Jak prawidłowo rozliczyć zaliczkę

Przez pojęcie zaliczki należy rozumieć wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia kwoty pieniężne (także w formie bezgotówkowej, np. czekiem) przeznaczone na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy, np. na zakup materiałów, paliwa, koszty podróży służbowej. Pobrana przez pracownika zaliczka jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia się. Bezskuteczny upływ terminu rozliczenia zaliczek określony w przepisach prawa pracy (rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) bądź ustalony przez pracodawcę uzasadnia potrącenie pobranych z tego tytułu kwot z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Pojęcie „zaliczka” nie może być interpretowane rozszerzająco. Nie jest zaliczką część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności.

Wzór wniosku o wypłatę zaliczki >>

Należy pamiętać, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe dokonanie potrąceń z wynagrodzenia, dlatego też powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie pobrania zaliczki przez pracownika. Potwierdzenie pobrania zaliczki może być dokonane w formie oświadczenia pracownika opatrzonego własnoręcznym podpisem. Powinno zawierać informacje dotyczące daty pobrania zaliczki, jej wysokości, przeznaczenia oraz terminu rozliczenia lub zwrotu.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Zaliczka staje się wymagalna, jeżeli pracodawca może dochodzić od pracownika jej zwrotu w drodze postępowania sądowego. Zwrot może być zasądzony w całości z powodu nierozliczenia się w ustalonym terminie z poniesionych wydatków albo w części z powodu nierozliczenia się z zaliczki ponad poniesione i wykazane wydatki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych zostały określone dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o podróżach służbowych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielnie zaliczki.

Wysokość potrąceń

Pracodawca może potrącić pracownikowi nie więcej niż połowę wynagrodzenia na pokrycie niezwróconych przez niego w przyjętym terminie zaliczek. Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłata rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą one objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Czy kwota wolna od potrąceń jest taka sama w każdym miesiącu >>

Dokonując potrącenia, należy pamiętać, że pracownikowi nie może – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy.

---

W 2010 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1317 zł – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy – 984,15 zł.

984,15 x 75% = 738,11 zł

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu) czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracownik pracuje na 1/4 etatu).

Przykład

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 2400 zł (1738,57 zł netto). Ma on potrącenia komornicze z innych tytułów niż alimentacyjne w kwocie 700 zł, a także do rozliczenia zaliczkę udzieloną w związku z podróżą służbową w kwocie 200 zł. Podróż służbowa nie doszła do skutku, a pracownik nie zwrócił pobranej zaliczki. Maksymalna kwota, jaką może potrącić pracodawca przy zbiegu takich potrąceń, to 1/2 wynagrodzenia netto, tj. 869,28 zł, przy czym najpierw musi dokonać w całości potrąceń komorniczych (są one wskazane jako pierwsze w art. 87 § 1 k.p.).

1738,57zł – 700 zł = 1038, 57 zł

1038,57 zł – 869,28 zł = 169,29 zł – taką właśnie kwotę pracodawca może potrącić z tytułu nierozliczonej zaliczki. Pozostałą część zaliczki będzie można potrącić dopiero z kolejnego wynagrodzenia.

Wypłata wynagrodzenia z góry

Część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego nie jest zaliczką w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a co za tym idzie, nie mają w tym przypadku zastosowania wyżej przedstawione zasady rozliczania takiego wynagrodzenia.

Jeżeli pracodawca dokonał takiej „nadpłaty” wynagrodzenia, to powinien uzyskać od pracownika pisemną zgodę na jej potrącenie (art. 91 k.p.) albo wystąpić o jej zwrot jako nienależnego świadczenia (art. 410 k.c. w zw. z art. 300 k.p., ze skutkami wynikającymi z konieczności zastosowania art. 409 i 411 k.c.) w celu uzyskania tytułu wykonawczego uprawniającego do dokonania potrącenia.

Skutki nadpłaty i niedopłaty wynagrodzenia >>

Podobnie jest w sytuacji, gdy pracownik otrzyma omyłkowo naliczone zbyt wysokie wynagrodzenie, wtedy jego potrącenie może nastąpić jedynie na podstawie pisemnej zgody pracownika. W przypadku braku takiej zgody pracodawca może wystąpić na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu do sądu z powództwem cywilnym przeciwko pracownikowi.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się natomiast w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W takim przypadku prawo pracownika do wynagrodzenia ocenia się na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca), odliczając z niego kwoty wypłacone z góry w poprzednim terminie płatności za okresy, za które pracownik nie nabył prawa do wynagrodzenia.

Z wynagrodzenia należnego pracownikowi w danym terminie płatności można odliczyć tylko kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności. Dlatego w sytuacji, gdy pracodawca w najbliższym terminie płatności nie dokona odliczenia kwoty wypłaconej w poprzednim terminie płatności, taka należność będzie mogła być potrącona z wynagrodzenia tylko za pisemną zgodą pracownika albo gdy będzie objęta tytułem wykonawczym.

Podstawa prawna:

• art. 87 i 87¹ Kodeksu pracy,
•  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
•  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).