Czy można rozwiązać umowę o pracę e-mailem lub sms-em?

PROBLEM

Nasza firma ma główną siedzibę w Warszawie, a wiele oddziałów w całej Polsce. Zarząd spółki i dział kadr znajdują się tylko w Warszawie. Czy po zmianach przepisów można zawierać porozumienia stron w zakresie rozwiązania umowy o pracę w formie dokumentowej, np. za pomocą e-maila, SMS-a, faksu, skanu? Ułatwiłoby to funkcjonowanie firmy.

RADA

Tak. Formę dokumentową będzie można zastosować przy rozwiązywaniu umów o pracę za porozumieniem stron. Dla takiego sposobu rozwiązania umowy nie jest bowiem zastrzeżona w przepisach prawa pracy forma pisemna.

UZASADNIENIE

Od 8 września 2016 r. do Kodeksu cywilnego wprowadzono nową formę czynności prawnych, tj. formę dokumentową. Formę dokumentową spełnia każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, czyli np. e-mail, SMS, faks, skan (art. 77³ Kodeksu cywilnego). W stosunkach pracy formę dokumentową można stosować tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy nie zastrzegają innej formy.

Kodeks pracy zawiera szereg obostrzeń związanych z wypowiadaniem umów o pracę i rozwiązywaniem ich bez wypowiedzenia. Co do zasady musi się to odbywać w formie pisemnej. Tym samym dokumentowa forma czynności prawnych, mimo że skuteczna, stanowiłaby naruszenie przepisów prawa pracy. Jednak w przypadku rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron mamy do czynienia z odmienną sytuacją. Porozumienie stron to w istocie umowa rozwiązująca stosunek pracy, która może być zawarta w dowolnej formie i w każdym momencie istnienia stosunku pracy. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron oznacza zatem porozumienie się przez strony co do wszystkich okoliczności i wchodzących w grę roszczeń związanych z ustaniem stosunku pracy, który strony rozwiązują.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2017 - praktyczny komentarz z przykładami

Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 5 września 2012 r. (III APa 10/12):

(...) granicę w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron wyznacza zasada swobody umów, z ograniczeniami wynikającymi z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności przepisów prawa pracy służących ochronie pracownika.

Przed wprowadzeniem dokumentowej formy czynności prawnych możliwe było uzgodnienie warunków porozumienia stron o rozwiązaniu stosunku pracy za pomocą korespondencji e-mailowej. Fakt, że również w przypadku tego sposobu rozstania pracodawcy z pracownikiem zwykle korzystano z formy pisemnej, wynikał przede wszystkim z trudności dowodowych. Mimo że wydruk z korespondencji e-mailowej stanowił dowód, który w przypadku sporu mógłby zostać przedstawiony przed sądem, istniały obawy, jak zostanie on oceniony i czy sąd uzna go za wystarczające poświadczenie dojścia przez strony stosunku pracy do porozumienia w zakresie warunków rozstania. Po wprowadzeniu w życie przepisów o dokumentowej formie czynności prawnych pracodawcy nie powinni mieć już takich obaw.

Zobacz też: Wypowiedzenie

Porozumienie stron dotyczące rozwiązania umowy o pracę może zostać zawarte w dowolnej formie.

Przy rozwiązywaniu stosunku pracy za porozumieniem stron nietrudno jednak popełnić błędy, w wyniku których porozumienie stron może okazać się nieskuteczne, mimo dochowania właściwej formy. Najczęściej wynika to z nietrafnego przyjęcia, że pracownik lub pracodawca zaakceptował przesłaną propozycję rozwiązania umowy. Na tym tle Sąd Najwyższy w wyroku z 24 czerwca 2015 r. (III PK 139/14) wyraził pogląd, że:

(...) pismo pracownika skierowane do pracodawcy, w którym nie został określony sposób i termin rozwiązania umowy o pracę, nie jest oświadczeniem o jej rozwiązaniu z zachowaniem okresu wypowiedzenia ani ofertą zawarcia porozumienia stron, lecz może być zakwalifikowane jedynie jako zaproszenie do rokowań w przedmiocie rozwiązania umowy o pracę.

Pracownik może tylko w sposób wyraźny zaakceptować ofertę rozwiązania umowy złożoną przez pracodawcę do czasu, kiedy upłynie termin rozwiązania umowy określony w tej propozycji. Ta wyraźna akceptacja także może nastąpić w formie dokumentowej, czyli np. poprzez e-mail.

Zobacz serwis: Zatrudnienie

PRZYKŁAD

Pracodawca złożył pracownikowi w formie e-mailowej propozycję rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron, określając m.in. termin, w jakim ma to nastąpić. Pracownik zignorował tę ofertę. W tym przypadku nie można uznać, że pracownik w sposób milczący wyraził zgodę na rozwiązanie stosunku pracy w terminie i trybie zaproponowanych przez pracodawcę. Będzie tak nawet wtedy, gdy system informatyczny pozwoli ustalić fakt odczytania korespondencji e-mailowej. Umowa stron stosunku pracy odnosząca się do jego rozwiązania wymaga bowiem objęcia zgodną wolą stron zarówno tego, że więź łącząca pracownika i pracodawcę ma ustać, jak i trybu oraz terminu dokonania tej czynności.

W uzasadnieniu wyroku z 4 listopada 2009 r. (I PK 94/09, M.P.Pr. 2010/2/58) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że:

(...) w przypadku oferty odnoszącej się do zawarcia umowy w przedmiocie rozwiązania stosunku pracy nie może znaleźć zastosowania art. 69 Kodeksu cywilnego zgodnie z którym, jeżeli według ustalonego w danych stosunkach zwyczaju lub według treści oferty dojście do składającego ofertę oświadczenia drugiej strony o jej przyjęciu nie jest wymagane, umowa dochodzi do skutku, gdy druga strona niezwłocznie przystąpi do jej wykonania. Przepis ten pozwala zatem uznać ofertę za przyjętą po przystąpieniu do wykonania umowy. Niemożność jego zastosowania w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron sprowadza się do tego, że nie da się określić, na czym miałoby polegać przystąpienie do wykonania umowy o rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron, jeśli pracownik dalej świadczy pracę.

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Warto pamiętać, że składający ofertę rozwiązania stosunku pracy za porozumieniem stron jest nią związany aż do upływu terminu oznaczonego w ofercie na oczekiwanie odpowiedzi (art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeżeli strona stosunku pracy w e-mailu (piśmie czy faksie) zawierającym ofertę rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron oznaczy datę ustania stosunku pracy, to jest to równocześnie termin, do którego wiąże ją oferta i do którego druga strona może ofertę skutecznie przyjąć (wyrok Sądu Najwyższego z 14 września 1998 r., I PKN 315/98, OSNP 1999/19/617).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 66 § 1, art. 69, art. 77², art. 77³ ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 380; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

● art. 30, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2255

Zobacz: Kalkulatory