Świadectwo pracy w aktach osobowych pracownika

W jakiej sytuacji wydaje się świadectwo pracy?

Po nowelizacji (w 2011 roku) kodeksu pracy świadectwa pracy wydaje się w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 97 § 1 k.p.), a w przypadku, w którym pracownik jest zatrudniony na podstawie umów terminowych (umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy) zawartych w okresie 24 miesięcy (liczonych od zawarcia pierwszej z nich) - w związku z zakończeniem ostatniej z nich (art. 97 § 11 k.p.).

W takiej sytuacji, mimo kontynuowania zatrudnienia i rozwiązania w międzyczasie kilku umów o pracę, świadectwo wydaje się dopiero w dniu upływu 24-miesięcznego terminu albo później, gdy ostatnia z ww. umów nawiązana jeszcze przed upływem 24 miesięcy ulegałaby rozwiązaniu już po nim. Dokumentuje ono wówczas zakończone okresy zatrudnienia przypadające w ww. terminie. Ponadto, świadectwo pracy wydaje się w każdym czasie, w którym żąda tego pracownik w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z ww. umów terminowych lub za łączny okres zatrudnienia na ich podstawie, a przypadający przed zgłoszeniem żądania (art. 97 § 13 k.p.). Zasadą jest zatem wydawanie świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracy, wyjątkiem natomiast – ostatniej ze wskazanych umów terminowych zawartej w 24-miesięcznym okresie zatrudnienia oraz na żądanie pracownika.

Polecamy serwis: Czas pracy

W której części akt osobowych przechowuje się świadectwo pracy?

Kopie świadectwa pracy pracodawca przechowuje się w aktach osobowych pracownika (§ 4 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z dnia 15 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 60, poz. 282). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.) oraz kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, przechowuje się w części C akt osobowych pracownika. W pozostałych częściach akt – A i B przechowuje się odpowiednio dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (w tym świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie) oraz dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

W związku z powyższym należałoby uznać, że w części C akt osobowych pracownika przechowuje się kopie wszystkich świadectw pracy wydanych pracownikowi za okres (okresy) zatrudnienia u danego pracodawcy, w tym również świadectwa pracy dokumentujące okresy zatrudnienia na podstawie umów terminowych.

Za takim stanowiskiem przemawiają następujące względy. Rozporządzenia nie dokonują w tym zakresie żadnego rozróżnienia i mówią o „kopii świadectwa pracy” oraz „dokumentach związanych z ustaniem zatrudnienia”. Kodeks pracy mówi natomiast o „świadectwie pracy” wydawanym w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, co jest tożsame z rozwiązaniem lub wygaśnięciem podstawy jego nawiązania - umowy o pracę, dokumentującym zakończone okresy zatrudnienia. Przez „ustanie zatrudnienia” należy rozumieć nie tylko łączny okres zatrudnienia pracownika, ale także okres zatrudnienia na podstawie poszczególnej umowy o pracę łączącej go z pracodawcą (por. uchwała Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 2003 roku, III PZP 20/02). W takim kontekście, niejako na marginesie, można jeszcze dodać, że nie ma podstaw by zakwalifikować świadectwo pracy jako dokument dotyczący „przebiegu zatrudnienia” pracownika (i przechowywać w części B akt osobowych), mimo że pozornie mogłoby się wydawać, że jest ono przecież wydawane w trakcie jego trwania.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

www.ghmw.pl