Jak prawidłowo rozliczyć zaliczkę

Przez pojęcie zaliczki należy rozumieć wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia kwoty pieniężne (także w formie bezgotówkowej, np. czekiem) przeznaczone na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy, np. na zakup materiałów, paliwa, koszty podróży służbowej. Pobrana przez pracownika zaliczka jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia się. Bezskuteczny upływ terminu rozliczenia zaliczek określony w przepisach prawa pracy (rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) bądź ustalony przez pracodawcę uzasadnia potrącenie pobranych z tego tytułu kwot z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Pojęcie „zaliczka” nie może być interpretowane rozszerzająco. Nie jest zaliczką część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności.

Wzór wniosku o wypłatę zaliczki >>

Należy pamiętać, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe dokonanie potrąceń z wynagrodzenia, dlatego też powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie pobrania zaliczki przez pracownika. Potwierdzenie pobrania zaliczki może być dokonane w formie oświadczenia pracownika opatrzonego własnoręcznym podpisem. Powinno zawierać informacje dotyczące daty pobrania zaliczki, jej wysokości, przeznaczenia oraz terminu rozliczenia lub zwrotu.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Zaliczka staje się wymagalna, jeżeli pracodawca może dochodzić od pracownika jej zwrotu w drodze postępowania sądowego. Zwrot może być zasądzony w całości z powodu nierozliczenia się w ustalonym terminie z poniesionych wydatków albo w części z powodu nierozliczenia się z zaliczki ponad poniesione i wykazane wydatki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych zostały określone dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o podróżach służbowych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielnie zaliczki.

Wysokość potrąceń

Pracodawca może potrącić pracownikowi nie więcej niż połowę wynagrodzenia na pokrycie niezwróconych przez niego w przyjętym terminie zaliczek. Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłata rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą one objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Czy kwota wolna od potrąceń jest taka sama w każdym miesiącu >>

Dokonując potrącenia, należy pamiętać, że pracownikowi nie może – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy.