Świadectwo pracy – podstawowe założenia i wydawanie

• Kiedy należy wydać świadectwo pracy?
• Umieszczenie świadectwa pracy w aktach osobowych
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i okresy archiwizacji
• Inne ważne zagadnienia praktyczne

Kiedy należy wydać świadectwo pracy?

• Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy (k.p.), pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
• W przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie kolejnych umów terminowych (np. okresowych, próbnych, na czas wykonania określonej pracy), przez łączny okres 24 miesięcy – świadectwo pracy należy wydać dopiero w dniu zakończenia tego 24-miesięcznego okresu lub później, gdy ostatnia umowa rozwiąże się po tym terminie. To rozwiązanie ma na celu uniknięcie wielokrotnego wydawania świadectw przy kolejnych umowach.
• Jednakże pracownik może – kiedykolwiek w trakcie trwania tych umów – zażądać wydania świadectwa pracy za okres już przebyty (tj. za wszystkie umowy, które zakończyły się przed złożeniem żądania).
• Nowe przepisy (od 7 września 2019 r.) znoszą pojęcie „duplikatu” świadectwa — obecnie wydaje się wyłącznie kopię dokumentacji pracowniczej, opatrzoną adnotacją potwierdzającą zgodność z dokumentacją pracowniczą.

Uwaga: W literaturze prawniczej podkreśla się, że pojęcie duplikatu i odpisu świadectwa pracy zostało wykreślone z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, co wyklucza ich wydawanie jako odrębną kategorię dokumentu.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Duplikat, odpis czy kopia?

• Jak wspomniano powyżej, obecnie pracodawca nie może wydać „duplikatu” świadectwa pracy w rozumieniu odrębnej kategorii dokumentu.
• W przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału, pracownik ma prawo złożyć wniosek o kopię świadectwa pracy (które stanowi część dokumentacji pracowniczej). Kopia musi być opatrzona podpisem pracodawcy (lub osoby upoważnionej) z adnotacją, że jest zgodna z dokumentacją pracowniczą.
• Pracodawca ma 30 dni od dnia otrzymania wniosku na wydanie kopii.
• Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Umieszczenie świadectwa pracy w aktach osobowych

Akt osobowe pracownika

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych reguluje:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), ze zmianami wynikającymi m.in. z nowelizacji z dnia 14 marca 2025 r. dotyczącym dokumentacji.
• Nowelizacje i korekty wynikające ze zmian w prawie pracy (np. rozszerzenie katalogu dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości).

Zgodnie z aktualnymi przepisami:

• Akta osobowe pracownika powinny być prowadzone w 5 częściach (A, B, C, D, E).
• Część E jest nową częścią wprowadzoną w związku ze zmianami od 2023 r. i służy do przechowywania dokumentów związanych m.in. z kontrolą trzeźwości pracownika lub badaniami na obecność substancji psychoaktywnych.

W której części akt przechowuje się kopię świadectwa pracy?

• Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, kopii świadectwa pracy oraz dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia należy przechowywać w części C akt osobowych.
• Rozporządzenie mówi o „kopii świadectwa pracy” i „dokumentach związanych z ustaniem zatrudnienia” bez rozróżniania rodzaju umowy, co sugeruje, że wszystkie kopie świadectw (również te dotyczące umów terminowych zawartych w okresie 24 miesięcy) trafiają do tej części.
• W literaturze wskazuje się, że świadectwo pracy nie zalicza się do dokumentów dotyczących „przebiegu zatrudnienia” (część B) ani dokumentów zatrudnienia (część B) – mimo że pośrednio zawiera informacje o przebiegu pracy.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i okresy archiwizacji

Formy przechowywania (papierowa vs elektroniczna)

• Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej.
• W wersji elektronicznej dokumenty papierowe muszą być zeskanowane jako odwzorowanie cyfrowe i opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, co potwierdza zgodność z oryginałem.
• Przy prowadzeniu akt elektronicznych należy zapewnić integralność, dostępność, poufność oraz możliwość odtworzenia dokumentów w niezmienionej formie.

Okresy przechowywania dokumentacji

Okresy przechowywania dokumentów pracowniczych zostały w dużej mierze uproszczone przez nowelizacje w 2018 r. i regulacje wykonawcze.
Oto kluczowe zasady:

Autopromocja

Sygnaliści w firmie. Przewodnik dla pracodawcy

Sprawdź

• Pracodawca, jeśli chce skorzystać ze skróconego okresu archiwizacji dla pracowników zatrudnionych między 1 I 1999 a 31 XII 2018, musi złożyć do ZUS odpowiednie raporty informacyjne.
• Wyjątkowo dłuższe przechowywanie może być wymagane w razie trwających postępowań sądowych lub kontroli – w takich przypadkach dokumentację należy przechowywać do zakończenia postępowania.

Inne ważne zagadnienia praktyczne

Kopia dokumentacji pracowniczej – prawa pracownika

• Pracownik lub były pracownik może wnioskować o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej (w tym świadectwa pracy) – w formie papierowej lub elektronicznej.
• Kopię należy wydać w terminie 30 dni od otrzymania wniosku.
• Wniosek o wydanie kopii dokumentacji powinien być dołączony do akt pracownika: jeśli złożono go w trakcie trwania zatrudnienia – trafia do części B, jeśli po ustaniu zatrudnienia – do części C.
• W praktyce zaleca się, by wniosek o kopię świadectwa pracy miał formę pisemną (lub elektroniczną), dla celów dowodowych.

Błędy w świadectwie – sprostowanie

• Jeżeli pracownik wniesie powództwo do sądu pracy o sprostowanie świadectwa pracy, sąd po uwzględnieniu roszczenia może nakazać pracodawcy wydanie nowego świadectwa pracy zawierającego poprawną treść.
• Nowe świadectwo w takim wypadku zastępuje pierwotne dokumenty, a jego kopia także powinna trafić do akt osobowych w części C.

Rola świadectwa pracy

• Świadectwo pracy zawiera m.in. dane pracownika, okres zatrudnienia, informacje o przyczynach rozwiązania umowy, okresach składkowych i nieskładkowych – co ma wpływ np. na obliczanie urlopu u kolejnego pracodawcy.
• Jeżeli pracownik osiąga prawa do świadczeń emerytalnych, rentowych czy chce się zarejestrować jako bezrobotny – świadectwo pracy bywa podstawowym dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia.