Jakie zmiany niesie dla pracodawców „ustawa żłobkowa”

Dotychczas obowiązywały bardzo restrykcyjne przepisy w zakresie warunków organizowania żłobków przez osoby prywatne (rygorystyczne wymagania sanitarne, konieczność zatrudnienia osób o wykształceniu medycznym itd.). Żłobki były zakładami opieki zdrowotnej, co w efekcie powodowało, że nazywano je „małymi szpitalami”. Dlatego firmy niechętnie decydowały się na zakładanie takich żłobków dla dzieci swoich pracowników, mimo że mogły na to przeznaczać środki zgromadzone na koncie funduszu socjalnego. Ustawa z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (dalej „ustawa żłobkowa”) znacznie uprości zakładanie żłobków. Wprowadzi też dodatkową formę opieki nad dziećmi – tzw. klub dziecięcy, który w założeniu jest przeznaczony na krótkotrwały dzienny pobyt, a tym samym jego utworzenie będzie znacznie łatwiejsze.

Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2011 r. >>

Zorganizowanie na terenie zakładu pracy żłobka lub klubu dziecięcego zwiększy atrakcyjność pracodawcy, a jednocześnie umożliwi pracownikom pogodzenie pracy z rodzicielstwem w okresie poprzedzającym pójście dziecka do przedszkola. Tym samym stanowić będzie realną alternatywę dla urlopów wychowawczych.

Formy opieki nad dziećmi pracowników

Ustawa przewiduje dwa rodzaje opieki, z których mogą korzystać pracodawcy działający jako osoby fizyczne będące przedsiębiorcami lub jako osoby prawne: żłobek oraz klub dziecięcy.

Co to jest żłobek i klub dziecięcy

Żłobki i kluby dziecięce są jednostkami organizacyjnymi, które w ramach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 realizują funkcje opiekuńczo-wychowawcze i edukacyjne. Opieka w żłobku może być sprawowana już od ukończenia przez dziecko 20. tygodnia życia, natomiast w klubie dziecięcym – od ukończenia 1. roku życia. W obydwu instytucjach możliwość zapewnienia opieki ma trwać do zakończenia roku szkolnego, w którym dziecko ukończy:

• 3. rok życia (czyli do momentu, gdy dziecko kwalifikuje się do przedszkola);
• 4. rok życia – w przypadku, gdy objęcie dziecka wychowaniem przedszkolnym jest niemożliwe lub utrudnione.

PRZYKŁAD

Dziecko pracownika 2 kwietnia 2011 r. ukończy 3 lata. Rok szkolny, zgodnie z planem zajęć szkolnych w 2011 r., kończy się 22 czerwca. Dziecko ma prawo do opieki żłobkowej lub korzystania z klubu dziecięcego do 22 czerwca 2011 r. włącznie.

Wniosek o założenie żłobka lub klubu dziecięcego

Założenie żłobka lub klubu dziecięcego musi być poprzedzone uzyskaniem wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych prowadzonego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego ze względu na miejsce prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego. Wniosek o wpis podlega opłacie w wysokości uchwalanej przez daną gminę, jednak opłata ta nie może przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2011 r. – 693 zł). Natomiast zmiany w rejestrze są zwolnione z opłat.

Jeden pracodawca może założyć w swoim zakładzie pracy zarówno żłobek, jak i klub dziecięcy. Wymaga to jednak złożenia dwóch wniosków o wpis do rejestru i uiszczenia dwóch opłat za każdy wniosek.

Opieka nad dzieckiem - obniżenie wymiaru czasu pracy >>

Wpis do rejestru jest dokonywany na pisemny wniosek pracodawcy. Do wniosku należy załączyć:

• wyciąg z rejestru publicznego potwierdzający status podmiotu, czyli w przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, a w przypadku osoby prawnej – odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
• oświadczenie o numerze REGON i NIP,
• oświadczenie o spełnianiu warunków lokalowych,
• w przypadku osoby fizycznej będącej pracodawcą – oświadczenie o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie.

Pracodawca musi się także przygotować na okazanie przed wpisem do rejestru dokumentu stwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym ma być prowadzona opieka (np. wypis z ksiąg wieczystych, akt notarialny ustanawiający prawo własności, umowa najmu lokaju), oraz dowodu dokonania opłaty (oryginał lub kopię).

Wpis do rejestru

Przed wpisaniem żłobka lub klubu dziecięcego do rejestru urzędnik będzie dokonywał wizytacji lokalu, aby ustalić, czy są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki wychowania i opieki nad dziećmi. Pracodawca powinien umożliwić przeprowadzenie takiej kontroli. Szczegółowe wymagania lokalowe i sanitarne dotyczące żłobków i klubów dziecięcych określi w rozporządzeniu minister właściwy do spraw rodziny.

Jeżeli w toku kontroli bądź po weryfikacji wniosku okaże się, że pracodawca nie spełnia warunków wymaganych do utworzenia i prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego, otrzyma odmowę wpisu.

Zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem >>

Po wpisaniu do rejestru żłobek lub klub dziecięcy mogą być w każdym czasie poddawane kontroli. Należy wówczas umożliwić inspektorowi wstęp na teren obiektu w godzinach pracy, a także złożyć ustne lub pisemne wyjaśnienia lub dokumenty pracownicze osób zatrudnionych w żłobku/klubie.

Organizacja żłobka/klubu dziecięcego

Pracodawca, który uzyska wpis placówki opieki nad dziećmi w wieku do ukończenia 3 lat, musi kolejno:

• mianować dyrektora żłobka lub klubu dziecięcego,
• zatrudnić opiekuna/opiekunów,
• uchwalić statut żłobka lub klubu; statut powinien zawierać m.in. cele i zadania opiekuńczo-wychowawcze, warunki przyjmowania dzieci, zasady ustalania opłat za pobyt i wyżywienie w przypadku nieobecności dziecka,
• ustalić regulamin organizacyjny (ustala go dyrektor lub osoba kierująca pracą klubu dziecięcego); regulamin powinien zawierać m.in. godziny pracy, organizację wewnętrzną żłobka lub klubu dziecięcego,
• kierować opiekunów dzieci na obowiązkowe badania sanitarno-epidemiologiczne.

Korzyści dla pracownika

Zakładanie zakładowych żłobków i przedszkoli, a także finansowanie ich działalności ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest możliwe już od 1 stycznia 2009 r. Rozszerzono wówczas definicję działalności socjalnej o tworzenie zakładowych żłobków i przedszkoli oraz ich dofinansowanie. Jednocześnie zaliczono je do zakładowych obiektów socjalnych. Opłaty za korzystanie z tej formy opieki mogą być zatem finansowane pracownikom z funduszu socjalnego. Regulamin zfśs powinien określać zasady i tryb finansowania takiej opieki (np. jako świadczenia w naturze bądź dofinansowanie pieniężne). Świadczenia przydzielone ze środków funduszu są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Ustawa żłobkowa nie wprowadziła w tym zakresie żadnych zmian, a jedynie przewidziała nową formę organizacji opieki u pracodawców – kluby dziecięce. Nowością jest jednak całkowite zwolnienie tych świadczeń z podatku dochodowego od osób fizycznych. Do tej pory świadczenia z zfśs związane z opieką nad dziećmi były zwolnione z podatku do 380 zł w skali roku. Od dnia wejścia w życie „ustawy żłobkowej” nie obowiązuje już limit tego zwolnienia (art. 65 ustawy żłobkowej).

Kto może korzystać z funduszu świadczeń socjalnych >>

Zwolnienie podatkowe dotyczy nie tylko pracowników, ale także osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, np. zleceniobiorców. Warunkiem jest jednak to, aby osoby te były objęte zakresem podmiotowym regulaminu zfśs, tj. aby były uprawnione do korzystania ze świadczeń socjalnych.

Natomiast świadczenia z zfśs związane z opieką nad dziećmi w przedszkolu nadal będą zwolnione z podatku tylko do 380 zł w skali roku.

Tylko kryterium socjalne

Należy pamiętać, że świadczenia z zfśs powinny być przydzielane zgodnie z kryterium socjalnym. Wysokość tych świadczeń powinna więc być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs, według zasad określonych w regulaminie. Może się więc zdarzyć sytuacja, że pracownik nie otrzyma pomocy z funduszu socjalnego, mimo że ma małe dziecko.

W praktyce pracodawcy mogą w statucie określić wysokość opłat za pobyt i wyżywienie dziecka, a w regulaminie zfśs określić wysokość dofinansowania tych kosztów w zależności od kryteriów socjalnych spełnianych przez uprawnionych.

Jakie korzyści dla pracodawcy

Z dniem wejścia w życie ustawy pracodawcy, którzy przeznaczyli na założenie żłobka lub klubu dziecięcego kwotę odpowiadającą 7,5 punktom procentowym z odpisu podstawowego, będą mogli zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia. Warunkiem jest jednak to, aby przeznaczyli całe zwiększenie odpisu na działalność żłobka lub klubu. Do ustalenia odpisu podstawowego na zfśs w 2011 r. należy przyjąć kwotę przeciętnego wynagrodzenia z II półrocza 2010 r., czyli 2917,14 zł. Kwota zwiększonego odpisu wyniesie więc na każdego pracownika 218,79 zł.

Czy można przyznawać świadczenia socjalne bez zgody związków zawodowych >>

Zarówno odpis podstawowy na zfśs, jak i jego zwiększenie pracodawca będzie mógł wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostaną faktycznie wpłacone na rachunek zfśs. Do kosztów uzyskania przychodu będzie można również zaliczyć koszty utrzymania obiektów socjalnych, np. żłobka (takich jak remonty, amortyzacja obiektów bazy socjalnej) w części sfinansowanej ze środków obrotowych. W dalszym ciągu natomiast kosztów uzyskania przychodów nie będzie stanowiło dofinansowanie z funduszu socjalnego wydatków związanych z utrzymywaniem obiektów socjalnych. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 30 grudnia 2008 r. (sygn. ITPB3/423-581/08/AW).

PRZYKŁAD

Pracodawca naliczył odpis podstawowy na 2011 r. na 25 pracowników zatrudnionych w „normalnych” warunkach (w przeliczeniu na pełny etat) w kwocie 27 348,25 zł (25 x 1093,93 zł kwoty odpisu podstawowego na 1 pracownika). Z tej kwoty przeznaczył 7,5% na założenie żłobka, tj. kwotę 2051,12 zł. W takiej sytuacji pracodawca może zwiększyć dodatkowo fundusz socjalny po 218,79 zł na każdego pracownika zatrudnionego u pracodawcy, bez względu na to, czy pracownik ten ma dzieci w wieku do 3 lat i czy jego dziecko/dzieci uczęszczają do żłobka lub klubu dziecięcego prowadzonego przez pracodawcę. Całość tego zwiększenia pracodawca musi przeznaczyć na żłobek lub klub dziecięcy, czyli w tym przypadku dodatkowo kwotę 5469,75 zł (218,79 zł x 25).

Konieczna zmiana regulaminu zfśs

Jeśli pracodawca zdecyduje się na założenie w swojej firmie żłobka lub klubu dziecięcego, musi zaktualizować treść regulaminu zfśs. W regulaminie musi bowiem wprowadzić dodatkowy rodzaj działalności socjalnej w postaci tworzenia i finansowania żłobka lub klubu dziecięcego, a także określić zasady przyznawania świadczenia, np. określić wysokość dochodu, wprowadzić kryterium uzależnione od liczby dzieci, określić, czy pomoc będzie finansowania w całości czy tylko w określonej części, a jeśli tak, to według jakich zasad.

Zmiana regulaminu wymaga zgody związków zawodowych, lub w razie ich braku – zgody pracownika wybranego przez załogę.

Możliwy żłobek bezpłatny

O tym, czy i w jakiej wysokości rodzice dziecka będą ponosili opłaty za korzystanie ze żłobka lub klubu dziecięcego, decyduje wyłącznie firma. Nie ma przeszkód prawnych, aby opieka była bezpłatna. Będzie to wówczas dla pracowników świadczenie w naturze, stanowiące przychód ze stosunku pracy. Powinno się wówczas ustalić wartość pieniężną takiego świadczenia w wysokości ekwiwalentu pieniężnego w przepisach wewnętrznych (regulamin wynagradzania, zakładowy układ zbiorowy pracy).

Środki zfśs w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy >>

Pracownik, który będzie chciał skorzystać z takiego wsparcia, powinien zgłosić to pracodawcy na piśmie. Wówczas za każdy miesiąc korzystania ze żłobka lub klubu pracodawca będzie musiał doliczyć do jego przychodu kwotę nieodpłatnego świadczenia.

Jeżeli żłobek lub klub dziecięcy jest otwarty, tj. przyjmuje także dzieci rodziców niebędących pracownikami (np. zleceniobiorców, osób trzecich), wówczas o wysokości takiego nieodpłatnego świadczenia decyduje wysokość opłat ponoszonych przez innych rodziców.

Jakie koszty dodatkowe

Koszty opieki są związane z zatrudnieniem dodatkowych osób (opiekunów i dyrektora) za wynagrodzeniem. O formie prawnej współpracy decyduje pracodawca – może to być umowa o pracę, ale także umowa cywilnoprawna (np. umowa o świadczenie usług). Umowa o pracę będzie zwiększała koszty pracownicze (obowiązkowe badania lekarskie, urlopy, godziny nadliczbowe itd.).

Wspólny żłobek

Pracodawcy prowadzący żłobki lub kluby dziecięce mogą w celach organizacyjnych połączyć je w zespół i określić zasady działania zespołu (art. 9 ustawy żłobkowej). Połączenie nie będzie naruszało odrębności żłobków lub klubów dziecięcych w zakresie wpisu do rejestru, więc rejestrowo będą to niezależne od siebie podmioty. Zespoły żłobkowe lub klubowe mogą znacząco zmniejszyć koszty tworzenia i opłacania odrębnych jednostek, gdyż spółki (np. należące do jednej grupy kapitałowej) mogą ustalić zasady ponoszenia wspólnych kosztów związanych z lokalem i zatrudnianiem personelu.

Podstawa prawna:

• art. 2 ust. 1–3, art. 4, art. 7, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 22–29, art. 33, art. 35 ust. 1, art. 54, art. 56, art. 58, art. 60, art. 65, art. 67, art. 70 ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. Nr 45, poz. 235),
• art. 2 pkt 1 i pkt 4, art. 5, art. 6, art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.).