Czy można rozwiązać umowę o pracę e-mailem lub sms-em?

PROBLEM

Nasza firma ma główną siedzibę w Warszawie, a wiele oddziałów w całej Polsce. Zarząd spółki i dział kadr znajdują się tylko w Warszawie. Czy po zmianach przepisów można zawierać porozumienia stron w zakresie rozwiązania umowy o pracę w formie dokumentowej, np. za pomocą e-maila, SMS-a, faksu, skanu? Ułatwiłoby to funkcjonowanie firmy.

RADA

Tak. Formę dokumentową będzie można zastosować przy rozwiązywaniu umów o pracę za porozumieniem stron. Dla takiego sposobu rozwiązania umowy nie jest bowiem zastrzeżona w przepisach prawa pracy forma pisemna.

UZASADNIENIE

Od 8 września 2016 r. do Kodeksu cywilnego wprowadzono nową formę czynności prawnych, tj. formę dokumentową. Formę dokumentową spełnia każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, czyli np. e-mail, SMS, faks, skan (art. 77³ Kodeksu cywilnego). W stosunkach pracy formę dokumentową można stosować tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy nie zastrzegają innej formy.

Kodeks pracy zawiera szereg obostrzeń związanych z wypowiadaniem umów o pracę i rozwiązywaniem ich bez wypowiedzenia. Co do zasady musi się to odbywać w formie pisemnej. Tym samym dokumentowa forma czynności prawnych, mimo że skuteczna, stanowiłaby naruszenie przepisów prawa pracy. Jednak w przypadku rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron mamy do czynienia z odmienną sytuacją. Porozumienie stron to w istocie umowa rozwiązująca stosunek pracy, która może być zawarta w dowolnej formie i w każdym momencie istnienia stosunku pracy. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron oznacza zatem porozumienie się przez strony co do wszystkich okoliczności i wchodzących w grę roszczeń związanych z ustaniem stosunku pracy, który strony rozwiązują.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 - praktyczny komentarz z przykładami

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 5 września 2012 r. (III APa 10/12):

(...) granicę w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron wyznacza zasada swobody umów, z ograniczeniami wynikającymi z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności przepisów prawa pracy służących ochronie pracownika.

Przed wprowadzeniem dokumentowej formy czynności prawnych możliwe było uzgodnienie warunków porozumienia stron o rozwiązaniu stosunku pracy za pomocą korespondencji e-mailowej. Fakt, że również w przypadku tego sposobu rozstania pracodawcy z pracownikiem zwykle korzystano z formy pisemnej, wynikał przede wszystkim z trudności dowodowych. Mimo że wydruk z korespondencji e-mailowej stanowił dowód, który w przypadku sporu mógłby zostać przedstawiony przed sądem, istniały obawy, jak zostanie on oceniony i czy sąd uzna go za wystarczające poświadczenie dojścia przez strony stosunku pracy do porozumienia w zakresie warunków rozstania. Po wprowadzeniu w życie przepisów o dokumentowej formie czynności prawnych pracodawcy nie powinni mieć już takich obaw.

Zobacz też: Wypowiedzenie