Do kiedy płatnicy muszą złożyć formularz ZUS IWA za 2010 r.

Formularz ZUS IWA, w którym podawane są dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki za dany rok kalendarzowy, płatnicy składek mają obowiązek przekazać do 31 stycznia następnego roku (art. 31 ust. 6 ustawy wypadkowej).

Zobowiązani do złożenia ZUS IWA

Formularza ZUS IWA za 2010 r. nie muszą przekazywać wszyscy płatnicy składek. Zobowiązani są do tego tylko ci płatnicy, którzy łącznie spełnią następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2011 r. (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),
• w 2010 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio na miesiąc co najmniej 10 ubezpieczonych (art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej),
• podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON (art. 29 ust. 1 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Kto był „nieprzerwanie” płatnikiem w 2010 r.

Należy uznać, że firma była zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2010 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2011 r., jeśli w każdym miesiącu 2010 r. zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Płatnik, który chociaż w jednym z miesięcy 2010 r. lub w styczniu 2011 r. nikogo nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego, nie spełnia warunku nieprzerwanego zgłoszenia, dlatego nie ma obowiązku złożenia formularza ZUS IWA za 2010 r.

Czy inspektor pracy może mieć wpływ na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe >>

PRZYKŁAD

Ze względu na złą sytuację ekonomiczną spółki należącej do holdingu, spółka ta zawarła porozumienie z inną spółką należącą do holdingu. Na mocy porozumienia delegowała do tej spółki wszystkich swoich pracowników na lipiec 2010 r. W tym czasie pracownicy przebywali u macierzystego pracodawcy na urlopach bezpłatnych. W lipcu 2010 r. spółka, która „wypożyczyła” pracowników innej spółce, nie zgłaszała zatem nikogo do ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2010 r., ponieważ nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2010 r.

PRZYKŁAD

Firma remontowo-budowlana, która działa od 6 kwietnia 2010 r., zgłaszała w 2010 r. do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 14 pracowników i 3 zleceniobiorców. Mimo że przeciętna liczba osób zgłaszana przez tę firmę do ubezpieczenia wypadkowego jest wyższa niż 9 osób, to firma ta nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2010 r., ponieważ stała się płatnikiem na ubezpieczenie wypadkowe dopiero w kwietniu 2010 r., a tym samym również nie spełniła warunku nieprzerwanego zgłoszenia jako płatnik składek przez cały 2010 r.

Obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe zleceniobiorców >>

Jak ustalić, czy było co najmniej 10 ubezpieczonych

Aby ustalić liczbę osób, które płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w 2010 r., należy kolejno:

• zsumować osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2010 r., pamiętając że:
  – należy uwzględniać każdą osobę, która podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez 1 dzień miesiąca,
  – każdą osobę należy wliczać jako 1 ubezpieczonego, tj. tylko jeden raz, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy,
• uzyskany wynik podzielić przez 12 miesięcy – ponieważ ZUS IWA muszą składać tylko ci płatnicy, którzy zgłaszali osoby do ubezpieczenia wypadkowego w każdym z 12 miesięcy 2010 r.
• ustaloną w ten sposób liczbę osób ubezpieczonych zaokrąglić do pełnych jedności:
  - w górę – jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5,
  - w dół – jeżeli końcówka jest mniejsza od 0,5.

---

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo budowlane zgłaszało do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2010 r. następujące osoby:

Liczba ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach 2010 r.

@RY1@i65/2011/001/i65.2011.001.000.0050.001.jpg@RY2@

* w tym jeden pracownik, z którym spółka dodatkowo zawarła umowę zlecenia na okres 3 miesięcy.

Ustalając liczbę ubezpieczonych spółka uwzględniła pracownika, z którym została dodatkowo zawarta umowa zlecenia na okres 3 miesięcy, jako jednego ubezpieczonego.

Łączna liczba osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2010 r.

@RY1@i65/2011/001/i65.2011.001.000.0050.002.jpg@RY2@

W 2010 r. spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 12 ubezpieczonych:

139 ubezpieczonych : 12 miesięcy = 11,58, po zaokrągleniu 12 osób.

Ustalając liczbę ubezpieczonych należy pamiętać, by nie uwzględniać w niej osób, które:

• podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. chałupników),
• przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej (w tych okresach takie osoby nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu),
• były wykazywane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za okres po ustaniu tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym (gdy np. po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wypłacił zaległe wynagrodzenie wynikające ze stosunku pracy i naliczył od niego należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenie wypadkowe).

Konieczny jest wpis w ewidencji rejestru REGON

Trzeci i ostatni warunek, od którego zależy obowiązek złożenia ZUS IWA za 2010 r., to wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Wymóg ten wynika z faktu, że wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla konkretnego płatnika jest ustalana na podstawie jego rodzaju przeważającej działalności, który jest zakodowany według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dla płatników należących do poszczególnych grup działalności przypisana jest konkretna wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Grupy działalności i przypisane im stopy procentowe określa załącznik nr 2 do rozporządzenia z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Jak skorygować dokumenty rozliczeniowe po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy >>

Rodzaj przeważającej działalności płatnika ustala się według PKD ujętego w rejestrze REGON na 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok składkowy (art. 29 ust. 1 ustawy wypadkowej). Oznacza to, że płatnicy, którzy 31 grudnia 2010 r. nie podlegali wpisowi do rejestru REGON, nie mają obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2010 r.

---

Trzeba podać „PKD 2007”

Wypełniając formularz ZUS IWA płatnicy muszą podać kod PKD w polu 01 bloku IV „Rodzaj działalności według PKD”. Na formularzu ZUS IWA należy podawać kod rodzaju przeważającej działalności według klasyfikacji PKD, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia roku, za który formularz ten jest składany. Jest to pięcioznakowy kod rodzaju przeważającej działalności według klasyfikacji PKD wprowadzonej rozporządzeniem z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), tzw. PKD 2007.

Jak wypełnić formularz ZUS IWA

Od 1 stycznia 2010 r. obowiązuje nowy formularz ZUS IWA. Wypełniając ten druk należy najpierw podać:

• identyfikator dokumentu w polu 01, w bloku I „Dane organizacyjne”; obejmuje on numer informacji (dwie cyfry) oraz rok, za który jest ona składana (identyfikator informacji ZUS IWA składanej za 2010 r. po raz pierwszy to 01 2010),
• kod terytorialny jednostki terenowej ZUS w polu 02, w bloku I „Dane organizacyjne”; kod ten należy ustalić według siedziby płatnika składek na podstawie wykazu tych kodów znajdującym się w słowniku zawartym w programie Płatnik i w poradniku opublikowanym na stronie internetowej ZUS www.zus.pl,
• zestaw danych identyfikacyjnych płatnika (numery NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, nazwisko i imię) w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”.

Szczególną uwagę należy zwrócić przy wypełnianiu kolejnych bloków ZUS IWA, tj.:

• bloku III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego” oraz
• bloku IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki”.

W blokach tych należy bowiem wykazać dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika.

Ile może kosztować wypadek przy pracy >>

W bloku III w polu 01 należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według opisanych wcześniej zasad.

Natomiast w bloku IV płatnik składek powinien wpisać:

• w polu 01 – kod rodzaju przeważającej działalności według „PKD 2007”, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2010 r.,
• w polu 02 – liczbę ubezpieczonych poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które miały miejsce w 2010 r.,
• w polu 03 – liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w 2010 r.,
• w polu 04 – liczbę odpowiadającą wszystkim zatrudnionym w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2010 r. W tej liczbie należy uwzględnić jedynie pracowników, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy).

Ustalając liczbę poszkodowanych w wypadkach należy uwzględniać:

• pracowników, którzy zostali ujęci w rejestrze wypadków od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. jako poszkodowani w wypadku przy pracy,
• innych ubezpieczonych (niebędących pracownikami, np. zleceniobiorców), którzy ulegli wypadkowi w okresie podlegania ubezpieczeniu wypadkowemu i została za nich sporządzona karta wypadku w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r.

Jedna i ta sama osoba, która uległa więcej niż jednemu wypadkowi przy pracy w trakcie danego roku kalendarzowego, powinna być uwzględniona w tej liczbie więcej niż jeden raz.

WAŻNE!

Ustalając liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy należy uwzględniać wszystkie wypadki niezależnie od tego, czy uległy im te same czy inne osoby.

Kwalifikacja prawna wypadku powinna odpowiadać kwalifikacji dokonanej w protokole powypadkowym lub karcie wypadku.

---

Jeżeli w 2010 r. żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy, odpowiednio w polach 02 lub 03 należy wpisać liczbę „0”.

Śmiertelny wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku.

Ciężki wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiło ciężkie uszkodzenie ciała, takie jak: utrata wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej lub inne uszkodzenie ciała albo rozstrój zdrowia, naruszające podstawowe funkcje organizmu, a także choroba nieuleczalna lub zagrażająca życiu, trwała choroba psychiczna, całkowita lub częściowa niezdolność do pracy w zawodzie albo trwałe, istotne zeszpecenie lub zniekształcenie ciała.

W jakiej formie przekazać ZUS IWA

Płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu innych dokumentów ubezpieczeniowych. Zatem płatnik, który rozlicza składki za więcej niż 5 osób i w związku z tym przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, również ZUS IWA musi przekazać w postaci elektronicznej. W takim przypadku przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej jest możliwe jedynie za zgodą ZUS.

Natomiast płatnik, który może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej, ponieważ rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, również ZUS IWA może przekazać w takiej formie.

Brak ZUS IWA/błędy w ZUS IWA

Jeśli płatnik, który ma obowiązek złożyć formularz ZUS IWA za 2010 r., składał go również za dwa poprzednie lata (2008 r. i 2009 r.), to na podstawie danych z lat 2008 r., 2009 r. i 2010 r. stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującą go przez cały kolejny rok składkowy (od 1 kwietnia 2011 r. do 31 marca 2012 r.) ustali mu ZUS. Zawiadomienie ZUS w tej sprawie płatnik powinien otrzymać nie później niż do 20 kwietnia 2011 r. (art. 32 ust. 1 ustawy wypadkowej).

Czy pracownikowi bez koniecznych uprawnień, który uległ wypadkowi, będą przysługiwały świadczenia związane z wypadkiem >>

Płatnik, który nie przekaże formularza ZUS IWA albo przekaże go, ale wykaże w nim nieprawdziwe dane, w wyniku czego ZUS ustali obowiązującą go stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości, poniesie konsekwencje tych nieprawidłowości. ZUS wyznaczy bowiem obowiązującą go przez cały nowy rok składkowy stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 150% stopy, jaka zostałaby ustalona na podstawie prawidłowych danych (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Ponadto płatnik musi wówczas opłacić zaległe składki (wyrównanie zaniżonych składek) wraz z odsetkami za zwłokę.

Jeżeli nieprawidłowości płatnika spowodują zawyżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS wymierzy obowiązującą go stopę procentową tej składki na cały rok składkowy w prawidłowej wysokości (art. 34 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Niezależnie od tego, jakie skutki wywoła niezłożenie ZUS IWA lub wykazanie w niej nieprawidłowych informacji, płatnik ma obowiązek ją złożyć/skorygować (art. 34 ust. 4 ustawy wypadkowej).

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 8, art. 27-34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz.U. Nr 251, poz. 1885 ze zm.).