Czym różni się pisemne potwierdzenie zawarcia umowy o pracę od umowy o pracę

Zarówno umowa o pracę, jak i pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę zawartej ustnie powinny zawierać te same elementy. Mimo że Kodeks pracy rozróżnia umowę o pracę i pisemne potwierdzenie warunków zawartej ustnie umowy o pracę, to w praktyce nie stosuje się odrębnych dokumentów, lecz ten sam formularz umowy o pracę.

UZASADNIENIE

Umowa o pracę powinna być sporządzona na piśmie w dwóch identycznych (jednobrzmiących) egzemplarzach, z których każdy powinien być podpisany przez obie strony (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Następnie po jednym egzemplarzu podpisanej umowy powinni otrzymać pracownik i pracodawca, przy czym egzemplarz pracodawcy musi zostać złożony do akt osobowych pracownika. W treści umowy o pracę obowiązkowo muszą się znaleźć:

• oznaczenie stron umowy (tj. pracownika i pracodawcy),
• rodzaj umowy o pracę,
• data zawarcia tej umowy,
• warunki pracy i płacy, w szczególności:

1. rodzaj pracy (stanowisko, jakie ma zajmować pracownik),
2. miejsce wykonywania pracy,
3. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek stażowy, dodatek funkcyjny itp.),
4. wymiar czasu pracy (np. pełny etat, 1/2 etatu),
5. termin rozpoczęcia pracy (oznaczony konkretną datą).

Umowa o pracę może zostać spisana w każdym momencie, np. miesiąc, tydzień czy kilka dni przed podjęciem pracy. Ostatecznym terminem na jej podpisanie jest jednak dzień, w którym pracownik po raz pierwszy podejmuje pracę u pracodawcy.

Jeśli umowa o pracę została zawarta ustnie, np. pracodawca w trakcie rekrutacji zdecydował o zatrudnieniu kandydata starającego się o posadę, to taka umowa powinna zostać potwierdzona na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). W praktyce w tym celu stosuje się formularz umowy o pracę. Podobnie jak zwykła umowa o pracę, taki dokument powinien zostać sporządzony na piśmie, w dwóch identycznych egzemplarzach. Następnie powinien zostać podpisany przez obie strony stosunku pracy. Po jednym egzemplarzu podpisanej umowy powinni otrzymać pracownik i pracodawca. Egzemplarz pracodawcy musi zostać złożony do akt osobowych pracownika. Ponadto pisemne potwierdzenie zawartej umowy o pracę powinno zawierać te same elementy co umowa o pracę.

WAŻNE!

Do pisemnego potwierdzenia warunków zawartej wcześniej umowy o pracę można wykorzystać formularz umowy o pracę.

W praktyce jedyna odmienność tych dokumentów będzie się sprowadzała do różnych tytułów – umowa o pracę i pisemne potwierdzenie warunków zawartej umowy o pracę. Pisemne potwierdzenie warunków zawartej ustnie umowy o pracę, oprócz daty zawarcia umowy, powinno zawierać również datę sporządzenia dokumentu. Oba te terminy rzadko będą się pokrywały (umowa o pracę jest zawierana wcześniej, pisemne potwierdzenie jej warunków jest sporządzane później).

Mimo że nie ma zakazu korzystania z odrębnego dokumentu, to w praktyce nie stosuje się osobnych pisemnych potwierdzeń zawartej ustnie umowy o pracę i do tego celu wykorzystuje się formularz umowy o pracę. Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zawiera w załącznikach pomocnicze wzory podstawowych dokumentów kadrowych, m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę, wypowiedzenia umowy, wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Rozporządzenie to nie zawiera jednak osobnego wzoru potwierdzenia zawarcia umowy. Zatem nie ma potrzeby tworzenia i stosowania innych formularzy. Stosując formularz umowy o pracę pracodawca będzie miał pewność, że nie zapomniał o żadnym z wymaganych elementów takiego potwierdzenia umowy o pracę.

Podstawa prawna

• art. 29 § 1, § 2 Kodeksu pracy,
• załączniki do rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).