Komu przysługuje prawo do „trzynastki”

Z przepisów ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie mogą skorzystać osoby zajmujące kierownicze stanowiska w państwie: Prezydent RP, marszałkowie i wicemarszałkowie Sejmu i Senatu, prezes i wiceprezesi Rady Ministrów, prezes i wiceprezes NIK, prezes i wiceprezes Trybunału Konstytucyjnego, ministrowie, Prezes Narodowego Banku Polskiego, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (art. 1 ust. 3 pkt 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej).

Co należy zrobić ustalając „trzynastkę”

Ustalając prawo pracownika do „trzynastki” pracodawca powinien:

• sprawdzić, czy dany pracownik spełnia warunki uprawniające do jej uzyskania,
• ustalić podstawę jej wymiaru, w przypadku gdy „trzynastka” pracownikowi przysługuje,
• pomnożyć podstawę wymiaru przez stopę procentową 8,5%.

Termin wypłaty „trzynastki”

Obowiązkiem pracodawcy jest wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego nie później niż w ciągu pierwszych 3 miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Najpóźniej pracodawca może więc to zrobić do 31 marca. Tylko pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne należy wypłacić wcześniej, tj. w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 5 ust. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej).

Pracodawcy, którzy dobrowolnie wypłacają „trzynastki”, w wewnętrznych przepisach płacowych dowolnie ustalają termin ich wypłaty (może to być więc termin przypadający po 31 marca).

PRZYKŁAD

Pracownik sfery budżetowej rozwiązał umowę o pracę w związku z przejściem na rentę 15 września 2008 r. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacić mu „trzynastki” wcześniej niż 31 marca 2009 r. Jeżeli jednak pracodawca chce, może wcześniej wypłacić „trzynastkę”, gdyż wynagrodzenie stanowiące podstawę jej wymiaru nie ulegnie już zmianie. Najbezpieczniej byłoby jednak najwcześniej wypełnić ją w styczniu 2009 r. Pracownik mógł bowiem, mimo przejścia na rentę, podjąć u tego pracodawcy pracę w 2008 r.

Warunki uzyskania prawa do „trzynastki”

Forma zatrudnienia

Prawo do „trzynastki” przysługuje każdemu pracownikowi sfery budżetowej zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy, tj. umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Takiego prawa nie mają osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenia czy o dzieło).

WAŻNE!

„Trzynastka” nie przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy cywilnej, np. zlecenia czy o dzieło.

Okres zatrudnienia

„Trzynastka” przysługuje pracownikowi po przepracowaniu u danego pracodawcy roku kalendarzowego.

Przepisy ustawy regulują przypadki, w których jest możliwe nabycie prawa do „trzynastki” mimo przepracowania przez pracownika u danego pracodawcy krótszego okresu niż rok kalendarzowy. Są to następujące przypadki:

• gdy okres pracy wynosił co najmniej 6 miesięcy (pracownik nabywa wówczas prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu);

• gdy okres pracy jest krótszy niż 6 miesięcy w sytuacji:

- nawiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego z nauczycielem i nauczycielem akademickim zgodnie z organizacją pracy szkoły (art. 2 ust. 3 pkt 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym);

PRZYKŁAD

Nauczyciel akademicki jest zatrudniony od 1 października 2008 r. Nauczyciel ten zgodnie z organizacją pracy w szkole przepracował w 2008 r. jedynie 3 miesiące. Mimo to nabędzie prawo do „trzynastki”.

- zatrudnienia pracownika do pracy sezonowej, jeżeli umowa o pracę została zawarta na sezon trwający nie krócej niż 3 miesiące;

- powołania pracownika do czynnej służby wojskowej albo do odbycia służby zastępczej;

- rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę, rentę szkoleniową albo rentę z tytułu niezdolności do pracy lub na świadczenie rehabilitacyjne, przeniesieniem służbowym, powołaniem lub wyborem, likwidacją pracodawcy albo zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, likwidacją jednostki organizacyjnej pracodawcy lub jej reorganizacją;

PRZYKŁAD

W związku z przejściem pracownika na emeryturę jednostka sfery budżetowej rozwiązała z pracownikiem umowę o pracę. Rozwiązanie umowy nastąpiło 31 marca 2008 r. Pracownik ma prawo do „trzynastki” za 2008 r. mimo przepracowania jedynie 3 miesięcy w 2008 r.

- podjęcia zatrudnienia: w wyniku przeniesienia służbowego, na podstawie powołania lub wyboru, w związku z likwidacją poprzedniego pracodawcy albo ze zmniejszeniem zatrudnienia z przyczyn dotyczących tego pracodawcy, w związku z likwidacją jednostki organizacyjnej poprzedniego pracodawcy lub jej reorganizacją, po zwolnieniu z czynnej służby wojskowej albo po odbyciu służby zastępczej;

- korzystania: z urlopu wychowawczego, urlopu dla poratowania zdrowia przez nauczyciela lub korzystania przez nauczyciela akademickiego z urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego;

- wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika.

Do okresu zatrudnienia wliczamy jedynie okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Okresy przepracowane dotyczą zatrudnienia u jednego pracodawcy sfery budżetowej. Nie można sumować okresów zatrudnienia w różnych jednostkach sfery budżetowej.

PRZYKŁAD

Osoba została zatrudniona od 15 czerwca do 31 sierpnia 2008 r. w urzędzie skarbowym. Od 1 września do 15 października 2008 r. osoba ta została zatrudniona w szkole na czas zastępstwa. Od 16 października została zatrudniona już na podstawie umowy o pracę w tym samym urzędzie skarbowym, w którym odbywała staż absolwencki. Zsumowaniu i zliczeniu do okresu wymaganego do uzyskania prawa do wynagrodzenia rocznego podlega jedynie okres zatrudnienia w urzędzie skarbowym. Jednak okres ten był krótszy niż 6 miesięcy. Dlatego pracownik nie nabył prawa do „trzynastki”. Prawa tego nie nabył pracownik również za okres pracy w szkole. Nawiązano z nim bowiem stosunek pracy w trakcie roku kalendarzowego, lecz niezgodnie z organizacją pracy szkoły - tylko do 15 października 2008 r.

Efektywny czas pracy

Przy ustalaniu przepracowanego okresu powstaje wątpliwość, czy należy do niego wliczać efektywne przepracowanie wymaganego okresu czy pozostawanie w stosunku pracy.

Sąd Najwyższy w uchwale z 25 lipca 2003 r. (III PZP 7/03, OSNP 2004/2/26) stwierdził, że warunkiem nabycia prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego jest efektywne przepracowanie u danego pracodawcy wymaganego okresu. W uzasadnieniu Sąd Najwyższy wyjaśnił, że „przepracowanie” oznacza faktyczne wykonywanie pracy, a nie tylko pozostawanie w stosunku pracy. Tylko okresy zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, takie jak okresy: urlopu wychowawczego, urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu do celów naukowych, artystycznych lub kształcenia zawodowego, a także okres służby wojskowej i zastępczej, należy traktować jako przerwy w wykonywaniu pracy, które nie pozbawią pracownika prawa do „trzynastki”. Okresy wszystkich innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy i zwolnień są okresami nieprzepracowanymi.

Za drugim poglądem, zgodnie z którym prawo do „trzynastki” jest uzależnione od długości całego okresu pozostawania w stosunku pracy u danego pracodawcy, przemawia argument, że „trzynastka” i tak jest liczona tylko od wynagrodzenia za pracę, nie zaś od świadczeń z ubezpieczenia społecznego, np. zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. Pogląd taki prezentuje Departament Wynagrodzeń Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Za tym poglądem przemawia również zasada uprzywilejowania pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona w starostwie powiatowym, w 2008 r. przepracowała 5 miesięcy. Przez pozostałe miesiące przebywała na zwolnieniu lekarskim i urlopie macierzyńskim. Stosując do ustalenia prawa do „trzynastki” interpretację „zaliczenia okresu pozostawania w zatrudnieniu” pracownicy należy wypłacić „trzynastkę” za 2008 r. Jej wysokość należy ustalić proporcjonalnie do faktycznie przepracowanego okresu.

W obecnym stanie prawnym nie da się stwierdzić, które z powyższych stanowisk jest bardziej poprawne. W praktyce dominuje stosowanie interpretacji przyjętej przez Sąd Najwyższy - jako korzystniejszej dla pracodawcy.

Ustalenie okresu zatrudnienia

Przy ustalaniu okresu uprawniającego do „trzynastki” upływ terminu liczymy inaczej niż określa Kodeks cywilny. Według Kodeksu cywilnego termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego). Upływ miesiąca pracy następuje natomiast w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym liczenie okresu rozpoczęto (wyrok Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 r., I PKN 47/96, OSNAPiUS 1997/17/310).

WAŻNE!

Ustalając okres zatrudnienia u pracodawcy przyjmuje się, że miesiąc pracy upływa w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który datą odpowiada dniowi, w którym pracownik został zatrudniony.

PRZYKŁAD

Pracownik jednostki budżetowej zatrudniony od 15 stycznia do 14 lipca 2008 r. nabędzie prawo do „trzynastki”. W przypadku stosowania liczenia terminów zgodnie z Kodeksem cywilnym nie przepracowałby 6 miesięcy. Do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia pracownikowi brakowałoby 1 dnia.

Miesięczny termin 30-dniowy liczony zgodnie z Kodeksem cywilnym ma zastosowanie w przypadku sumowania niepełnych okresów zatrudnienia u jednego pracodawcy, kiedy to okresy zatrudnienia obejmowały niepełne miesiące.

Utrata prawa do „trzynastki”

Pracownik nie nabywa prawa do „trzynastki” mimo przepracowania wymaganego okresu w przypadku:

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,
• stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,
• otrzymania kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 3 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym).

Aby pozbawić pracownika prawa do „trzynastki”, wymienione zdarzenia muszą nastąpić w roku kalendarzowym, za który „trzynastka” przysługuje.

Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego

Wynagrodzenie roczne ustala się w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie. W wyliczeniu należy uwzględnić:

• wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
• wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

„Trzynastka” powinna być liczona jak ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop (art. 4 ust. 1 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej).

Dodatkowe wynagrodzenie roczne stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Nie zostało bowiem wymienione w ustawowych wyłączeniach z opodatkowania (art. 21, art. 52 i art. 52a ustawy o pdof).

Stanowi ono również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne (art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

WAŻNE!

„Trzynastka” wynosi 8,5% sumy wynagrodzeń otrzymanych przez pracownika w roku kalendarzowym, za który to świadczenie przysługuje.

Przy obliczaniu „trzynastki” nie należy uwzględniać:

• wynagrodzenia za czas usprawiedliwionej nieobecności, z wyjątkiem wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy,
• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• nagrody jubileuszowej,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawy emerytalnej lub rentowej albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

PRZYKŁAD

W lipcu 2008 r. pracownik korzystał z 10 dni urlopu wypoczynkowego. W październiku wykorzystał 2 dni wolnego z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem. Do podstawy „trzynastki” za 2008 r. wliczeniu podlega wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, zaś wyłączeniu z podstawy podlega wynagrodzenie za 2 dni opieki nad dzieckiem (jako czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy).

Wysokość „trzynastki” jest uzależniona od przepracowanego przez pracownika okresu. Po przepracowaniu roku kalendarzowego „trzynastka” przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości.

Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej 6 miesięcy.

W przypadku pracowników, którym „trzynastka” przysługuje bez konieczności przepracowania całego roku kalendarzowego, wysokość „trzynastki” należy obliczać proporcjonalnie w podany niżej sposób.

PRZYKŁAD

Od 1 marca 2008 r. pracownik podjął zatrudnienie w urzędzie gminy. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wyniosło 2300 zł. Przepracowany przez niego okres to 10 miesięcy. Pracownikowi przysługuje zatem prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego okresu 10 miesięcy w wysokości 1955 zł:

2300 zł (wynagrodzenie pracownika za miesiąc pracy) × 10 miesięcy (przepracowany okres) = 23 000 zł,

8,5% × 23 000 zł = 1955 zł.

Podstawa prawna:

• ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (DzU nr 160, poz. 1080 ze zm.),
• art. 300 Kodeksu pracy,
• art. 114 Kodeksu cywilnego,
• § 6, § 14 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm.),
• art. 2 ustawy z 31 lipca 1981 r. o wynagrodzeniu osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe (DzU nr 20, poz. 101 ze zm.),
• art. 21, art. 52, art. 52a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027),
• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).