczynkowego i pobierania świadczeń za czas niezdolności do pracy, nawet jeśli pracownik przebywa w tym czasie w kraju oddelegowania.

Kiedy można obniżyć minimalną podstawę wymiaru składek

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika może być niższa niż prognozowane na dany rok przeciętne wynagrodzenie, jeśli:

• ubezpieczenia z tytułu pracy za granicą trwały krócej niż miesiąc, ponieważ pracownik podjął tę pracę lub ją zakończył w trakcie miesiąca,
• ubezpieczenia z tytułu pracy za granicą trwały krócej niż miesiąc, ponieważ pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego,
• pracownik przez część miesiąca był niezdolny do pracy i otrzymał z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

W takiej sytuacji kwotę najniższej podstawy wymiaru składek należy proporcjonalnie zmniejszyć, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w tym miesiącu (art. 18 ust. 9 i 10 ustawy systemowej).

PRZYKŁAD

Pracownik delegowany do Hiszpanii rozpoczął pracę od 17 lipca 2011 r. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 2000 euro. Ze względu na to, że przepracował tylko połowę miesiąca, jego przychód za lipiec wyniósł 1000 euro.

Ustalamy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za lipiec:

• 15 dni x 48 euro = 720 euro,
• 1000 euro – 720 euro = 280 euro,
• 280 euro x 4 zł (przykładowy kurs średni) = 1120 zł.

Kwotę 1120 zł należy porównać do proporcjonalnie zmniejszonego przeciętnego wynagrodzenia: 3359 zł : 31 dni x 15 dni = 1625,32 zł.

Proporcjonalnie obniżona minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest wyższa niż faktyczna. W związku z tym od kwoty 1625,32 zł należy opłacić składki na te ubezpieczenia za lipiec br.

WAŻNE!

Zasadę proporcjonalnego zmniejszania minimalnej podstawy wymiaru składek należy stosować tylko wtedy, gdy pracownik w danym miesiącu uzyskał przychód niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Odpowiednie stosowanie do części zleceniobiorców

Wyżej przedstawione zasady ustalania podstawy wymiaru składek od 1 sierpnia 2010 r. dotyczą również delegowanych do pracy za granicę zleceniobiorców – ale tylko tych, dla których podstawę wymiaru składek stanowi przychód z umowy zlecenia w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Chodzi o zleceniobiorców wykonujących swoją pracę na podstawie umów, w których wynagrodzenie zostało określone kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie. Jest to zatem przeważająca grupa zleceniobiorców. Jednak może się zdarzyć sytuacja, gdy wynagrodzenie zostanie ustalone inaczej – np. w formie materialnej o wartości ekwiwalentnej do świadczonej pracy. Wówczas należy pamiętać, że powyższa zasada ustalania minimalnej podstawy wymiaru składek za czas pracy za granicą nie będzie miała zastosowania.

Podstawa prawna

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1, ust. 3, ust. 9 i ust. 10, art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 16 i pkt 18, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 11a ust. 1, art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L 166/1 z 30 kwietnia 2004 r.),
• art. 27 ustawy budżetowej na rok 2011 z 20 stycznia 2011 r. (Dz.U. Nr 29, poz. 150).