31 grudnia 2024 r. mija termin sporządzenia planu urlopów. Jak zaplanować urlopy wypoczynkowe na 2025 r.?

• Wymiar urlopu wypoczynkowego
• Którzy pracodawcy tworzą plan urlopów
• Co uwzględnia plan urlopów
• Plan urlopów na okres krótszy niż rok kalendarzowy
• Obowiązek podania planu urlopów do wiadomości pracowników

Wymiar urlopu wypoczynkowego

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wymiar urlopu wynosi 20 dni w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat. Natomiast pracownikowi zatrudnionemu co najmniej 10 lat przysługuje urlop w wymiarze 26 dni.

Urlop wypoczynkowy pracownik powinien wykorzystać w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Urlop niewykorzystany staje się urlopem zaległym od 1 stycznia następnego roku i należy go wykorzystać do 30 września.

Inne zasady obowiązują w przypadku osób, które podejmują pracę po raz pierwszy. Zyskują one prawo do 1/12 urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca.

Którzy pracodawcy tworzą plan urlopów

Terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez poszczególnych pracowników określa plan urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. 

Przepisy nie określają, w jakim terminie należy sporządzić plan urlopów. Należy przyjąć, że plan na następny rok należy przygotować przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. Pracownicy nabywają bowiem prawo do urlopu z dniem 1 stycznia i już w styczniu mogą z niego korzystać. Należy więc plan urlopów ustalić odpowiednio wcześniej.

Kodeks pracy określa, kto może zrezygnować z tworzenia planu urlopowego. Są to:

• pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa;

• pracodawcy, u których organizacja związkowa działa, ale wyraziła ona zgodę na rezygnację z tworzenia takich planów.

Jeżeli pracodawca zrezygnuje z tworzenia planu urlopowego, wówczas ma obowiązek ustalania terminów wykorzystania urlopów w porozumieniu z pracownikiem.

Co uwzględnia plan urlopów

W planie urlopów uwzględnia się zarówno urlop bieżący, jak i zaległy. Jednak plan nie obejmuje części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie.

Zaległy urlop należy tak zaplanować, aby mógł być wykorzystany do 30 września. Jeżeli pracownik w poprzednim roku kalendarzowym nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego i nie wyczerpał limitu 4 urlopu na żądanie, to w następnym roku zaległe dni urlopu na żądanie będą traktowane jako zwykłe dni urlopu wypoczynkowego. Jednak te dni urlopu wypoczynkowego będą mogły być wykorzystane do 31 grudnia.

Plan urlopów powinien także uwzględniać pracowników, którzy podjęli pierwszą w życiu pracę. Jeśli pracownik został zatrudniony na określony okres, wówczas w planie urlopów należy uwzględnić dni urlopu proporcjonalnie do czasu trwania umowy o pracę. Jeżeli umowa zostanie przedłużona, plan urlopów podlega aktualizacji i należy zwiększyć proporcjonalnie urlop wypoczynkowy zatrudnionego.

Plan urlopów na okres krótszy niż rok kalendarzowy

W praktyce pracodawcy sporządzają plan urlopów na cały rok kalendarzowy. Jednak sporządzenie planu na cały rok nie jest konieczne. Możliwe jest przygotowanie planu urlopowego na krótszy okres – np. na półrocze. 

W przypadku, gdy plan urlopów u pracodawcy jest sporządzany np. na pół roku, wówczas plan obejmujący pierwsze półrocze następnego roku powinien być opracowany pod koniec bieżącego roku. Trzeba też pamiętać, aby plan urlopów obejmujący drugie półrocze został tak przygotowany, aby był gotowy i podany do wiadomości pracowników przed 1 lipca następnego roku.

Dopuszczalne jest sporządzenie kilka planów urlopów w przedsiębiorstwie. Może to dotyczyć np. pracodawców prowadzących duże przedsiębiorstwa, zlokalizowanych w różnych miejscach, zatrudniających różne grupy pracowników.

Obowiązek podania planu urlopów do wiadomości pracowników

Plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników. Następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń. W razie podania planu urlopów do wiadomości pracowników nie ma obowiązku wręczania planu każdemu pracownikowi indywidualne.

Sporządzenie planu urlopów i podanie go do wiadomości pracowników nie oznacza, że pracownik automatycznie może rozpocząć wypoczynek wraz z nadejściem zaplanowanego terminu urlopu. Pracownik nadal ma obowiązek złożyć pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy i uzyskać jego akceptację. Dopiero dopełnienie tych formalności uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu.

Podstawa prawna:

• art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)