Jak zapewnić zastępstwa za pracowników na urlopach wypoczynkowych

Sposobów zastąpienia pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych jest wiele. Najważniejsze z nich to:

• powierzenie zastępstwa nieobecnych pracowników innym pracownikom tego samego zakładu pracy,
• zatrudnienie pracownika z zewnątrz na podstawie umowy o pracę na zastępstwo, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy,
• zatrudnienie osoby z zewnątrz na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia, o dzieło,
• skorzystanie z pracy pracowników agencji pracy tymczasowej.

Każde z tych rozwiązań powoduje określone obowiązki po stronie pracodawcy. Różne są również koszty poszczególnych rozwiązań, ale i różne korzyści wynikające z wyboru określonego sposobu zastąpienia nieobecnych pracowników.

Wzajemne zastępowanie się pracowników

Najprostszym sposobem zastąpienia nieobecnego pracownika jest powierzenie jego obowiązków innemu pracownikowi tego samego zakładu pracy. Takie polecenie pracodawcy jest dla pracownika wiążące i nie może on odmówić jego wykonania, jeżeli nie jest sprzeczne z przepisami prawa lub z umową o pracę pracownika (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może polecić pracownikowi wykonywania czynności, które nie mają związku z rodzajem pracy określonym w jego umowie o pracę i wykraczają poza zakres tej umowy.

Główna księgowa przebywa na 3-tygodniowym urlopie wypoczynkowym. Pracodawca może powierzyć zastępstwo tej pracownicy innej osobie zatrudnionej w dziale księgowości w zakładzie pracy. Nieuzasadnione byłoby natomiast polecenie wykonywania obowiązków głównej księgowej pracownikowi działu kadr, który zgodnie z umową o pracę byłby zatrudniony na stanowisku np. kadrowego, specjalisty ds. kadr, naczelnika kadr itp. Zakres czynności głównego księgowego wykracza najczęściej poza zakres umowy zawartej z pracownikiem kadr, który choćby z powodu nieznajomości przepisów i procedur księgowych nie miałby obiektywnej możliwości prawidłowego wykonywania tych zadań.

Pracodawca może zmienić zakres czynności (obowiązków) określonego pracownika w trakcie zatrudnienia i powierzyć mu dodatkowo, na czas zastępstwa nieobecnego pracownika, jego obowiązki. Takie działanie pracodawcy jest dopuszczalne przy zachowaniu 2 warunków:

• po pierwsze – rodzaj powierzonych obowiązków nie może być sprzeczny z rodzajem umówionej pracy, którą na podstawie zawartej umowy jest zobowiązany wykonywać pracownik,
• po drugie – zakres powierzonych czynności musi umożliwiać pracownikowi wykonanie ich w normalnym czasie pracy niebędącym przekroczeniem dobowej i przeciętnie tygodniowej normy czasu pracy.

Jeżeli wykonywanie przez pracownika połączonych obowiązków wiązałoby się z koniecznością wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, to takie powierzenie dodatkowych czynności byłoby niezgodne z prawem. W takiej sytuacji doszłoby bowiem do planowania pracy w godzinach nadliczbowych, co jest niedopuszczalne.

Zakres czynności (obowiązków) pracownika nie musi być sporządzony w formie pisemnej. Jeżeli zatem w zakładzie pracy nie sporządza się zakresów czynności w formie pisemnej, to wystarczy, że pracodawca ustnie poinformuje pracownika o konieczności przejęcia przez niego obowiązków innego pracownika, do czasu jego powrotu z urlopu wypoczynkowego. Również w przypadku, gdy w zakładzie pracy zakres czynności jest określony w formie pisemnej, pracodawca może w drodze ustnego polecenia powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki pracownika przebywającego na urlopie. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy z przepisów wewnątrzzakładowych (układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy) wynikałaby konieczność zmiany w takiej sytuacji zakresu czynności pracownika w drodze pisemnej.