Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Kiedy 8 września 2016 r. znowelizowano kodeks cywilny, mało kto zauważył, że rzeczywistość wokół nas uległa znacznej zmianie – można nawet zaryzykować stwierdzenie, że dopiero wtedy zaczął się w Polsce XXI wiek! Ustawodawca bowiem w końcu zauważył, że od jakiegoś czasu wiele spraw załatwia się przez internet lub telefonicznie i oficjalnie zatwierdził taką praktykę. Narodziła się nowa forma oświadczeń woli nazwana formą dokumentową. Nie tylko to było jednak rewolucyjne – ustawodawca dodatkowo wyraźnie zapisał, że zasady dotyczące oświadczeń woli stosuje się obecnie odpowiednio do innych typów oświadczeń, zwłaszcza wiedzy lub uczuć.

Zobacz serwis: Prawo

Podstawowe pojęcie

Aby wytłumaczyć, czym jest forma dokumentowa, najpierw należy zdefiniować dokument.

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Definicja ta, zawarta w kodeksie cywilnym, oznacza, że dokumentem jest obecnie zarówno jego postać tradycyjna, tj. papierowa (zapisana kartka papieru), jak również dowolne inne miejsce (sposób) zapisu informacji. W każdym z tych przypadków dokument musi zawierać informację – inaczej jest czystą kartką, pustym plikiem itp. Mówiąc inaczej: żebyśmy mieli do czynienia z dokumentem, konieczne jest wyrażenie woli (wiedzy, uczuć, wiary itp.) danej osoby i zapisanie jej w sposób możliwy do jej odtworzenia.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Dokument może być zatem sporządzony w dowolny sposób (np. za pomocą znaków graficznych, dźwięku czy obrazu) i utrwalony na dowolnym nośniku (np. papierze lub pliku komputerowym) za pomocą dowolnych środków, np. przy użyciu komputera (e-mail) lub telefonu komórkowego (SMS lub MMS). Ważne jest jednak, aby dokument mógł zostać odczytany, a więc żeby na jego podstawie można było się zapoznać z oświadczeniem danej osoby.

Skoro już wiemy, co jest dokumentem, możemy przejść do form czynności prawnych.

Zobacz też: Zatrudnienie

Nowa możliwość

Oświadczenie danej osoby co do zasady może być złożone w dowolnej formie. Przy czym w pewnych przypadkach ustawodawca wprowadza jednak formy szczególne – zazwyczaj dzieje się tak dla celów dowodowych. Najnowszą z nich, ale zarazem najbardziej rozwojową, jest forma dokumentowa.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Forma ta jest zatem zdecydowanie mniej sformalizowana od formy pisemnej i elektronicznej – nie wymaga ona bowiem podpisu ani własnoręcznego, ani elektronicznego. Warto również zwrócić uwagę, że każdy podpisany dokument stanowi równocześnie formę dokumentową (spełnia bowiem jej wymagania) i jedną z dwóch form kwalifikowanych – odpowiednio pisemną lub elektroniczną.

Zobacz: Kodeks pracy

Brak konieczności podpisu w przypadku formy dokumentowej oznacza, że w jej ramach można składać oświadczenia przede wszystkim poprzez mail, ale także SMS czy MMS albo nagrywając wiadomość ustną. Konieczne jest jedynie umożliwienie identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli. Jednocześnie uniwersalna definicja dokumentu powoduje, że forma dokumentowa będzie zachowana także w przypadku pojawienia się nowych nośników i sposobu przekazu.

Ustawodawca na razie nie narzuca formy dokumentowej – ma ona zastosowanie przede wszystkim w kontaktach między stronami umów. Obecnie jest zastrzeżona jedynie dla rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy (jeżeli sama umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej) – oczywiście o ile strony nie postanowią inaczej (zazwyczaj umownie jest wymagana forma pisemna).

Zobacz: Inne formy zatrudnienia

W sprawach kadrowych

W przypadku stosunku pracy co do zasady należy stosować formę pisemną. Jest ona zastrzeżona w pierwszej kolejności dla umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy może być ona jednak zawarta w innej formie (nawet ustnie), ale wtedy musi być potwierdzona na piśmie przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga już definitywnie formy pisemnej. Dodatkowo oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

W niektórych kwestiach „pracowniczych” forma dokumentowa jest jednak w pełni dopuszczalna. Pracodawca może za jej pomocą wydawać podwładnemu polecenia, a ten – składać przeróżnego rodzaju wnioski, np. w sprawach związanych z urlopami. Coraz więcej pracodawców zresztą (przynajmniej tych większych) wprowadza elektroniczne systemy urlopowe. W ich ramach pracownik po zalogowaniu do systemu zaznacza, w które dni chce skorzystać z urlopu, a jego przełożony zatwierdza terminy wskazane przez zatrudnionego. Okazuje się, że zarówno wniosek pracownika, jak i zatwierdzenie przez kierownika to nic innego, jak oświadczenie woli złożone w formie dokumentowej.

Zobacz: Urlopy

Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych. Przepisy nie narzucają formy zawarcia umowy-zlecenia czy o dzieło, więc można je zawierać nawet w formie ustnej (nie ma konieczności potwierdzania ich na piśmie), co jednak jest niewskazane ze względów dowodowych. Lepiej już wykorzystać formę dokumentową i zawrzeć umowę np. w postaci wymiany e-maili.

Zazwyczaj jednak umowy-zlecenia i o dzieło nadal zawierane są na piśmie. Inaczej jest natomiast w przypadku rachunków wystawianych w ramach tych umów – tu coraz częściej stosowana jest forma dokumentowa. Nie ulega też wątpliwości, że rachunki te mogą być sporządzane w tej właśnie formie (np. jako arkusz kalkulacyjny) i przesyłane bez podpisu (np. e-mailem). Należy jednak podkreślić, że podpis na rachunku uwiarygodnia chociażby koszt uzyskania przychodów, a tym samym – o ile nie jest to w jakiś znaczny sposób utrudnione – z tego względu lepiej zachowywać przy nich formę pisemną.

Zobacz: Wypowiedzenie

Chcąc wprowadzić formę dokumentową w sprawach kadrowych (i nie tylko kadrowych), warto również rozważyć wprowadzenie pewnych ograniczeń. Dokument jest bowiem pojęciem bardzo szerokim, a niektóre jego formy (np. SMS) mogą sprawiać kłopoty techniczne chociażby przy próbie udokumentowania (np. w procesie sądowym). Tym samym zapis np. w umowie mówiący krótko o zastosowaniu takiej formy może okazać się problematyczny.

Aby nie być narażonym na otrzymywanie „niewygodnie zapisanych” informacji, można zastrzec, że forma dokumentowa będzie zawężona do konkretnych rodzajów dokumentów, którymi mogą się posłużyć strony umowy. Przykładowo można to zapisać w ten sposób: „Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania na koniec danego miesiąca informacji o liczbie godzin świadczenia usług w tym miesiącu w formie dokumentowej (wyłączenie pisemnie lub e-mailowo) w terminie do 5. dnia miesiąca następnego”. Można też zrobić to prościej, np. poprzez wskazanie wprost e-maila jako formy przekazu informacji.

Zobacz: Wynagrodzenie

Należy mieć również na uwadze, że skoro forma dokumentowa pisemna została wyraźnie zdefiniowana (w uproszczeniu: kartka z podpisem), nie można więc obecnie uznawać, że obejmuje ona także e-maile. Warto używać właściwych zwrotów, dzięki czemu uniknie się wielu nieporozumień. ⒸⓅ

Dokumentem jest jednostka zapisu i przechowywania informacji (np. określony plik, konkretna kartka papieru). Nośnik danych (np. dysk, płyta, pendrive) to – mówiąc obrazowo – „elektroniczna koperta”.

Trzeba określić konsekwencje

Niezachowanie formy dokumentowej powoduje nieważność czynności prawnej tylko wtedy, gdy ustawa lub umowa przewiduje rygor nieważności (na razie nie ma takich zapisów ustawowych). W pozostałych przypadkach niezachowanie tej formy oznacza komplikacje w zakresie dowodowym – nie jest wtedy dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

A zatem strony, zastrzegając w umowie formę dokumentową, powinny określić jej skutek (np. pod rygorem nieważności). W razie braku takiego postanowienia forma ta będzie traktowana jako zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. ⒸⓅ

Zobacz: Kalkulatory

Przy stawce godzinowej zleceniobiorcy

Dowodem na możliwość zawierania umów cywilnoprawnych w formie dokumentowej jest też art. 8b ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten stanowi m.in. o konsekwencjach zawarcia umowy-zlecenia w innej formie niż dokumentowa – w kontekście wymogu potwierdzania godzin wykonywania zlecenia (dla potrzeb ustalenia, czy zleceniobiorcy zapewniono minimalną stawkę godzinową).

Zgodnie z tą regulacją, jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy dokumentowej (bądź pisemnej lub elektronicznej), zleceniodawca przed rozpoczęciem wykonania zlecenia przez zleceniobiorcę ma obowiązek potwierdzić mu – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – ustalenia co do sposobu ewidencjonowania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeżeli tego nie zrobi, wówczas to na zleceniobiorcę przechodzi obowiązek przedkładania – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. ⒸⓅ

Autor: Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie prawa pracy i podatków

Podstawa prawna:

Art. 65¹, 77, 77², 77³, 73, 74, 76, 77 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Art. 29 par. 2 i 4, art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).

Art. 8b ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.).

Zobacz: Wskaźniki i stawki