Ustalanie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych

Wprowadzenie takiego ryczałtu ma sens, gdyż zwalnia pracodawcę z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracowników dla których wprowadzono ryczałt. Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych przez zatrudnione sprzątaczki w zakresie znacznie przewyższającym ustalony ryczałt będzie je uprawniało do domagania się należności za pracę w godzinach nadliczbowych nieobjętych tym ryczałtem. Taka sytuacja będzie możliwa w przypadku częstego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nieobjętych ryczałtem i to pracownik będzie musiał przed sądem wskazać dowody na taką pracę.

Zastąpienie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych odpowiednim ryczałtem jest możliwe w sytuacji stałego wykonywania przez pracownika pracy poza zakładem pracy (art. 151¹ § 4 k.p.). W takim bowiem przypadku pracodawca nie ma na ogół realnych możliwości kontrolowania rzeczywistej liczby godzin takiej pracy. Może to dotyczyć przykładowo kierowców, przedstawicieli handlowych czy sprzątaczek, które tak jak w Państwa sytuacji wykonują pracę stale poza zakładem pracy na rzecz kontrahentów firmy.

Ustalony ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych musi stanowić wyodrębniony składnik wynagrodzenia pracownika wykazany na liście płac. Ustalając wysokość ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych, należy przyjąć pewną hipotetyczną liczbę godzin pracy nadliczbowej, która jednak w poszczególnych miesiącach pracy może się wahać. Mogą jednak Państwo posłużyć się danymi poprzedzającymi wprowadzenie ryczałtu, które obrazują pracę w godzinach nadliczbowych sprzątaczek i na tej podstawie ustalić prawdopodobną, przeciętną miesięczną liczbę takich godzin.

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych musi obejmować zarówno normalne wynagrodzenia za taką pracę, jak i odpowiednio 50% lub 100% dodatek.

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych powinien rekompensować pracownikowi zarówno wynagrodzenie za tę pracę, jak i dodatki.

Jednak roczna liczba godzin nadliczbowych nie może przewyższać obowiązujących limitów, tj. 150 godzin w roku, chyba że u pracodawcy ustalono inną liczbę. W każdym przypadku jednak nie może ona być większa niż 416 godzin rocznie, co wynika z łącznej obowiązującej w polskim prawie pracy przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy wraz z godzinami nadliczbowymi. Zatem przyjęta do obliczenia miesięcznego ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych liczba godzin nie może być w przybliżeniu wyższa niż 34,5 (34,5 godz. × 12 miesięcy = 414 godz.) lub odpowiednio 12,5 (12,5 godz. × 12 miesięcy = 150 godz.).

Wprowadzenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych następuje na ryzyko pracodawcy. W przypadku wykonywania przez pracowników pracy w mniejszym, niż wynikający z ryczałtu, wymiarze godzin nadliczbowych nie można ich pozbawić części tego składnika wynagrodzenie. Natomiast w sytuacji gdy pracownik będzie wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych znacznie przekraczających ryczałt, będzie mu przysługiwało roszczenie o wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w tych dodatkowych godzinach. Z takim roszczeniem pracownik może wystąpić w przypadku powtarzającego się wykonywania przez niego pracy ponad liczbę godzin objętą ryczałtem, a ponadto w wymiarze znacznie przewyższającym tę liczbę godzin. W przeciwnym razie doszłoby do zaburzenia funkcji takiego ryczałtu oraz sensu jego wprowadzenia. Niewielkie wahania liczby godzin nadliczbowych w jedną lub drugą stronę w stosunku do przyjętego ryczałtu nie dają podstaw do takiego roszczenia pracownika. Ponadto wystąpienie przez pracownika z takim roszczeniem do sądu nakłada na niego ciężar udowodnienia pracy ponad ryczałt. Może on w takim przypadku skorzystać z wszelkich dostępnych dowodów, np. zeznań świadków, ksiąg wejść/wyjść itp. Obrona pracodawcy będzie się natomiast opierała w znacznym zakresie na podważaniu dowodów przedłożonych przez pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku udowodnienia niewykonywania przez pracownika pracy w określonych godzinach nadliczbowych, co jest związane z brakiem obowiązku ewidencjonowania godzin pracy tego pracownika. Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie oznacza braku obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w pozostałym zakresie, co jest niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika (§ 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).