Jakie są zasady przyznawania pracownikom premii i nagród

Dodatkowe gratyfikacje w formie nagród lub premii są przyznawane pracownikom najczęściej w okresach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych lub rocznych. Podstawą wypłaty tych środków mogą być przepisy prawa wewnątrzzakładowego (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) lub umowa o pracę. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by pracodawca również bez tych szczególnych uregulowań wewnętrznych przyznał pracownikom premie czy nagrody.

Podstawowym zagadnieniem w omawianej tematyce jest odróżnienie premii od nagrody. Świadczenia te niejednokrotnie są błędnie traktowane jako tożsame, a ich pojęcia używane zamiennie.

Nagroda

Nagroda ma charakter wyłącznie uznaniowy, nie jest składnikiem wynagrodzenia za pracę. Przepisy wewnętrzne lub umowa o pracę nie regulują zazwyczaj szczegółowych zasad przyznawania pracownikom nagród. Może być ona przyznana pracownikowi w formie pieniężnej, jak również rzeczowej lub w postaci innego uprawnienia np. dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego. Nagroda nie ma charakteru roszczeniowego.

Nagroda jest równoznaczna z premią uznaniową. Premia uznaniowa to nic innego, jak nagroda przyznawana pracownikowi według swobodnego uznania pracodawcy za szczególne osiągnięcia w pracy na określonym stanowisku. Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatyw w pracy i przez podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy). Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia pracodawca składa do akt osobowych pracownika.

Różnice między premią a nagrodą

@RY1@i65/2009/001/i65.2009.001.000.0029.101.jpg@RY2@

Premia

Zasady przyznawania premii powinny być uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę. Premia jest składnikiem wynagrodzenia za pracę. Jej otrzymanie wiąże się z wypełnieniem przez pracownika określonych warunków ustalonych w tych aktach. Jej wysokość jest często uzależniana od uzyskanego przez pracodawcę obrotu, zysku lub tym podobnych elementów. Spełnienie przez pracownika wszystkich warunków przyznania premii stwarza podstawę do roszczenia pracownika o jej wypłatę. Premie nie są uregulowane w przepisach Kodeksu pracy.

Podstawa wypłaty premii i nagród

Zasady wypłaty premii i nagród są najczęściej regulowane w regulaminie wynagradzania obowiązującym u danego pracodawcy. W przypadku gdy zakład pracy jest objęty układem zbiorowym pracy, regulacje dotyczące tych świadczeń mogą być zawarte również w nim. W zakresie premii regulacja powinna być szczegółowa i określać wszystkie warunki, jakie pracownik musi spełnić, by otrzymać premię.

W przypadku nagród zapisy będą się ograniczały co najwyżej do wskazania możliwości przyznania przez pracodawcę tego świadczenia. Bez względu jednak na to, czy u pracodawcy obowiązują akty prawa wewnątrzzakładowego czy nie (pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników), kwestie dotyczące wypłaty premii lub nagród mogą być zawarte w indywidualnie zawieranych z pracownikami umowach o pracę.

WAŻNE!

Uregulowania dotyczące premii powinny być szczegółowe i określać wszystkie warunki, jakie pracownik musi spełnić, by ją otrzymać.

Nie ma przeszkód, aby w umowie o pracę zawrzeć szczegółowe uregulowania i zasady dotyczące przydzielanych pracownikom premii. Umowa może również zawierać jedynie zapis odwołujący się w tych kwestiach do przepisów wewnętrznych.

Często jednak w praktyce pracodawcy, w związku z koniecznością wskazania w umowie o pracę wszystkich składników wynagrodzenia pracownika, zawierają zapis dotyczący możliwości wypłaty premii uznaniowej. Zasad jej wypłaty nie trzeba jednak regulować ani w przepisach wewnętrznych, ani w umowie o pracę. Jej wypłata zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy, co jasno określa charakter tego świadczenia jako nagrody.

WAŻNE!

Zasad wypłaty premii uznaniowej nie trzeba regulować ani w przepisach wewnętrznych ani w umowie o pracę.

Nie ma jednak przeszkód prawnych, by pracodawca, mimo niewskazania tego składnika wynagrodzenia w umowie o pracę, zdecydował się na wypłatę takich premii, które zawsze są środkiem motywującym pracowników.

Zasady wypłaty premii i nagród

Pracodawca zarówno w przepisach wewnętrznych, jak również w umowie o pracę może w sposób dowolny kształtować zasady, na podstawie których pracownikom będą przysługiwały te dodatkowe świadczenia. Ustalając te warunki należy jednak mieć na uwadze przepisy dotyczące równego traktowania pracowników w zatrudnieniu oraz zakaz dyskryminacji.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania, że przyznaje pracownikom miesięczne premie w wysokości 4% od zysku pracodawcy z zastrzeżeniem, że nie przysługują one pracownikom zatrudnionym na okres próbny, czas określony itp.

Takie postanowienie jako dyskryminujące pracowników ze względu na rodzaj umowy jest nieprawidłowe.

Jeżeli chodzi o wypłatę pracownikom nagród, to regulacje w tym zakresie będą się najczęściej ograniczały do wskazania możliwości wypłaty takiego świadczenia, ewentualnie dodatkowo do wskazania zakresu wysokości takiej nagrody.

Przepisy wewnętrzne lub umowa o pracę również będą najczęściej określać termin wypłaty premii lub nagród. Określając ten element pracodawca nie musi kierować się ogólną zasadą wypłaty wynagrodzeń pracowników. Można bowiem postanowić, że te dodatkowe należności będą pracownikowi wypłacane np. 15. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego (w przypadku premii uznaniowej lub nagród miesięcznych).

Ustalając zasady wypłaty premii regulaminowych w umowie o pracę pracownika w punkcie dotyczącym wynagrodzenia za pracę należy wskazać ten składnik wynagrodzenia oraz zawrzeć odwołanie do odpowiedniego aktu wewnątrzzakładowego regulującego zasady naliczania i wypłaty tego składnika.

PRZYKŁAD

W umowie o pracę pracodawca ustalił, że oprócz wynagrodzenia 1500 zł brutto miesięcznie, „(...) pracownikowi przysługuje premia regulaminowa płatna po spełnieniu warunków określonych w rozdziale IV regulaminu wynagradzania”. Taki zapis umowy odsyłający do regulaminu wynagradzania jest prawidłowy.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zasady te uregulować w umowie o pracę i wówczas ten zapis w punkcie umowy dotyczącym wynagrodzenia będzie brzmiał np. „premia zgodnie z zasadami określonymi w § 10 umowy o pracę”. Treść regulacji i warunków, po spełnieniu których pracownikom będzie należna premia, pracodawca może kształtować swobodnie, biorąc pod uwagę specyfikę danego zakładu pracy.

Premia może być wyrażona zarówno kwotowo, jak i procentowo, np. jako premia uznaniowa w wysokości 50% wynagrodzenia zasadniczego.

Pracodawca może obniżyć lub pozbawić pracownika premii, jeżeli zawarł w tym zakresie szczegółowe zapisy w zasadach premiowania. Warunki pozbawienia pracownika premii muszą być jednak obiektywnie i jasno określone.

W regulaminie wynagradzania możliwy jest zapis dotyczący możliwości obniżenia premii z wyszczególnieniem sytuacji, które takie obniżenie powodują. Przez taki zapis można np. ustalić, że bezpośredni przełożony pracownika może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o obniżenie o określony procent (od 1% do 100%) wysokości premii pracownika w przypadku np. niewykonywania poleceń służbowych bezpośredniego przełożonego (kierownika placówki), spóźniania się do pracy lub bezpodstawnego opuszczania stanowiska pracy przez pracownika czy zawinionego spowodowania szkody w mieniu pracodawcy.

Jeżeli jednak poza tymi zapisami zostaną zawarte elementy ocenne, będące swobodną decyzją pracodawcy, to obniżenie lub pozbawienie pracownika prawa do premii oraz charakter tego świadczenia będą wskazywały, iż jest to nagroda, a nie premia.

WAŻNE!

W przypadku gdy obniżenie lub pozbawienie pracownika premii zależy od swobodnego uznania pracodawcy, mamy do czynienia z nagrodą, a nie premią.

Zapis w umowie o pracę o tym, że pracownikowi może być przyznana „premia uznaniowa” w sytuacji braku jakichkolwiek uregulowań w tym zakresie w przepisach wewnętrznych lub w umowie oznacza, że mamy do czynienia z nagrodą, którą może przyznać pracodawca.

W sytuacji identycznego zapisu w umowie („premia uznaniowa”), gdy zasady wypłaty tej premii zostały szczegółowo uregulowane np. w regulaminie pracy, będzie to premia regulaminowa, o którą pracownik może się ubiegać po spełnieniu warunków określonych w regulaminie. Mimo swojej nazwy premia ta nie będzie miała charakteru uznaniowego.

Przyznanie pracownikowi nagrody wymaga pisemnego oświadczenia pracodawcy w tym zakresie. Dopiero złożenie podpisu przez pracodawcę na zawiadomieniu o nagrodzie świadczy o faktycznym jej przyznaniu. W zawiadomieniu należy zawrzeć dane identyfikujące pracownika (imię, nazwisko), wysokość nagrody w formie pieniężnej lub określenie rodzaju innej przyznaj nagrody.

Jeżeli przepisy wewnętrzne nie określają terminu wypłaty nagród, taką informację należy zawrzeć w treści pisma informującego pracownika o nagrodzie. U pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników, który nie tworzy prawa wewnątrzzakładowego (regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania), nie jest również konieczne tworzenie szczególnych aktów, które by to regulowały.

Oświadczenie pracodawcy o przyznaniu pracownikowi nagrody może mieć następującą treść:

„W dowód uznania wkładu pracy wniesionego przez Pana/Panią w IV kwartale 2008 r., mając na uwadze szczególne zaangażowanie w wykonywanie obowiązków służbowych, przyznaję Panu/Pani nagrodę pieniężną w wysokości 3000 zł brutto, która zostanie wypłacona łącznie z wynagrodzeniem za pracę za grudzień 2008 r.”

Odpis zawiadomienia pracownika o przyznanej nagrodzie należy umieścić w jego aktach osobowych w części B.

Roszczenia pracowników o wypłatę premii i nagród

Możliwość dochodzenia przez pracowników roszczeń o wypłatę premii lub nagród jest ściśle uzależniona od precyzyjności uregulowań dotyczących ich przyznawania przez pracodawcę. Im bardziej szczegółowe zapisy wewnętrzne dotyczące przyznawania pracownikom tych świadczeń, tym łatwiej pracownikowi dochodzić ich wypłaty przed sądem, jeżeli spełnił on kryteria uprawniające do nabycia np. premii.

W związku z tym, że w praktyce odróżnienie premii od nagrody bywa niejednokrotnie trudne, należy przyjąć, że o charakterze danego świadczenia nie decyduje jego nazwa, lecz treść.

Co do zasady, pracownik nie może ubiegać się o przyznanie mu nagrody, która zawsze będzie miała charakter uznaniowy. Dopiero gdy pracodawca przyzna pracownikowi nagrodę (pracownik otrzyma pismo o jej przyznaniu podpisane przez pracodawcę), będzie mu przysługiwało roszczenie o jej wypłatę. Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w regulaminie bądź w treści pisma przyznającego nagrodę pracownik będzie mógł wystąpić z pozwem do sądu pracy o wypłatę tej nagrody.

WAŻNE!

Jeśli pracownik otrzyma pismo o przyznaniu nagrody, będzie mu przysługiwało roszczenie o jej wypłatę.

W przypadku premii pracownik po spełnieniu wymagań określonych w przepisach wewnętrznych obowiązujących u danego pracodawcy nabywa roszczenie o wypłatę tej premii. Brak wypłaty daje pracownikowi możliwość dochodzenia tego roszczenia przed sądem pracy. Również wysokość przyznanej pracownikowi premii podlega ocenie sądu. Dlatego warunki przyznawania pracownikom premii muszą być na tyle precyzyjne, by umożliwiać kontrolę prawidłowości ich przyznawania.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne - „trzynastka”

Pracownikom zatrudnionym w jednostkach sfery budżetowej na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących przysługuje tzw. trzynastka, tj. dodatkowe wynagrodzenie roczne należne po spełnieniu określonych warunków. Ze względu na sposób regulacji, m.in. możliwość pozbawienia pracownika tego świadczenia, ma ono pewne cechy nagrody rocznej dla tych pracowników.

Podstawowym warunkiem nabycia prawa do „trzynastki” jest przepracowanie u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy w roku kalendarzowym. W takim przypadku pracownik otrzymuje dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości proporcjonalnej do długości pracy w tym roku.

Przepracowanie okresu krótszego niż 6 miesięcy pozbawia pracownika w ogóle prawa do „trzynastki” poza ściśle określonymi w ustawie wyjątkami.

Pracownik mimo przepracowania całego roku nie nabywa prawa do dodatkowego wynagrodzenia rocznego w przypadkach:

• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,

• stawiania się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,

• wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub służby,

• rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Wysokość „trzynastki” to 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

„Trzynastkę” pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi nie później niż do 31 marca roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Po tej dacie pracownikowi przysługuje roszczenie o wypłatę należnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, o które pracownik może zwrócić się do sądu pracy.

Opodatkowanie i oskładkowanie premii i nagród

Pracodawca jest zobowiązany do naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia.

Wszelkie premie i nagrody przyznane pracownikowi stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy. Dlatego od takiego świadczenia należy naliczyć i odprowadzić składki ZUS, a także potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnia dwóch pracowników, w związku z tym nie posiada w swoim zakładzie pracy regulaminu pracy ani regulaminu wynagradzania. W styczniu 2009 r., przy okazji styczniowej pensji, pracodawca postanowił przyznać każdemu z pracowników premię uznaniową w wysokości 1000 zł za dobre wyniki finansowe firmy. Każdy z pracowników otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2000 zł. W styczniu wynagrodzenie każdego z pracowników wyniesie:

• podstawa składki na ubezpieczenia społeczne: 3000 zł,

• składka na ubezpieczenia społeczne: 3000 zł × 13,71% = 411,30 zł,

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 3000 zł - 411,30 zł = 2588,70 zł,

• koszty uzyskania przychodów: 111,25 zł,

• podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 3000 zł - 411,30 zł - 111,25 zł = 2477,00 zł,

• podatek naliczony: (2477,00 zł × 18%) - 46,34 zł = 399,52 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia (7,75%): 2588,70 zł × 7,75% = 200,62 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 2588,70 zł × 9% = 232,98 zł,

• podatek do odprowadzenia (po zaokrągleniu): 399,52 zł - 200,62 zł = 199,00 zł,

• razem potrącenia: 411,30 zł + 232,98 zł + 199,00 zł = 843,28 zł.

Kwota netto do wypłaty: 2156,72 zł.

Od wyżej wskazanej zasady istnieją wyjątki dotyczące jedynie zwolnienia z oskładkowania niektórych nagród.

Składek na ubezpieczenia społeczne nie nalicza się od nagród jubileuszowych (gratyfikacji), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi co 5 lat. Zwolnione z potrącenia składek na ubezpieczenia społeczne (i zdrowotne) są nagrody jubileuszowe związane ze stażem pracy pracownika, a nie nagrody związane z jubileuszem zakładu pracy (np. z okazji 25-lecia istnienia firmy).

PRZYKŁAD

Pracownikowi w styczniu 2009 r. zgodnie z dołączonymi do akt osobowych świadectwami pracy mija 20 lat stażu pracy. W związku z tym nabywa on prawo do nagrody jubileuszowej zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy układem zbiorowym. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2000 zł. W styczniu razem z wynagrodzeniem zasadniczym została mu także wypłacona nagroda jubileuszowa w kwocie 1000 zł (taka kwota wynika z postanowień wewnątrzzakładowych za 20-letni staż pracy). Oto wynagrodzenie, jakie pracownik otrzyma za styczeń:

• podstawa składek na ubezpieczenia społeczne: 2000 zł,

• składki na ubezpieczenia społeczne: 2000 zł × 13,71% = 274,20 zł,

• podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne: 2000 zł - 274,20 zł = 1725,80 zł,

• koszty uzyskania przychodów: 111,25 zł,

• podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 3000 zł - 274,20 zł - 111,25 zł = 2615 zł,

• podatek naliczony: (2615 zł × 18%) - 46,34 zł = 450,51 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia (7,75%): 1725,80 zł × 7,75% = 133,75 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 1725,80 zł × 9% = 155,32 zł,

• podatek do odprowadzenia (po zaokrągleniu): 450,51 zł - 133,75 zł = 317 zł,

• razem potrącenia: 274,20 zł + 155,32 zł + 317 zł = 746,52 zł.

Kwota netto do wypłaty: 2253,48 zł.

Istnieją okoliczności, kiedy w okresie krótszym niż 5 lat nastąpi wypłata kolejnej nagrody jubileuszowej, od której nie będzie trzeba potrącać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Będzie to miało miejsce wówczas, gdy pracownik w okresie wyczekiwania na następną nagrodę jubileuszową uzupełni dokumentację świadczącą o dłuższym stażu pracy uprawniającym do kolejnej nagrody.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy pracownikowi, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, nagroda ta przysługuje i wypłaca się ją w dniu rozwiązania umowy o pracę. Tak wypłacona nagroda również jest zwolniona z oskładkowania.

To samo dotyczy nagrody wypłaconej w sytuacji, gdy do osiągnięcia kolejnego pięciolecia uprawniającego do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a pracownik po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne.

Nagroda jubileuszowa nie jest świadczeniem powszechnym przewidzianym przez Kodeks pracy. Zasady jej wypłacania określają pracodawcy w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym. Może zdarzyć się sytuacja, że nagrody jubileuszowe zostaną zlikwidowane w wyniku zmiany przepisów wewnątrzzakładowych. Pracodawca może w związku z tym wypłacać pracownikom świadczenie rekompensujące likwidację nagród jubileuszowych przysługujących dotychczas nie częściej niż raz na 5 lat. Takie świadczenie także jest zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Inne nagrody pieniężne (np. roczna, za szczególne osiągnięcia pracownicze) oraz rzeczowe (np. ipod, notes elektroniczny itp.) stanowią dla pracownika przychód, od wartości którego należy potrącić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zwolnione z oskładkowania są nagrody przyznawane na podstawie przepisów szczególnych, które dotyczą szczególnych osiągnięć i grup zawodowych. Są to nagrody:

• Ministra Gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,

• przysługujące w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów), bez względu na częstotliwość faktycznej wypłaty,

• za wyniki sportowe - wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe lub za wybitne osiągnięcia sportowe, lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej - wypłacane ze środków budżetowych,

• za wynalazczość oraz nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe.

Podstawa prawna:

• art. 77², art. 105 Kodeksu pracy,
• art. 2-5 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (DzU nr 260, poz. 1080 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 1, pkt 1b rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 12. ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).