Obowiązki zleceniodawcy związane z prowadzeniem ewidencji godzin od 2017 r.

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców – 13 zł za godzinę pracy. Stawka ta obowiązuje w przypadku umów zlecenia oraz umów, do których stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o zleceniu, zawieranych między:

● przyjmującym zlecenie (zleceniobiorcą), którym jest osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce albo w państwie niebędącym państwem członkowskim UE lub państwem EOG, niezatrudniająca pracowników lub niezawierająca umów ze zleceniobiorcami albo osoba fizyczna niewykonująca działalności gospodarczej, a
● zleceniodawcą, którym jest przedsiębiorca w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo jednostka organizacyjna, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności (nie musi to być działalność gospodarcza).

Zobacz: Zatrudnienie

W przypadku takich umów zawieranych między ww. podmiotami wysokość wynagrodzenia powinna być ustalona w umowie w taki sposób, aby wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług, nie była niższa niż wysokość minimalnej stawki godzinowej, czyli 13 zł w 2017 r. Jeżeli wysokość wynagrodzenia ustalonego w umowie nie zapewnia zleceniobiorcy co najmniej takiej stawki godzinowej, zleceniobiorcy i tak przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej minimalnej stawki godzinowej.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Zasady wypłaty minimalnej stawki godzinowej

Zawierając umowę zlecenia, należy pamiętać, że:

● zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej ani też przenieść prawa do tego wynagrodzenia na inną osobę,
● wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej dokonuje się w formie pieniężnej,
● w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, dokonuje się co najmniej raz w miesiącu.

Zobacz: Wynagrodzenie

Obowiązek prowadzenia ewidencji liczby godzin

Aby możliwe było skontrolowanie, czy zleceniobiorca otrzymuje co najmniej minimalną stawkę godzinową za każdą godzinę pracy, konieczne, jest ewidencjonowanie liczby przepracowanych przez niego godzin. Dlatego ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje, że strony umowy powinny określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Zatem uzgodnienie dotyczące potwierdzania przepracowanych przez zleceniobiorcę liczby godzin musi być częścią innych uzgodnień dokonywanych przy zawieraniu umowy zlecenia.

Umowa zlecenia powinna określać sposób potwierdzania liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę.

Jeżeli strony nie wprowadzą takiego zapisu do umowy, to zleceniobiorca z mocy prawa jest zobowiązany przedłożyć – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (zależnie od swojego wyboru) – informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia (a termin ten w przypadku dłuższej umowy ma przypadać co najmniej raz na miesiąc). Wówczas informacja przedłożona przez zleceniobiorcę będzie musiała stanowić podstawę do naliczenia jego wynagrodzenia.

Zobacz: Inne formy zatrudnienia

Jeżeli natomiast umowa zlecenia nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, wówczas zleceniodawca, tj. przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza zleceniobiorcy w jednej z ww. form ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku braku takiego potwierdzenia, informację o liczbie przepracowanych godzin będzie przedkładał zleceniobiorca i ta informacja będzie stanowiła podstawę do naliczenia jego wynagrodzenia.

Zatem ustalenie, kto ma prowadzić ewidencję liczby przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin – czy będzie to zleceniodawca, czy zleceniobiorca – należy w pierwszej kolejności do stron zawartej umowy, a zasady jej prowadzenia także powinny być ustalone w tej umowie. Dopiero w przypadku gdy strony w umowie tego nie uzgodnią, informację o liczbie godzin, która będzie podstawą naliczenia wynagrodzenia, zleceniobiorca będzie przedkładał zleceniodawcy przed terminem płatności wynagrodzenia. Taka informacja może się ograniczać po prostu do zsumowanej liczby godzin pracy za dany okres, tj. za okres, za który zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie w najbliższym terminie płatności.

Zobacz: Umowy cywilnoprawne

Tylko w przypadku pracy tymczasowej, wykonywanej na podstawie umów zlecenia, z mocy prawa prowadzenie ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług należy do pracodawcy użytkownika, na rzecz którego jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi (a nie do agencji pracy tymczasowej ani pracownika tymczasowego).

Jeżeli kilka osób przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi wspólnie, to potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług musi następować odrębnie w stosunku do każdej z tych osób, ponieważ każdej z nich przysługuje minimalne wynagrodzenie godzinowe, stosownie do liczby przepracowanych przez tę osobę godzin.

Sposób prowadzenia ewidencji liczby godzin

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w żaden sposób nie określa, jak powinna być prowadzona ewidencja liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę. Nie ma żadnych podstaw prawnych, aby przez analogię stosować w tym przypadku przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy przepracowanego przez pracownika (w szczególności art. 149 Kodeksu pracy i § 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Nie jest więc konieczne ewidencjonowanie np. liczby godzin w poszczególnych dniach pracy, w dni wolne od pracy, w porze nocnej, ani też pracy nadliczbowej. Fakty te nie mają zresztą zwykle znaczenia w przypadku prac wykonywanych na podstawie umowy zlecenia, ponieważ przeważnie ustalane jest takie samo wynagrodzenie dla zleceniobiorcy niezależnie od rodzaju dnia pracy (dzień roboczy, dzień wolny od pracy), a także pory wykonywania pracy (dzień, noc). Nie jest też konieczne, aby ewidencja liczby przepracowanych godzin była prowadzona przez zleceniodawcę (analogicznie jak w ramach stosunku pracy jest prowadzona z mocy prawa przez pracodawcę).

Zobacz: Czas pracy

W praktyce ze względu na to, że zwykle zleceniobiorca nie jest na bieżąco kontrolowany przez zleceniodawcę (taka kontrola mogłaby bowiem przemawiać za tym, że de facto strony wiąże stosunek pracy, dla którego charakterystyczne jest podporządkowanie pracownika co do czasu i miejsca świadczenia pracy) prowadzenie ewidencji godzin będzie zapewne należało do obowiązków zleceniobiorcy.

Ewidencja powinna być prowadzona przez zleceniobiorcę z pewnością za okresy co najmniej jednego miesiąca, bo minimalne wynagrodzenie w stawce godzinowej musi mu być wypłacane co najmniej raz w miesiącu.

Jeżeli zgodnie z umową zlecenia praca ma być wykonywana np. w okresie od 4 stycznia do 3 czerwca 2017 r., to zleceniodawca powinien zleceniobiorcy wypłacać wynagrodzenie w stawce minimalnej co najmniej raz w miesiącu, czyli najpóźniej 3 lutego, 3 marca, 3 kwietnia, 3 maja i 3 czerwca 2017 r. Zatem ewidencja liczby godzin także powinna być prowadzona co najmniej za takie okresy.

Do stron umowy zlecenia należy uzgodnienie, czy czas pracy ma być ewidencjonowany w skali miesiąca, tygodnia czy każdego dnia, tj. czy zleceniodawca chce otrzymać tylko zbiorczą liczbę godzin za cały miesiąc, czy też chce otrzymywać zestawienia tygodniowe czy też ewidencję liczby godzin przepracowanych w każdym dniu.

Do uzgodnienia stron należy też, jak często zleceniodawca chce otrzymywać takie zestawienia – czy wystarczy, gdy otrzyma je raz w miesiącu tuż przed terminem płatności wynagrodzenia, czy też chce je otrzymywać regularnie, np. raz w tygodniu albo raz na 2 tygodnie.

Do uzgodnienia stron umowy należy też kwestia tego, w jaki sposób zleceniodawca będzie potwierdzał liczbę przepracowanych godzin, tj. czy będzie np. wyrywkowo wykonywał kontrolę przepracowanych godzin, czy też będzie po prostu przyjmował wykaz godzin przedstawiany przez zleceniobiorcę. Zwykle zleceniodawca orientuje się – z doświadczenia (dotychczasowej praktyki) albo przez porównanie z pracą innych osób – ile czasu zleceniobiorca musi poświęcić na prawidłowe wykonanie pracy/usługi będącej przedmiotem umowy zlecenia.

Zobacz również: Ubezpieczenia

Przechowywanie ewidencji liczby godzin

Od 1 stycznia 2017 r. przepisy nakładają na zleceniodawcę obowiązek przechowywania dwóch rodzajów dokumentów:

● określających sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (najczęściej będzie to sama umowa zlecenia, chyba że nie została ona zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – wówczas będzie to odrębny dokument sporządzony w takiej formie, zależnie od wyboru zleceniodawcy) oraz
● potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (np. ewidencji liczby godzin albo informacji o liczbie godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę).

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Przykładowy wzór ewidencji dziennej

Przykładowy wzór ewidencji tygodniowej

Powyższe dokumenty przechowuje przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi – przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Skoro wynagrodzenie z umowy zlecenia w minimalnej stawce godzinowej jest płatne co najmniej raz na miesiąc, oznacza to, że z każdym miesiącem i tym samym z każdym kolejnym wypłaconym zleceniobiorcy wynagrodzeniem biegnie kolejny 3-letni okres przedawnienia.

Jeżeli wynagrodzenie jest wymagalne np. do 30 kwietnia 2017 r., to okres 3 lata mija w dniu 30 kwietnia 2020 r. Do tego dnia powinna być przez zleceniodawcę przechowywana np. umowa zlecenia, jeżeli to ona zawiera regulacje dotyczące sposobu potwierdzania liczby godzin pracy (także jeżeli została ona zawarta np. na długi okres w dniu 3 stycznia 2017 r.) oraz sama ewidencja liczby godzin pracy obejmująca kwiecień 2017 r.

Zobacz serwis: Kodeks pracy

Konsekwencje zaniedbań

Przedsiębiorca albo osoba działająca w jego imieniu, albo inna jednostka organizacyjna, wypłacająca zleceniobiorcy wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, jest zagrożona karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej należy do kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy. Jej właściwe organy są uprawnione do skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej.

Należy jeszcze dodać, że inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania – bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy – kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Zobacz: Kalkulatory

Podstawa prawna:

● art. 1 pkt 1b, art. 8a–8d ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1265),

● art. 10 pkt 15a, art. 11b, art. 13 pkt 5, art. 24 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 640; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 1948).