Kategorie

Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Katarzyna Jezierska
Zagubione lub zniszczone dokumenty ubezpieczeniowe to dla przedsiębiorcy problem. W ich odtworzeniu pomoże ZUS – przygotuje kopie ze swojej bazy. Dokumenty w postaci plików KEDU importuje się następnie do programu Płatnik.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

Reklama

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

Reklama

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.


Jakie dokumenty można skopiować

W celu odtworzenia utraconych dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek może wystąpić do ZUS o wydanie ich kopii w postaci plików KEDU z bazy ZUS KSI, która zawiera dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od początku reformy emerytalnej, czyli od 1 stycznia 1999 r. Skrót KEDU oznacza Kolekcję Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych. Kryteria doboru dokumentów określa płatnik. Na jego wniosek ZUS przygotuje pliki z odpowiednimi zestawami dokumentów ubezpieczeniowych. Jeśli płatnik stara się o kopie dokumentów zgłoszeniowych (płatnika lub ubezpieczonego), kryterium jest data wpływu do ZUS. Zamawiane dokumenty rozliczeniowe definiuje się przez okres rozliczeniowy, którego dotyczą. Innym kryterium jest identyfikator wsadu – rodzaj identyfikatora dokumentu, pod którym występuje on w KSI ZUS.

Płatnik może złożyć zamówienie zarówno na dokumenty złożone przez niego, jak i na te, które stworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (korekty, klony). Nie ma też znaczenia, w jakiej formie dokumenty zostały kiedyś do ZUS przekazane – na nośniku elektronicznym, w formie papierowej czy w formie przekazu elektronicznego, ponieważ dokumenty zostaną wygenerowane na podstawie wszystkich danych znajdujących się w Rejestrach Centralnych KSI ZUS.

Procedura uzyskiwania plików KEDU

Przygotowanie plików KEDU odbywa się na wniosek płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. W celu złożenia zamówienia płatnik lub upoważniona przez niego osoba musi osobiście udać się do jednostki ZUS.

Wymagane dokumenty to:

  • dowód osobisty płatnika, jeśli jest on osobą fizyczną i występuje osobiście,
  • pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika (z jego danymi identyfikacyjnymi) oraz dowód osobisty osoby upoważnionej,
  • zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, REGON oraz o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Kserokopię wymienionych dokumentów oraz oryginał pełnomocnictwa dołącza się do dokumentacji. Pracownik ZUS wypełnia w obecności osoby składającej zamówienie formularz zamówienia na pliki KEDU, a następnie wysyła do Centrali ZUS zamówienie na odpowiedni zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Termin odbioru zamówionego zestawu dokumentów wynosi około 1–2 tygodni. Jeśli osoba odbierająca zamówienie nie jest tą samą, która składała zamówienie, również musi przedstawić pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika, które także jest włączane do dokumentacji. Dokumenty ubezpieczeniowe nagrywane są na uzgodnione wcześniej i dostarczone przez płatnika nośniki – płytę CD-R lub CD-RW. Do płyty ZUS załącza szczegółową instrukcję, w jaki sposób zaimportować dokumenty do bazy danych w programie Płatnik. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z programu Płatnik, wraz z zamówionym plikiem KEDU powinni otrzymać płytę CD z tym programem.

Ułatwienia dla powodzian

Specjalne ułatwienia w uzyskiwaniu plików KEDU przewiduje ZUS dla płatników, którzy utracili dokumenty ubezpieczeniowe w wyniku powodzi. Płatnicy ci mogą złożyć zamówienie osobiście w jednostce ZUS lub zamówić pliki telefonicznie (dzwoniąc na infolinię ZUS 0 801 410 410 czynną w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–15.00). Przy składaniu zamówienia należy podać dane identyfikujące płatnika oraz poinformować, że dokumenty zostały utracone w wyniku powodzi. Pracownik ZUS wypełni formularz zamówienia, a po otrzymaniu z Centrali ZUS plików z dokumentacją telefonicznie uzgodni z przedsiębiorcą termin i adres jednostki ZUS, w której będzie można odebrać pliki. Przy odbiorze plików płatnik składek powinien okazać dowód osobisty, a jeśli pliki odbiera osoba upoważniona – powinna ona przedstawić pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika oraz dowód osobisty. Zamówienia złożone w tym trybie mają być realizowane w pierwszej kolejności.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.