Czy ZUS może żądać korekty dokumentów rozliczeniowych za okres, za który zostały umorzone składki

Ma Pani obowiązek sporządzić korektę, mimo że będzie ona dotyczyć dokumentów za okres, za który składki zostały umorzone. Również fakt, że aktualnie nie prowadzi Pani działalności, nie zwalnia Pani z obowiązku sporządzenia tych korekt. Korekta dokumentów powinna zawierać prawidłowe kwoty składek należnych za wskazany okres.

UZASADNIENIE

Płatnik składek ma obowiązek przekazywać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe (tj. dokumenty zgłoszeniowe i dokumenty rozliczeniowe) zawierające prawidłowe dane. „Prawidłowe” oznacza, że mają to być dane zgodne ze stanem faktycznym i prawnym obowiązującym w dacie ich sporządzania. Podanie nieprawidłowych danych i stwierdzenie, że są one nieprawidłowe (przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS) zawsze rodzi obowiązek złożenia dokumentów ubezpieczeniowych korygujących zawierających prawidłowe informacje.

Umorzenie przez ZUS należności z tytułu składek za okres, za który zostały złożone przez płatnika dokumenty rozliczeniowe zawierające nieprawidłowe dane, nie zwalnia go z obowiązku skorygowania tych nieprawidłowości. W dokumentach rozliczeniowych powinny być wykazywane składki należne. Nie można natomiast uznać, że składki, które zostały umorzone, były nienależne. W szczególności przepisy regulujące problematykę korygowania dokumentów ubezpieczeniowych nie dają podstaw do twierdzenia, że w takim przypadku ten obowiązek jest wyłączony.

WAŻNE!

Umorzenie i przedawnienie należności z tytułu składek nie wyłącza obowiązku sporządzenia korekty dokumentów rozliczeniowych.

Dokumenty rozliczeniowe korygujące powinny zawierać wszystkie prawidłowe informacje według stanu na dzień sporządzenia pierwszorazowych dokumentów rozliczeniowych. Korekta zmienia dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego.

Utrata przez osobę fizyczną statusu płatnika składek (np. z uwagi na zaprzestanie wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej) nie zwalania jej ani ze zobowiązań finansowych wobec ZUS, ani z obowiązku korygowania uprzednio złożonych dokumentów rozliczeniowych, w których ZUS stwierdził nieprawidłowości.

Pieczątka płatnika nie jest konieczna ani do sporządzenia raportu imiennego, ani deklaracji rozliczeniowej. Tak wynika z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które określają, co powinny zawierać te dokumenty. Oznacza to, że jeżeli osoba fizyczna sporządzająca dokumenty rozliczeniowe korygujące nie dysponuje już pieczątką firmową, powinna poprzestać na złożeniu na tych dokumentach własnoręcznego podpisu.

Podstawa prawna

• art. 41 ust. 3–7b, art. 46 ust. 4, art. 47 ust. 3–3b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).