Kiedy prowadzący działalność odbywa podróż służbową

Pojęciem podróży służbowej posługuje się przede wszystkim prawo pracy. Zgodnie z art. 77⁵ k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z przytoczonej regulacji prawnej wynika, że pojęcie podróży służbowej odnosi się wyłącznie do pracowników.

Pracownik w podróży

W związku z wykonywaniem podróży służbowej pracownicy mają prawo do określonych świadczeń, w tym diet. Zostały one uregulowane w rozporządzeniach wydanych przez ministra pracy i polityki społecznej na podstawie delegacji zawartej w art. 77⁵ § 2 k.p.

Do pojęcia podróży służbowej odwołują się także przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 23 ust. 1 pkt 52 ustawy określa, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika i podróżą służbową osób niebędących pracownikami, a prowadzącymi działalność gospodarczą.

Podróż przedsiębiorcyPodróż służbową, oprócz pracowników, mogą odbywać także przedsiębiorcy, będący lub też niebędący pracodawcami. Podróże te powinny mieć na uwadze realizację celu gospodarczego lub też służyć bądź być koniecznie w związku z prowadzoną działalnością.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet w związku z odbywaną przez nich lub osoby współpracujące podróżą służbową w wysokości przysługującej pracownikom, a określonych w rozporządzeniach.

W praktyce pojawiły się w tym zakresie wątpliwości. Ustawa o podatku dochodowym nie zdefiniowała na użytek ustawy pojęcia podróży służbowej. Organy podatkowe uznały zatem, że możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowej przedsiębiorcy uzależnione jest od rodzaju prowadzonej działalności. I tak, jeżeli z istoty działalności wynikało, że jest nią stałe wykonywanie określonych działań gospodarczych poza siedzibą, to przedsiębiorca taki nie ma prawa zaliczenia w koszty diet z tytułu podróży służbowych.

W ten sposób zakwestionowano możliwość wliczania wartości diet przez przedsiębiorców świadczących usługi transportowe, geodezyjno-kartograficzne, bowiem w tym przypadku istotą działalności gospodarczej jest stałe wykonywanie pracy poza siedzibą.

Na gruncie takiej interpretacji przepisów, które nie stanowiły urzędowej interpretacji przepisów podatkowych, pojęcie podróży służbowej ogranicza się do jednostkowego wyjazdu w celu wykonania pojedynczego (incydentalnego) zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba podatnika lub stałe miejsce jego pracy.

Interpretacje przepisówWażny dla omawianej kwestii wyrok zapadł 15 września 2005 r. Naczelny Sąd Administracyjny (FSK 2175/04) zajął się sprawą podróży służbowych w odniesieniu do przedsiębiorców.

NSA rozpatrywał skargę dyrektora izby skarbowej. Przychylił się do argumentacji sądu wojewódzkiego wskazując, że zupełnie nieuprawnione było stanowisko organów podatkowych, które przyjmowały, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym wypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych, natomiast podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych.

Mimo tego wyroku stanowisko organów podatkowych nie uległo zmianie. Nie można zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych podatnika - jako osoby prowadzącej działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług kierowania pojazdami - takie stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Rzeszowie w decyzji z 4 stycznia 2007 r. nr IS.I/1-42171/23/06.

Zatrudniani pracownicyZatrudnianie pracowników przez przedsiębiorcę nie wpływa na obowiązek stosowania wskazanych regulacji prawnych związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że prawo nie rozróżnia w tym aspekcie przedsiębiorców zatrudniających i niezatrudniających pracowników.

Jedyną różnicą w tym zakresie jest fakt, że przedsiębiorca taki może polecić odbycie podróży służbowej zatrudnionemu pracownikowi. W takiej sytuacji, świadczenia związane z podróżą służbową przysługują pracownikowi. Ich zakres i wysokość uregulowana jest w kodeksie pracy i aktach wykonawczych do niego.

DIETY W KRAJUDieta w związku z podróżą odbywaną na terenie kraju wynosi 23 zł za dobę podróży.


Podstawa prawna:
- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
- rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).