Kategorie

Czy od wartości odzieży reprezentacyjnej przekazanej pracownikowi na własność trzeba opłacić składki i zaliczkę na podatek

Izabela Lipińska
Niedługo wyślemy delegację pracowniczą do reprezentowania naszej firmy na corocznych targach, które mają dla nas strategiczne znaczenie. W tym celu pracownicy otrzymali od firmy jednorazowo na własność odzież reprezentacyjną (kostiumy i garnitury w kolorze odpowiadającym logo firmy oraz buty) z przypiętym logo naszej firmy, które potem będą mogli usunąć. Koszt odzieży dla każdego z pracowników, zgodnie z wystawioną fakturą, wyniósł 500 zł. Czy wartość tej odzieży powinniśmy uwzględnić w podstawie wymiaru składek i podatku?

Wartość przekazanej odzieży i butów należy uwzględnić zarówno w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia tych pracowników, jak i w podstawie opodatkowania. Obowiązek używania takiej odzieży nie wynika bowiem z przepisów powszechnego ani zakładowego prawa pracy, a odzież może być używana także do celów prywatnych.

UZASADNIENIE

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika należy uwzględniać wartość tych przychodów, które ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje za przychód ze stosunku pracy. Wyjątkiem są jedynie przychody zwolnione ze składek na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy systemowej (wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki) bądź § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wśród wymienionych tam przychodów jest jedynie wartość odzieży i obuwia przekazanego pracownikowi na podstawie przepisów bhp – czyli to zwolnienie nie ma w tym przypadku zastosowania.

W sytuacji przydzielenia pracownikom odzieży i obuwia należy jednak zastanowić się, czy po stronie pracowników w ogóle powstało przysporzenie majątkowe, czyli przychód ze stosunku pracy.

Wartość ubioru przekazanego pracownikowi przez pracodawcę nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy, gdy obowiązek jego noszenia w pracy wynika z umowy o pracę, powszechnych (np. wobec policjantów, pielęgniarek, żołnierzy itp.) lub zakładowych źródeł prawa pracy. Może to dotyczyć również tzw. odzieży reprezentacyjnej, a więc odzieży zakładanej przez pracowników w celach reklamowych. Jednak warunkiem jest, aby odzież miała widoczne i stałe oznaczenia charakteryzujące firmę. Na tej podstawie uznaje się, że odzież może być używana wyłącznie w celach służbowych.

WAŻNE!

Aby wartość ubioru przekazanego pracownikowi nie stanowiła przychodu ze stosunku pracy, ubiór musi zostać pozbawiony cech ubioru prywatnego.


W tej sprawie wypowiedział się m.in. naczelnik III Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiu w postanowieniu z 26 stycznia 2007 r. (sygn. 1473/WP/415/789/ 42/07/JK): „Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownicy ubiory te noszą wyłącznie w czasie pracy i nie mają prawa do używania tej odzieży poza godzinami pracy. Ponadto pracownicy są zobowiązani zwrócić te ubiory po okresie używalności określonym w Regulaminie. Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, że wartość tych ubiorów nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i nie podlega opodatkowaniu. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 10 wolna od podatku dochodowego jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. Odzież służbowa to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych, np. mundur, odzież robocza (kombinezon, fartuch), odzież reprezentacyjna, charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.”

Państwa pracownicy otrzymali jednorazowo i na własność ubiór reprezentacyjny i obuwie. Nie muszą ich zakładać na co dzień do pracy, ponieważ taki obowiązek nie wynika z przepisów wewnętrznych firmy ani z zakresu obowiązków tych osób. Odzież ta kolorystycznie odpowiada logo firmy i została przydzielona pracownikom wyłącznie w celu odpowiedniego reprezentowania firmy na targach. Jednak po zakończeniu targów pracownicy będą mogli zatrzymać odzież i po usunięciu emblematów firmy używać jej do celów prywatnych. W tej sytuacji należy uznać, że po stronie pracowników powstanie przysporzenie w wysokości wartości nieodpłatnie przekazanych odzieży i obuwia. Pracownicy mogą je bowiem używać również poza pracą na targach. Co do zasady, jeśli pracodawca kupuje i finansuje „zwykłą” odzież, np. po to, aby pracownicy korzystnie się prezentowali, np. w celu budowania spójnego wizerunku firmy na zewnątrz (zwykły garnitur, bluzka itp.), to taki wydatek nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu, a tym samym zalicza się on do przychodów pracownika podlegających opodatkowaniu. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 15 września 1999 r. (I SA/Wr 1261/98), w którym stwierdził, że: „zakup podstawowych składników odzieży, takich jak garnitur, stanowi pokrywanie wydatków związanych z realizacją osobistych potrzeb podatnika”.

Przekazane pracownikom odzież i obuwie są dla tych osób świadczeniem w naturze otrzymanym od pracodawcy z tytułu łączącego ich stosunku pracy. Aby uwzględnić to świadczenie w podstawie wymiaru składek, należy ustalić jego wartość pieniężną na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ponieważ odzież i obuwie zostały kupione przez Państwa firmę, wartość tego świadczenia stanowi koszt zakupu, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe określają wysokość ekwiwalentu pieniężnego w zamian za tego rodzaju świadczenia (wówczas kwota ekwiwalentu będzie wartością świadczenia). Jeśli w przepisach płacowych obowiązujących w Państwa firmie nie ma zapisów o wysokości takiego ekwiwalentu, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne każdego pracownika, który otrzymał odzież i obuwie, należy uwzględnić przychód w wysokości ceny zakupu, tj. 500 zł.


Natomiast do celów podatkowych wartość świadczenia w naturze należy ustalać według cen rynkowych, czyli w kwocie 500 zł, niezależnie od obowiązujących w firmie przepisów o wynagradzaniu (art. 11 ust. 2 updof).

Mogą Państwo uniknąć w przyszłości konieczności uwzględniania wartości przekazanych pracownikom odzieży i obuwia w podstawie wymiaru składek i podatku, jeśli do wewnętrznych przepisów zostanie wprowadzony zapis zobowiązujący do noszenia określonej odzieży reprezentacyjnej (z jej dokładnym opisem) pracowników reprezentujących firmę na targach handlowych czy innego rodzaju oficjalnych spotkaniach. Ważne jest jednak, aby odzież ta różniła się (np. kolorem, specyficznym krojem, odpowiednimi dodatkami itd.) od zwykłych, oficjalnych strojów, jakie na co dzień noszą pracownicy, jak np. garnitur czy biała bluzka. W przeciwnym bowiem razie nie będzie istniała różnica między obowiązkowym ubraniem służbowym a ubraniem noszonym na co dzień przez pracownika, co spowoduje, że kosztów odzieży reprezentacyjnej nie będzie można wyłączyć z podstawy wymiaru składek ani z opodatkowania.

Podstawa prawna

  • art. 4 ust. 9, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • § 2 ust. 1 pkt 10, § 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
  • art. 11 ust. 2–2b, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.