Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.