Za dzień wolny od pracy nie obniża się ryczałtu

Za dzień, który zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym pracownika jest dniem wolnym od pracy, ryczałtu się nie obniża.

Kwestią podstawową przy wyliczaniu ryczałtu za używanie samochodu do celów służbowych jest ustalenie, za jakie dni ryczałt ten przysługuje, a za jakie jest on obniżany. Przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie) określają, w jakich przypadkach ryczałt może zostać obniżony.

I tak, kwota ryczałtu jest pomniejszana o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodu:
• choroby,
• urlopu,
• podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub
• innej nieobecności.

Ryczałt jest obniżany również za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 rozporządzenia). Przepis ten dotyczy tylko i wyłącznie dni roboczych pracownika, w których nie był on obecny w pracy lub nie korzystał z pojazdu służbowego.

W sytuacji, o której mowa w pytaniu, mamy do czynienia z dniem, który nie jest dla tego pracownika dniem roboczym. Dniem roboczym jest bowiem dzień, w którym pracownik, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, obowiązany jest świadczyć pracę. Nie zawsze jednak dzień roboczy danego pracownika będzie pokrywał się z kalendarzowym dniem roboczym. Kalendarzowo dni robocze to dni od poniedziałku do piątku. Sobota i niedziela są bowiem dniami wolnymi od pracy. Rozkład czasu pracy dla pracowników może jednak przewidywać inny układ dni roboczych. Dopuszczalne jest bowiem ustalenie rozkładu czasu pracy np. na dni od wtorku do soboty. W takim przypadku sobota będzie normalnym dniem roboczym pracowników, podczas gdy poniedziałek będzie ich dniem wolnym od pracy.

Obniżenie ryczałtu dotyczy wyłącznie dni roboczych pracownika. Jeżeli zatem dany dzień nie jest dla pracownika dniem pracy (czyli nie jest dniem roboczym) wynikającym z przyjętego rozkładu czasu pracy, ryczałtu za ten dzień się nie obniża. Trudno jest bowiem mówić o nieobecności pracownika w pracy w dniu, który jest dla niego dniem wolnym od pracy.

Podstawa prawna:
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 237, poz. 2376)