| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Kiedy wydatki na wynagrodzenia i podróże służbowe stanowią koszt spółki z o.o.

Kiedy wydatki na wynagrodzenia i podróże służbowe stanowią koszt spółki z o.o.

Przedsiębiorstwa w Polsce obciążone są podatkiem dochodowym od osób prawnych, tzw. podatkiem korporacyjnym. Podatek naliczany jest od wysokości zysku (czyli różnicy przychodów i kosztów), dlatego istotne jest, jakie wydatki mogą firmy zaliczyć do kosztów, aby bezzasadnie nie zaniżyć należnego podatku.

Wydatki na podróże służbowe

Jednym z częstych wydatków, które ponosi spółka, są koszty podróży służbowych pracowników oraz członków zarządu. Wydatki na podróże służbowe zaliczane są do wydatków pośrednich, które spółka może wliczyć w koszty uzyskania przychodów, gdy dokona zwrotu poniesionych kosztów podróży albo postawi je do dyspozycji pracownika. Wydatki te nie są ograniczone limitem. Aby jednak taki wydatek mógł być kosztem podatkowym, musi mieć związek z przychodem i być prawidłowo udokumentowany.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej

Podstawą zwrotu kosztów pracownikom odbywającym podróże służbowe jest art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zdarza się, że delegowani pracownicy po realizacji zadań służbowych, za zgodą pracodawcy, przedłużają pobyt w celach prywatnych. W takich przypadkach zasadne jest pokrycie wszystkich kosztów pobytu delegowanego pracownika przez spółkę do czasu wykonania zadania (wraz z podróżą powrotną), a dalsze koszty pobytu delegowany pokrywa we własnym zakresie. A zatem koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, ponosi w całości pracownik. Może pojawić się wątpliwość, czy kosztem podatkowym spółki z o.o. będą również poniesione koszty powrotu (np. koszt biletu).

Z przepisów o podróżach służbowych wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zwrot kosztów związanych z powrotem (nie ma znaczenia, czy pracownik przedłużył czas podróży służbowej). Warto zauważyć, że przepisy podatkowe nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym.

Gdyby pracownik nie przedłużył pobytu, również poniósłby wydatek na podróż powrotną. W związku z tym spółka może zaliczyć wydatek na taką podróż do kosztów uzyskania przychodów również w przypadku, gdy po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownicy przedłużają pobyt.

Dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży służbowej

Podstawowym dokumentem niezbędnym do rozliczenia kosztów podróży służbowej jest tzw. polecenie wyjazdu wystawione przez pracodawcę, zawierające m.in. takie dane, jak:

  • środek transportu, którego będzie używał pracownik,
  • miejsce rozpoczęcia podróży służbowej,
  • data wyjazdu i przyjazdu,
  • liczba przejechanych kilometrów (w przypadku podróży odbywanej samochodem).

Aby udokumentować koszty podróży, pracownik powinien dołączyć dowody, które potwierdzają rzeczywiście poniesione wydatki, np. faktury za hotel, bilety dokumentujące przejazd danym środkiem transportu. Jeżeli delegowany nie uzyska dokumentu potwierdzającego poniesienie określonego kosztu, wówczas składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj poniesionego wydatku oraz przyczyny jego nieudokumentowania.

W przypadku gdy pracownik poniósł wydatki na wyżywienie w ramach otrzymanej diety lub objęte ryczałtami, nie ma obowiązku ich dokumentowania.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS 2020

reklama

Ostatnio na forum

Artykuł Partnerski

Eksperci portalu infor.pl

Monika Kwiatek Kancelaria Radcy Prawnego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »