Prezenty świąteczne dla pracowników - rozliczanie

Upominki świąteczne od pracodawcy

Upominki świąteczne pracodawca może sfinansować swoim pracownikom np. ze środków obrotowych lub pochodzących z zfśs. O ile sfinansowanie tego rodzaju działalności z rachunku firmowego nie wymaga spełnienia przez pracowników lub inne obdarowane osoby żadnych kryteriów, o tyle przy wykorzystaniu do tego celu środków socjalnych trzeba zachować pewną ostrożność. W tym bowiem przypadku pracodawca musi każdorazowo przeanalizować sytuację życiową, rodzinną i materialną osób będących jednocześnie uprawnionymi do korzystania z funduszu.

Pracodawca może zorganizować i sfinansować prezenty z okazji świąt Bożego Narodzenia ze środków zfśs, ale wyłącznie dla uprawnionych pracowników. Osoby niebędące beneficjentami funduszu (inne niż pracownicy) nie mogą korzystać z jego zasobów, jeżeli nie zostały uprawnione do korzystania ze środków zfśs w regulaminie funduszu.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2021

Finansowanie z funduszu socjalnego

Pracodawcy, którzy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, najczęściej finansują prezenty świąteczne dla zatrudnionych osób z jego środków. Zasoby finansowe funduszu powinny być jednak wydatkowane i przeznaczane na działalność socjalną zgodnie z postanowieniami regulaminu funduszu, który jednocześnie musi być zgodny z ustawą o zfśs. Środki funduszu pracodawca przekazuje przeważnie m.in. na zapomogi, zakup bonów towarowych, paczek ze słodyczami lub z artykułami spożywczymi czy na karty przedpłacone. Zasadniczo ze środków funduszu można sfinansować każdy rodzaj wsparcia zarówno pieniężnego, jak i rzeczowego, którego wartość należy zróżnicować, wykorzystując kryteria socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Oznacza to, że środki zfśs:

• powinny być kierowane przede wszystkim do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej,
• nie mogą być przyznawane według zasady "wszystkim po równo".

W sferze działalności socjalnej mieści się również finansowanie świadczeń i usług nieulgowych, do których nie trzeba stosować kryteriów socjalnych. Tym samym wszystkie osoby uprawnione do korzystania z funduszu mają do nich dostęp na równych prawach i nie muszą składać wniosków, aby otrzymać wsparcie (wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88).

Zarówno świadczenia (usługi) ulgowe - udzielane z zastosowaniem kryteriów socjalnych, jak i nieulgowe - skierowane w tej samej wysokości do wszystkich osób, powinny być zapisane w regulaminie funduszu socjalnego. Mimo że takie postanowienia regulaminu należy uznać za zgodne z ustawą o zfśs, jednak nadal trudno rozstrzygnąć, jak w razie kontroli działania te potraktuje np. ZUS i czy nie zobowiąże pracodawcy do oskładkowania świadczeń, które zostały przyznane bez stosowania kryterium socjalnego. Często decyzje ZUS nakazują bowiem zapłatę zaległych składek od świadczeń pochodzących z zfśs, przyznanych uprawnionym w równej wartości, bez analizy ich sytuacji życiowej.

Finansowanie ze środków obrotowych

Pracodawcy, którzy nie posiadają zfśs lub nie chcą stosować kryteriów socjalnych przy przekazywaniu świadczeń na święta, mogą wygospodarować na ten cel bieżące środki. Wówczas mają pełną dowolność przy udzielaniu świadczeń i wyborze ich rodzaju. Pracodawca może zatem np. obok wynagrodzeń wypłacić premie świąteczne, rozdać bony o jednakowej wartości czy wręczyć pracownikom drobne upominki.

Podatki

Z podatku dochodowego jest zwolniona wartość otrzymywanych przez pracownika - w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs - rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Wyjątkowo w latach 2020-2021 limit ten jest wyższy i wynosi 2000 zł (art. 52l pkt 3 ustawy o pdof). Wskazany limit zwolnienia z podatku jest jeden. Dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z funduszy socjalnych i funduszy związków zawodowych niezależnie od tego, u ilu pracodawców dany pracownik jest zatrudniony i od ilu uprawnionych podmiotów (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z tych funduszy. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof).

Skorzystanie z omawianego zwolnienia jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

• świadczenie ma charakter rzeczowy lub pieniężny,
• świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o zfśs,
• źródłem finansowania świadczenia są w całości środki zfśs lub funduszy związków zawodowych,
• wartość przekazanych świadczeń nie przekracza w roku podatkowym kwoty 1000 zł; w latach 2020-2021 limit ten wynosi 2000 zł.

Kolejną przesłanką zwolnienia z podatku jest przekazywanie pracownikom ulgowych świadczeń związanych z finansowaniem działalności socjalnej, zgodnie z regulaminem oraz ustawą o zfśs. Chodzi o świadczenia uzależnione od kryteriów socjalnych, a więc zróżnicowane wartościowo. Świadczenia nieulgowe, które przewiduje regulamin funduszu, powinny kwalifikować się do zwolnienia z podatku, jeśli stanowią przychód pracownika i zostały spełnione wszystkie pozostałe warunki przyznawania tych świadczeń wynikające z regulaminu funduszu.

Świadczenia sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych są zwolnione z podatku, jeżeli pracodawca w całości sfinansuje dane świadczenie z funduszu albo finansowanie z funduszu będzie częściowe, natomiast pozostałą część pokryje pracownik. Chodzi bowiem o współfinansowanie świadczenia - przez pracodawcę z zfśs i przez pracownika z jego środków. Z inną sytuacją będziemy mieli do czynienia, gdy pracodawca zakupi świadczenie czy usługę, wykorzystując różne źródła, np. zarówno zfśs, jak i środki obrotowe. Wówczas taki sposób poniesienia kosztu uniemożliwia zastosowanie zwolnienia z podatku. Opodatkowaniu podlega wtedy cała wartość świadczenia.

W przypadku sfinansowania świadczeń świątecznych ze środków obrotowych lub z innych funduszy niż zfśs albo niezastosowania przez pracodawcę kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń ulgowych z zfśs, pełna ich wartość stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Takie świadczenia trzeba zatem doliczyć do pozostałych przychodów osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i pobrać zaliczkę na zasadach ogólnych.

Opodatkowaniu w pełnej wysokości, bez żadnych ograniczeń, podlega wartość bonów, talonów, kart podarunkowych zwanych elektronicznymi bonami czy kuponów biletowych, bez względu na źródło ich finansowania (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof).

Składki

Składek nie nalicza się od świadczeń, które zostały zakupione ze środków zfśs, bez względu na ich rodzaj czy wartość, i rozdysponowane zgodnie z przepisami ustawy o zfśs. Nie ma w tym zakresie żadnych limitów, liczy się tylko źródło finansowania i prawidłowe przekazanie świadczeń, np. upominków świątecznych. ZUS konsekwentnie stosuje zasadę, zgodnie z którą wyłączone z oskładkowania są tylko te świadczenia z zfśs, które zostały przyznane z zastosowaniem kryterium socjalnego.

Natomiast świadczenia sfinansowane pracownikom ze środków obrotowych, stanowiące ich przychód ze stosunku pracy, powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przyjmijmy, że pracownica otrzymała w grudniu 2020 r. z zfśs paczki dla 4 dzieci o łącznej wartości 1500 zł i bon towarowy o wartości 650 zł, a ze środków obrotowych premię regulaminową w wysokości 300 zł. Ponadto otrzymała bilety do kina o wartości 150 zł - sfinansowane po połowie przez nią i ze środków zfśs. Przy przyznawaniu świadczeń z zfśs pracodawca stosuje kryterium socjalne. W 2020 r. pracownica nie otrzymała już wsparcia z funduszu w wysokości 500 zł z okazji świąt wielkanocnych. Jest wynagradzana stałą stawką miesięczną. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy uwzględnić miesięczne wynagrodzenie i premię regulaminową. Wszystkie świadczenia sfinansowane z zfśs są bowiem zwolnione z tych składek. W podstawie opodatkowania oprócz stawki miesięcznej i premii należy uwzględnić świadczenia z zfśs w wysokości 725 zł, tj. (500 zł: świadczenie z zfśs otrzymane z okazji świąt wielkanocnych + 1500 zł: paczki dla dzieci + 75 zł: bilet do kina) - (2000 zł - limit zwolnienia z podatku) + (650 zł: bon towarowy).

Podstawa prawna:

• art. 9, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 38, pkt 67, art. 32, art. 41 ust. 1, art. 42, art. 52l ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565

• § 1, § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949

• art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 8 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1070

• art. 6 ust. 1 pkt 1, pkt 4, art. 18 ust. 1, ust. 3, art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1291

• art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1398; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1578