Do 31 grudnia należy sporządzić plan urlopów. Ale jak to prawidłowo zrobić?

• Co to jest plan urlopów
• Kto tworzy plan urlopów
• W jakim terminie należy sporządzić plan urlopów
• Na jaki okres należy sporządzić plan urlopów
• Ile dni urlopu uwzględniać w planie urlopów
• Ile planów urlopowych można sporządzić
• Czy plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników
• Jak rozpocząć zaplanowany urlop

Co to jest plan urlopów

Plan urlopów określa terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez poszczególnych pracowników. 

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. W planie urlopów należy uwzględnić zarówno urlop bieżący, jak i zaległy, ale nie obejmuje się nim części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie.

Kto tworzy plan urlopów

Plan urlopów powinien tworzyć każdy pracodawca. Jednak przepisy Kodeksu pracy przewidują wyjątki od tej zasady. Z tworzenia planu urlopów mogą zrezygnować:

• pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, oraz 

• pracodawcy, u których organizacja związkowa działa, ale wyraziła ona zgodę na rezygnację z tworzenia takich planów.

Jeżeli pracodawca zrezygnuje z tworzenia planu urlopów, wówczas ma obowiązek ustalania terminów wykorzystania urlopów w porozumieniu z pracownikiem.

W jakim terminie należy sporządzić plan urlopów

Kodeks pracy nie wskazuje, w jakim terminie pracodawca powinien sporządzić plan urlopów. 

Przyjmuje się, że plan na następny rok należy sporządzić przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. Ma to uzasadnienie w tym, że pracownicy nabywają prawo do urlopu z dniem 1 stycznia i już w styczniu mogą z niego korzystać. Należy więc plan urlopów ustalić odpowiednio wcześniej.

Na jaki okres należy sporządzić plan urlopów

Żaden przepis nie wskazuje okresu, na który należy planować urlopy. Zwykle pracodawcy sporządzają plan urlopów na cały rok kalendarzowy.

Sporządzenie całorocznego planu urlopów nie jest jednak obowiązkowe. Często pracodawcy decydują się na stosowanie planów urlopowych na półrocze, a nawet na kwartał. Nie ma żadnych przeszkód w tym zakresie.

Jeżeli pracodawca sporządza plan urlopów np. na okresy półroczne, to plan obejmujący pierwsze półrocze następnego roku powinien być opracowany pod koniec bieżącego roku. Natomiast plan urlopów obejmujący drugie półrocze należy sporządzić odpowiednio później, ale tak aby był gotowy i podany do wiadomości pracowników przed 1 lipca następnego roku.

Ile dni urlopu uwzględniać w planie urlopów

W zależności od stażu pracy pracownicy mają prawo do 20 dni lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Urlop powinien być wykorzystany w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeśli tego nie zrobi, od 1 stycznia następnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, który należy wykorzystać do 30 września. Zatem przy tworzeniu planu urlopów należy uwzględnić także dni urlopu zaległego i zaplanować ich wykorzystanie do 30 września. 

Należy też pamiętać, że jeśli pracownik w poprzednim roku kalendarzowym nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego i nie wyczerpał limitu 4 urlopu na żądanie, to w następnym roku zaległe dni urlopu na żądanie będą traktowane jako zwykłe dni urlopu wypoczynkowego. Jednak te dni urlopu wypoczynkowego będą mogły być wykorzystane w dłuższym terminie - do 31 grudnia.

Ile planów urlopowych można sporządzić

Pracodawcy mogą sporządzić kilka planów urlopów w przedsiębiorstwie. Możliwe jest zatem np. u pracodawców prowadzących duże przedsiębiorstwa, zlokalizowanych w różnych miejscach, zatrudniających różne grupy pracowników, sporządzenie kilku planów urlopów.

Czy plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników

Obowiązkiem pracodawcy jest podanie do wiadomości pracowników planu urlopów. Następuje to w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. na tablicy ogłoszeń.

Pracodawca, który podał plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, nie ma obowiązku wręczania planu każdemu pracownikowi indywidualne.

Jak rozpocząć zaplanowany urlop

Sporządzenie planu urlopów nie oznacza, że pracownik automatycznie może rozpocząć wypoczynek wraz z nadejściem zaplanowanego terminu urlopu. Niezależnie od planu urlopów pracownik powinien złożyć pracodawcy wniosek o urlop wypoczynkowy i uzyskać jego akceptację. Dopiero ona uprawnia pracownika do rozpoczęcia urlopu.

Podstawa prawna:

• art. 153 § 1, art. 154, art. 155¹-155³, art. 158, art. 161-163, art. 175¹ pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)