Delegowanie pracowników - nowe obowiązki pracodawcy

Nowe przepisy o delegowaniu od 4 września 2020 r.

Nowelizacja przepisów o delegowaniu pracowników wprowadziła szerszy zakres gwarantowanych warunków zatrudnienia dla pracowników delegowanych do Polski po 12 miesiącach delegowania (lub po 18 miesiącach delegowania w przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia do Państwowej Inspekcji Pracy). Do obowiązków pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP należy również złożenie do PIP oświadczenia pracodawcy delegującego pracownika do Polski - najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi.

Od 4 września 2020 r. obowiązują nowe przepisy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Nowelizacja nakłada szereg obowiązków na pracodawców, a także na agencje pracy tymczasowej oraz agencje wynajmujące personel, m.in. zabezpieczenie pracownikom delegowanym warunków pracy nie mniej korzystnych od tych, jakie posiadają krajowi pracownicy delegowani.

Nowe zasady odnoszą się do pracodawców zagranicznych (w tym spoza UE) delegujących pracowników do Polski. Natomiast polscy pracodawcy delegujący pracowników za granicę (w ramach UE) zobowiązani są do stosowania regulacji kraju, do którego delegują pracowników, a który również implementował dyrektywę (UE) 2018/957.

Obowiązek informacyjny PIP

Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi składa PIP oświadczenie zawierające następujące informacje niezbędne w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej w miejscu pracy:

• dane identyfikacyjne pracodawcy obejmujące:

- nazwę,

- siedzibę (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną - miejsce zamieszkania (adres) oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,

- numer identyfikacji podatkowej (NIP) albo numer identyfikacyjny uzyskany w państwie członkowskim siedziby pracodawcy dla celów podatkowych albo ubezpieczeniowych;

• przewidywaną liczbę pracowników delegowanych do Polski wraz z danymi obejmującymi ich imię i nazwisko, datę urodzenia oraz obywatelstwo;
• przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegowania pracowników na terytorium Polski;
• adresy miejsca pracy pracowników delegowanych do Polski;
• charakter usług uzasadniający delegowanie pracowników na terytorium Polski;
• dane osoby, upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy, obejmujące jej imię i nazwisko, adres, pod którym przebywa, oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym;
• miejsce przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnienia delegowanego pracownika.

Jeżeli pracownik delegowany do Polski ma wykonywać pracę na rzecz pracodawcy użytkownika w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, oświadczenie obejmuje ponadto dane identyfikacyjne tego pracodawcy.

Od 4 września 2020 r., w przypadku gdy zmieniają się jakiekolwiek dane zawarte w oświadczeniu, pracodawca delegujący ma obowiązek złożyć zawiadomienie o zmianie oświadczenia pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP - nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2021

Dla porównania - do 3 września br. pracodawca miał obowiązek złożenia takiego zawiadomienia jedynie w razie zmiany:

• danych identyfikacyjnych pracodawcy,
• danych osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy,
• miejsca przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnienia delegowanego pracownika,
• w przypadku pracownika tymczasowego - danych identyfikacyjnych pracodawcy użytkownika.

Minimalne warunki zatrudnienia pracowników delegowanych

Nowelizacja rozszerza zakres warunków zatrudnienia gwarantowanych pracownikowi delegowanemu do Polski przez zagraniczny podmiot. Od 4 września 2020 r. pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu pełne wynagrodzenie obowiązujące w Polsce wraz ze wszystkimi jego obowiązkowymi składnikami oraz należności na pokrycie kosztów podróży służbowych wykonywanych podczas delegowania. Przed zmianą pracodawca delegujący do Polski był zobowiązany do zapewnienia minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nowe regulacje różnicują również zakres stosowania do pracownika delegowanego Kodeksu pracy i innych przepisów prawa pracy w zależności od długości delegowania.

Pracodawca delegujący pracownika (niebędącego pracownikiem tymczasowym) na terytorium Polski, w okresie do 12 miesięcy delegowania do pracy w Polsce, ma obowiązek zapewnić mu właściwe warunki zatrudnienia, gwarantujące ochronę minimalną, wynikające z przepisów Kodeksu pracy i innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników - w zakresie obejmującym:

• normy i wymiar czasu pracy oraz okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• wynagrodzenie za pracę (obejmujące wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia, w tym dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych),
• bezpieczeństwo i higienę pracy,
• ochronę pracownic w ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
• zatrudnianie młodocianych,
• wykonywanie pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
• zasadę równego traktowania oraz zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu,
• należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z miejsca pracy na terytorium Polski, do którego pracownik został delegowany, do innego miejsca pracy na lub poza terytorium Polski.

Przy porównywaniu wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi delegowanemu i wynagrodzenia ustalonego zgodnie z minimalnymi kryteriami, porównuje się całkowite kwoty wynagrodzenia brutto, a nie poszczególne składniki wynagrodzeń.

Pracownik został delegowany do pracy w Polsce przez holenderskiego pracodawcę. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Holandii pracownikowi przysługuje prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego w wymiarze minimum 20 dni. W czasie wykonywania pracy w Polsce pracownikowi przysługuje prawo do urlopu w wymiarze na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy, tj. w zależności od stażu pracy 20 lub 26 dni.

Okres, w którym należy zapewnić pracownikom delegowanym powyższe warunki zatrudnienia, może ulec przedłużeniu maksymalnie do 18 miesięcy delegowania - w przypadku złożenia do Państwowej Inspekcji Pracy umotywowanego powiadomienia. W powiadomieniu tym należy m.in. umotywować potrzebę świadczenia usługi po upływie 12 miesięcy delegowania.

W przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia, pracodawca delegujący pracownika na terytorium RP będzie miał obowiązek zapewnić temu pracownikowi w pełnym zakresie warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników, z wyjątkami wskazanymi powyżej, dopiero z upływem 18 miesięcy delegowania.

W razie niezłożenia takiego powiadomienia, z upływem 12 miesięcy delegowania pracodawca delegujący pracownika do Polski ma obowiązek zapewnić temu pracownikowi warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników - tak samo jak pracownikowi zatrudnionemu przez polskiego pracodawcę. Nie obejmuje to jednak regulacji dotyczących:

• zasad i trybu zawierania oraz rozwiązywania umów o pracę,
• - stosowania klauzul o zakazie konkurencji,
• - pracowniczych programów emerytalnych,
• - pracowniczych planów kapitałowych.

Umotywowane powiadomienie powinno zostać złożone do PIP przed upływem 12 miesięcy delegowania. Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP, zawiadomienie o zmianie danych objętych oświadczeniem lub umotywowane powiadomienie należy złożyć w języku polskim lub angielskim, w postaci elektronicznej lub papierowej.

Ważne

Oświadczenie o delegowaniu pracownika do Polski powinno być złożone do PIP w języku polskim lub angielskim.

W przypadku gdy pracodawca delegujący pracownika na terytorium państwa przyjmującego zastępuje pracownika delegowanego innym pracownikiem delegowanym wykonującym to samo zadanie w tym samym miejscu, okresem delegowania jest łączny czas trwania okresów delegowania poszczególnych pracowników delegowanych. Wyrażenie "to samo zadanie w tym samym miejscu" interpretuje się uwzględniając m.in. charakter usługi, która ma być świadczona, pracę, która ma zostać wykonana, oraz adres(y) miejsca pracy.

Przy obliczaniu okresów delegowania sumuje się okres delegowania wszystkich pracowników delegowanych na terytorium RP kolejno przez danego pracodawcę delegującego pracownika do Polski do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu. Dokonując oceny, czy dochodzi do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu, bierze się pod uwagę w szczególności tożsamość świadczonej usługi, wykonywaną pracę oraz adres albo adresy miejsca jej wykonywania (art. 4c ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług).

Różnice w delegowaniu pracowników tymczasowych

Przepisy regulujące warunki zatrudnienia, które pracodawca delegujący jest zobowiązany zapewnić pracownikowi delegowanemu w okresie 12 lub 18 miesięcy, nie dotyczą pracodawcy będącego agencją pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą personel, który kieruje pracownika tymczasowego:

• do pracodawcy użytkownika na terytorium Polski,
• do pracodawcy użytkownika na terytorium tego samego lub innego państwa członkowskiego, który następnie kieruje tymczasowo tego pracownika do pracy na terytorium Polski (w ramach usług świadczonych na rzecz polskiego podmiotu).

Warunki zatrudnienia gwarantowane pracownikowi tymczasowemu, który jest delegowany do Polski, powinny być, od pierwszego dnia delegowania, nie mniej korzystne niż warunki zatrudnienia krajowych pracowników tymczasowych:

• określone w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych oraz innych przepisach regulujących prawa i obowiązki pracowników,
• wynikające z niemających charakteru powszechnie obowiązującego: układów zbiorowych pracy (zakładowych lub ponadzakładowych), innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (dotyczy to m.in. warunków wynagradzania oraz warunków zakwaterowania, jeżeli są one zapewniane pracownikom znajdującym się z dala od ich normalnego miejsca pracy)

- na takich samych zasadach, na jakich warunki te gwarantowane są krajowym pracownikom tymczasowym (art. 4d ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług).

Regulacja zagwarantuje zatem pracownikom delegowanym do Polski przez pracodawców będących agencją pracy tymczasowej albo agencją pośrednictwa pracy stosowanie do nich warunków zatrudnienia, wynikających zarówno z prawa powszechnie obowiązującego, jak i zakładowych źródeł prawa pracy (układów zbiorowych, porozumień zbiorowych opartych na ustawie, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy). Takie bowiem warunki zapewniane są na terytorium RP pracownikom tymczasowym.

Zatrudnionym pracownikom tymczasowym delegowanym do Polski należy zapewnić wszystkie warunki gwarantowane krajowym pracownikom tymczasowym, w tym wynikające m.in. z zakładowych układów zbiorowych, regulaminów i statutów, w tym również warunki zakwaterowania, jeżeli są one zapewniane pracownikom krajowym.

Agencja pracy tymczasowej z Niemiec delegowała do pracodawcy użytkownika pracowników tymczasowych. Zgodnie z obowiązującym u pracodawcy użytkownika układem zbiorowym pracownikom przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym, zakwaterowanie w hotelu pracowniczym albo ryczałt na pokrycie kosztów zakwaterowania. W takim przypadku delegowanym pracownikom tymczasowym będą przysługiwały dodatkowe uprawnienia i świadczenia wynikające z układu.

Pracodawca delegujący pracownika tymczasowego do pracy w Polsce ma obowiązek złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium RP. Wskazuje także dane pracodawcy użytkownika w Polsce oraz - w razie jakiejkolwiek zmiany danych objętych tym oświadczeniem - zawiadomienie o zmianie oświadczenia o delegowaniu pracownika na terytorium RP.

Pracodawca użytkownik w rozumieniu przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (tj. działający na terytorium Polski, gdyż do niego mają zastosowanie te przepisy) jest zobowiązany przekazać pracodawcy delegującemu pracownika na terytorium RP, który jest agencją pracy tymczasowej lub agencją pośrednictwa pracy, pisemną informację o stronie internetowej prowadzonej przez PIP, w zakresie informacji dotyczących warunków zatrudnienia gwarantowanych takiemu pracownikowi.

Pracodawca użytkownik informuje zagraniczną agencję pracy tymczasowej delegującą pracowników do Polski o stronie internetowej PIP zawierającej informacje o warunkach zatrudnienia tych pracowników.

Ponieważ na ww. stronie nie są zamieszczane wszystkie warunki zatrudnienia zapewniane pracownikom delegowanym na terytorium RP przez agencje pracy tymczasowej - w zakresie tych warunków pracodawca użytkownik będzie zobowiązany przekazać ww. pracodawcy pisemną informację.

Nieprzekazanie przez pracodawcę użytkownika informacji o warunkach zatrudnienia delegowanego pracownika tymczasowego jest zagrożone karą od 1000 do 30 000 zł.

Przepisy przejściowe

Nowelizacja przepisów dotyczących delegowania pracowników weszła w życie 4 września 2020 r. Zgodnie z przepisami przejściowymi w przypadku delegowania pracownika do Polski trwającego w momencie wejścia w życie zmian, nowe przepisy stosuje się od dnia ich wejścia w życie, przy czym pracodawca zapewnia minimalne warunki zatrudnienia do upływu okresu 18 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi. W tym przypadku nie ma obowiązku składania umotywowanego powiadomienia w celu przedłużenia stosowania minimalnych kryteriów do upływu 18 miesięcy. Po upływie tego okresu, tj. 18 miesięcy, pracodawca ma obowiązek zapewnić warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników.

Podstawa prawna:

• art. 4, art. 4a-4d, art. 24, art. 25, art. 25a, art. 28a ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2206; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1423),

• art. 8 ustawy z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 1423).