Kategorie

Jak prawidłowo rozliczyć zaliczkę

Ewa Łukasik
Ewa Łukasik
Pracodawca może określić zasady udzielania oraz rozliczania zaliczek pieniężnych w obowiązujących u niego przepisach wewnętrznych, np. regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.

Przez pojęcie zaliczki należy rozumieć wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia kwoty pieniężne (także w formie bezgotówkowej, np. czekiem) przeznaczone na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy, np. na zakup materiałów, paliwa, koszty podróży służbowej. Pobrana przez pracownika zaliczka jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia się. Bezskuteczny upływ terminu rozliczenia zaliczek określony w przepisach prawa pracy (rozporządzenia w sprawie podróży służbowych) bądź ustalony przez pracodawcę uzasadnia potrącenie pobranych z tego tytułu kwot z należnego pracownikowi wynagrodzenia za pracę.

Pojęcie „zaliczka” nie może być interpretowane rozszerzająco. Nie jest zaliczką część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego. Wypłata taka to częściowe spełnienie przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności.

Wzór wniosku o wypłatę zaliczki >>

Należy pamiętać, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe dokonanie potrąceń z wynagrodzenia, dlatego też powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie pobrania zaliczki przez pracownika. Potwierdzenie pobrania zaliczki może być dokonane w formie oświadczenia pracownika opatrzonego własnoręcznym podpisem. Powinno zawierać informacje dotyczące daty pobrania zaliczki, jej wysokości, przeznaczenia oraz terminu rozliczenia lub zwrotu.

Zasady rozliczania i potrącania zaliczek

Reklama

Zaliczka staje się wymagalna, jeżeli pracodawca może dochodzić od pracownika jej zwrotu w drodze postępowania sądowego. Zwrot może być zasądzony w całości z powodu nierozliczenia się w ustalonym terminie z poniesionych wydatków albo w części z powodu nierozliczenia się z zaliczki ponad poniesione i wykazane wydatki.

Terminy rozliczenia udzielonych zaliczek na pokrycie kosztów podróży służbowych zostały określone dla pracowników sfery budżetowej w rozporządzeniach o podróżach służbowych – na 14 dni – od zakończenia podróży. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu terminów rozliczeń. Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują wewnętrzne przepisy określające terminy rozliczania udzielonych zaliczek, termin taki powinien być każdorazowo określony w dokumencie potwierdzającym udzielnie zaliczki.

Wysokość potrąceń

Pracodawca może potrącić pracownikowi nie więcej niż połowę wynagrodzenia na pokrycie niezwróconych przez niego w przyjętym terminie zaliczek. Granica ta obowiązuje także wówczas, gdy wraz z zaliczkami potrąceniu podlegają kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimenty (np. spłata rat kredytu bankowego poręczonego przez pracownika), a gdy wraz z nimi miałyby być potrącane jeszcze alimenty – mogą one objąć 3/5 wynagrodzenia pracownika.

Czy kwota wolna od potrąceń jest taka sama w każdym miesiącu >>

Dokonując potrącenia, należy pamiętać, że pracownikowi nie może – po potrąceniu zaliczek – pozostać do wypłaty mniej niż 75% minimalnego wynagrodzenia przysługującego za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy.


W 2010 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 1317 zł – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy – 984,15 zł.

984,15 x 75% = 738,11 zł

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwota wolna od potrąceń ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu i w przypadku zaliczek stanowi np. 75% połowy minimalnego wynagrodzenia (przy zatrudnieniu na 1/2 etatu) czy 75% z 1/4 minimalnego wynagrodzenia (gdy pracownik pracuje na 1/4 etatu).

Przykład

Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 2400 zł (1738,57 zł netto). Ma on potrącenia komornicze z innych tytułów niż alimentacyjne w kwocie 700 zł, a także do rozliczenia zaliczkę udzieloną w związku z podróżą służbową w kwocie 200 zł. Podróż służbowa nie doszła do skutku, a pracownik nie zwrócił pobranej zaliczki. Maksymalna kwota, jaką może potrącić pracodawca przy zbiegu takich potrąceń, to 1/2 wynagrodzenia netto, tj. 869,28 zł, przy czym najpierw musi dokonać w całości potrąceń komorniczych (są one wskazane jako pierwsze w art. 87 § 1 k.p.).

1738,57zł – 700 zł = 1038, 57 zł

1038,57 zł – 869,28 zł = 169,29 zł – taką właśnie kwotę pracodawca może potrącić z tytułu nierozliczonej zaliczki. Pozostałą część zaliczki będzie można potrącić dopiero z kolejnego wynagrodzenia.

Wypłata wynagrodzenia z góry

Reklama

Część wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na poczet wynagrodzenia przyszłego nie jest zaliczką w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a co za tym idzie, nie mają w tym przypadku zastosowania wyżej przedstawione zasady rozliczania takiego wynagrodzenia.

Jeżeli pracodawca dokonał takiej „nadpłaty” wynagrodzenia, to powinien uzyskać od pracownika pisemną zgodę na jej potrącenie (art. 91 k.p.) albo wystąpić o jej zwrot jako nienależnego świadczenia (art. 410 k.c. w zw. z art. 300 k.p., ze skutkami wynikającymi z konieczności zastosowania art. 409 i 411 k.c.) w celu uzyskania tytułu wykonawczego uprawniającego do dokonania potrącenia.

Skutki nadpłaty i niedopłaty wynagrodzenia >>

Podobnie jest w sytuacji, gdy pracownik otrzyma omyłkowo naliczone zbyt wysokie wynagrodzenie, wtedy jego potrącenie może nastąpić jedynie na podstawie pisemnej zgody pracownika. W przypadku braku takiej zgody pracodawca może wystąpić na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu do sądu z powództwem cywilnym przeciwko pracownikowi.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się natomiast w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. W takim przypadku prawo pracownika do wynagrodzenia ocenia się na koniec okresu rozliczeniowego (miesiąca), odliczając z niego kwoty wypłacone z góry w poprzednim terminie płatności za okresy, za które pracownik nie nabył prawa do wynagrodzenia.

Z wynagrodzenia należnego pracownikowi w danym terminie płatności można odliczyć tylko kwoty wypłacone pracownikowi w poprzednim terminie płatności. Dlatego w sytuacji, gdy pracodawca w najbliższym terminie płatności nie dokona odliczenia kwoty wypłaconej w poprzednim terminie płatności, taka należność będzie mogła być potrącona z wynagrodzenia tylko za pisemną zgodą pracownika albo gdy będzie objęta tytułem wykonawczym.

Podstawa prawna:

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?