REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ratunek dla płatnika - pliki z bazy ZUS

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska

REKLAMA

Zagubione lub zniszczone dokumenty ubezpieczeniowe to dla przedsiębiorcy problem. W ich odtworzeniu pomoże ZUS – przygotuje kopie ze swojej bazy. Dokumenty w postaci plików KEDU importuje się następnie do programu Płatnik.

Przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jest obowiązkiem płatnika składek. Dokumenty stanowią materiał dowodowy w sporach między płatnikiem a ZUS, są także podstawą ewentualnych korekt składanych do ZUS.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA) z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń płatnik powinien przechowywać przez 5 lat. Należy podkreślić, że obowiązek ten dotyczy też płatników, którzy składają do ZUS dokumenty przekazem elektronicznym, nie wystarczy bowiem, że przechowują zgłoszenia na nośnikach elektronicznych. Płatnicy ci powinni sporządzić również dokumenty w wersji papierowej opatrzone własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Dokumenty rozliczeniowe (formularze ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) płatnik ma obowiązek przechowywać przez 10 lat (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Obowiązek ten dotyczy dokumentów wysyłanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia danego pracownika (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).

REKLAMA

Wskazane jest, aby dowody potwierdzające opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia społeczne przechowywała przez 50 lat. Organ rentowy może żądać przedłożenia tych dokumentów za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych), ale z przepisu nie wynika, do kiedy organowi rentowemu wolno wystąpić z takim żądaniem.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Choć płatnik ma obowiązek przechowywania dokumentów, zdarza się, że traci część lub nawet całość dokumentacji. Problem ten dotyczy często dokumentów składanych w formie papierowej lub składanych w latach 90. Zarówno zdarzenia losowe (kradzież, powódź, pożar), jak i niedbalstwo poprzedniego biura księgowego mogą być przyczyną poważnych braków w dokumentacji. ZUS pomaga w jej odtworzeniu.


Jakie dokumenty można skopiować

W celu odtworzenia utraconych dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek może wystąpić do ZUS o wydanie ich kopii w postaci plików KEDU z bazy ZUS KSI, która zawiera dokumenty składane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych od początku reformy emerytalnej, czyli od 1 stycznia 1999 r. Skrót KEDU oznacza Kolekcję Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych. Kryteria doboru dokumentów określa płatnik. Na jego wniosek ZUS przygotuje pliki z odpowiednimi zestawami dokumentów ubezpieczeniowych. Jeśli płatnik stara się o kopie dokumentów zgłoszeniowych (płatnika lub ubezpieczonego), kryterium jest data wpływu do ZUS. Zamawiane dokumenty rozliczeniowe definiuje się przez okres rozliczeniowy, którego dotyczą. Innym kryterium jest identyfikator wsadu – rodzaj identyfikatora dokumentu, pod którym występuje on w KSI ZUS.

Płatnik może złożyć zamówienie zarówno na dokumenty złożone przez niego, jak i na te, które stworzył Zakład Ubezpieczeń Społecznych (korekty, klony). Nie ma też znaczenia, w jakiej formie dokumenty zostały kiedyś do ZUS przekazane – na nośniku elektronicznym, w formie papierowej czy w formie przekazu elektronicznego, ponieważ dokumenty zostaną wygenerowane na podstawie wszystkich danych znajdujących się w Rejestrach Centralnych KSI ZUS.

Procedura uzyskiwania plików KEDU

Przygotowanie plików KEDU odbywa się na wniosek płatnika lub osoby przez niego upoważnionej. W celu złożenia zamówienia płatnik lub upoważniona przez niego osoba musi osobiście udać się do jednostki ZUS.

Wymagane dokumenty to:

  • dowód osobisty płatnika, jeśli jest on osobą fizyczną i występuje osobiście,
  • pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika (z jego danymi identyfikacyjnymi) oraz dowód osobisty osoby upoważnionej,
  • zaświadczenie o nadaniu numeru NIP, REGON oraz o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

Kserokopię wymienionych dokumentów oraz oryginał pełnomocnictwa dołącza się do dokumentacji. Pracownik ZUS wypełnia w obecności osoby składającej zamówienie formularz zamówienia na pliki KEDU, a następnie wysyła do Centrali ZUS zamówienie na odpowiedni zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Termin odbioru zamówionego zestawu dokumentów wynosi około 1–2 tygodni. Jeśli osoba odbierająca zamówienie nie jest tą samą, która składała zamówienie, również musi przedstawić pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika, które także jest włączane do dokumentacji. Dokumenty ubezpieczeniowe nagrywane są na uzgodnione wcześniej i dostarczone przez płatnika nośniki – płytę CD-R lub CD-RW. Do płyty ZUS załącza szczegółową instrukcję, w jaki sposób zaimportować dokumenty do bazy danych w programie Płatnik. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas nie korzystali z programu Płatnik, wraz z zamówionym plikiem KEDU powinni otrzymać płytę CD z tym programem.

Ułatwienia dla powodzian

Specjalne ułatwienia w uzyskiwaniu plików KEDU przewiduje ZUS dla płatników, którzy utracili dokumenty ubezpieczeniowe w wyniku powodzi. Płatnicy ci mogą złożyć zamówienie osobiście w jednostce ZUS lub zamówić pliki telefonicznie (dzwoniąc na infolinię ZUS 0 801 410 410 czynną w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00–15.00). Przy składaniu zamówienia należy podać dane identyfikujące płatnika oraz poinformować, że dokumenty zostały utracone w wyniku powodzi. Pracownik ZUS wypełni formularz zamówienia, a po otrzymaniu z Centrali ZUS plików z dokumentacją telefonicznie uzgodni z przedsiębiorcą termin i adres jednostki ZUS, w której będzie można odebrać pliki. Przy odbiorze plików płatnik składek powinien okazać dowód osobisty, a jeśli pliki odbiera osoba upoważniona – powinna ona przedstawić pisemne pełnomocnictwo do działania w imieniu płatnika oraz dowód osobisty. Zamówienia złożone w tym trybie mają być realizowane w pierwszej kolejności.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Prawne wymogi automatyzacji. Co może zrobić AI, a co nadal wymaga pracy człowieka? AI Act od 2026 roku - co nowe przepisy zmienią w biznesie?

Wraz z dynamicznym rozwojem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji pojawia się pytanie o granice ich stosowania w kontekście odpowiedzialności prawnej. Choć Polska nie posiada jeszcze kompleksowej regulacji dotyczącej AI, to już dziś na gruncie obowiązujących przepisów prawa cywilnego, prawa pracy, RODO czy kodeksu cywilnego można ocenić, co wolno, a czego nie wolno automatyzować. Uwagę przedsiębiorców i prawników coraz bardziej przyciąga także unijne rozporządzenie w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), które wejdzie w życie w 2026 roku i wprowadzi kategoryzację systemów AI, nakładając ścisłe wymogi na te uznane za wysokiego ryzyka.

Wypadki przy pracy 2024 [GUS]

Wypadki przy pracy w 2024 roku - jakie są statystyki GUS? Okazuje się, że liczba wypadków ogółem spada, ale rośnie liczba wypadków ciężkich i śmiertelnych. Jakie jest wskaźnik wypadkowości?

Rekrutacja smart. Jak wykorzystać AI, by zatrudniać lepiej, szybciej i bardziej fair?

Rekrutacja smart to nowoczesne podejście do zatrudniania oparte na danych, analityce i sztucznej inteligencji, zamiast na deklaracjach z CV czy subiektywnych ocenach. Technologia umożliwia obiektywną i powtarzalną ocenę dopasowania do roli, wspierając bardziej sprawiedliwe i efektywne decyzje rekrutacyjne. Warto zatem odejść od bezkrytycznej wiary w CV czy testów osobowości i stworzyć kandydatom warunki do pokazania, co naprawdę potrafią. To nie futurystyczna wizja, ale konieczność w obliczu przeciążenia informacyjnego i rosnących wyzwań na rynku pracy.

Problemy z zasiłkami przedsiębiorców. ZUS odmawia wypłaty. Rzecznik MŚP interweniuje

Do końca 2021 roku brak opłaty składki chorobowej w terminie albo opłacenie jej w niepełnej wysokości skutkowało automatyczną utratą ubezpieczenia chorobowego przez przedsiębiorcę. Obecnie przepisy zostały zmienione i nie dochodzi do tego, jeśli niedopłata wynosi do 1% minimalnego wynagrodzenia. Aktualnie, mimo zmiany przepisów, ZUS odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, gdy przedsiębiorcy nie podlegali ubezpieczeniu chorobowemu w okresie przed 2022 r. Rzecznik MŚP interweniuje.

REKLAMA

Pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy: wyjaśnienia, konsultacje, wyniki analiz, przedstawiciel MŚP w zespole

Rusza pilotaż 4-dniowego tygodnia pracy. Rzecznik MŚP prosi o wyjaśnienia w tej sprawie. Apeluje również o gruntowne konsultacje i wyniki analiz dotyczące skróconego tygodnia pracy. Postuluje o włączenie przedstawiciela Rzecznika MŚP do zespołu ds. skróconego czasu pracy.

Zmiany w zawodzie psychologa 2025: jest projekt ustawy

Będą duże zmiany w zawodzie psychologa. Jest projekt ustawy o zawodzie psychologa oraz samorządzie psychologów. Aktualne przepisy są niezgodne z prawem. Co się zmieni?

ZUS: renta wdowia 2025. Komu się należy i jaka jest wysokość świadczenia? [WNIOSEK]

Seniorzy wciąż pytają komu w 2025 r. należy się renta wdowia. ZUS tłumaczy, ile wynosi świadczenie, jakie są warunki i jak złożyć wniosek. Czy można dorabiać do renty wdowiej?

Do 31 maja 2025 r. odpis na ZFŚS. Ile wynosi?

Pierwszą ratę odpisu na ZFŚS należy przekazać do końca maja 2025 roku (31 maja – sobota). Ile wynosi odpis na ZFŚS w 2025 roku? Kiedy trzeba wpłacić drugą ratę?

REKLAMA

Pracujący, bezrobotni i bierni zawodowo. GUS opublikował wyniki wstępne BAEL w I kwartale 2025 r.

Główny Urząd Statystyczny opublikował wyniki wstępne Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL) w I kwartale 2025 r. Wyniki te odnoszą się do ludności przebywającej lub zamierzającej przebywać na terenie kraju przez co najmniej 12 miesięcy, zamieszkałej w gospodarstwach domowych.

Work-life balance wciąż wyzwaniem polskich mam

Im starsze dziecko, tym większe zaangażowanie kobiet w nieodpłatną pracę opiekuńczą. Chociaż rośnie udział ojców, to nadal jest on niewielki, zwłaszcza w opiece nad starszymi dziećmi. Takie wnioski płyną z raportu przygotowanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Fundację Share the Care.

REKLAMA