Jak planować i zmieniać termin wypoczynku pracownika

1. Jak zaplanować urlopy w firmie
Pracodawca nie musi już sporządzać jednego planu urlopów na cały rok.

Dziś tylko niektórzy pracodawcy mają obowiązek sporządzania planów urlopów. Plan taki musi zostać przyjęty u tych pracodawców, gdzie działają związki zawodowe, które nie zgodziły się, by pracodawca nie planował zbiorowo terminu wypoczynku załogi.

Tam, gdzie nie ma związków zawodowych lub gdzie związki zawodowe nie chcą planów urlopowych, pracodawca nie musi ich sporządzać.

Pracodawca nie musi też sporządzać jednego planu na cały rok. Jeżeli uzna, że wygodniej będzie przygotować dwa półroczne plany, to nie ma przeszkód, by tak właśnie się stało. Plan urlopowy pracodawca może sporządzić nawet w ciągu trwającego już roku kalendarzowego, nie ma też przeszkód, by plany dotyczące krótszych okresów mogły być sporządzane sukcesywnie w ciągu roku.

Tworząc plan urlopów, pracodawca musi wziąć pod uwagę wnioski pracowników co do terminów, w których chcieliby oni odpocząć. Pracodawca powinien określić więc termin, w jakim załoga powinna zgłosić mu preferowane przez siebie okresy wypoczynku. Po jego upływie pracodawca ustala terminy, w jakich poszczególni pracownicy będą mieli wolne od pracy, oczywiście biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy firmy.

Jeżeli pracownik nie określi, kiedy chce skorzystać z urlopu, wówczas pracodawca może samodzielnie zaplanować mu termin wypoczynku.

Plan urlopów musi być podany do publicznej wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Każdy pracownik powinien mieć możliwość zapoznania się z terminem zaplanowanego urlopu.

Co w planie
W planie urlopów uwzględnia się urlopy w wymiarze przysługującym pracownikom w okresie, na który jest on sporządzany. Uwzględnia się zatem nieprzedawnione urlopy z lat poprzednich, urlop przysługujący od 1 stycznia danego roku oraz urlopy uzupełniające.

Oczywiście w planach urlopowych uwzględnia się urlopy nabywane co miesiąc przez pracowników, którzy podjęli pracę po raz pierwszy. W planach urlopowych nie uwzględnia się jednak urlopów na żądanie. Nie oznacza to jednak, że pracownik nie może zaplanować całego przysługującego mu wymiaru urlopu.

Jeżeli jednak wykorzysta urlop na żądanie w całości lub w części, wówczas dni te są odliczone od jednej z zaplanowanych części urlopu.

Poza planem urlopów, oprócz urlopu na żądanie, pracodawca musi dać także urlop pracownikowi, który chce wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim oraz uczęszczającemu do szkoły pracownikowi młodocianemu w okresie ferii szkolnych.

Urlop bez wniosku
Plan urlopów jest wiążący dla pracodawcy i pracownika. Plan ten może stanowić podstawę roszczenia pracowników w stosunku do pracodawcy, który nie udziela urlopów w zaplanowanym terminie. Z drugiej strony uporczywe niestosowanie się do planu urlopów może w skrajnych przypadkach zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i być przyczyną zwolnienia dyscyplinarnego na podstawie art. 52 k.p.

Przykład:
PRACOWNIK NIE PRZESTRZEGA PLANU URLOPU
Pracownik miał zaplanowany urlop na ostatnie dwa tygodnie marca. W tym czasie miał jechać na narty. Jednak w górach nie było już śniegu, dlatego uznał, że skorzysta z urlopu w innym terminie. W związku z tym stawił się w pracy w terminie urlopu. Pracodawca nie dopuścił go jednak do pracy.
Pracodawca miał do tego prawo, bo udzielenie pracownikowi urlopu w innym terminie dezorganizowałoby pracę w firmie. Jeżeli pracownik nie miał zamiaru wykorzystać urlopu w zaplanowanym terminie, powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego przesunięcie.

Umieszczenie terminu wypoczynku pracownika w planie urlopów zwalnia pracownika z obowiązku uzyskania dodatkowej decyzji pracodawcy o udzieleniu mu urlopu w tym terminie określonym w planie urlopu.

W części firm, gdzie obowiązują plany urlopowe, pracownik nadal musi wypełniać oraz składać wniosek urlopowy, jednak takie praktyki mają charakter porządkowy i mają za zadanie ułatwić prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Urlopy bez planu
Pracodawcy mogą także umożliwić pracownikom wykorzystanie należnego im urlopu bez wcześniejszego sporządzania planu urlopów. W takim przypadku terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych pracowników ustalane są indywidualnie

Sposób udzielania urlopów w takim przypadku uzależniony jest od praktyki obowiązującej u danego pracodawcy określonej np. w regulaminie pracy. Pracodawca określa, w jakim terminie pracownik powinien zgłaszać chęć skorzystania z urlopu, kto wyraża zgodę na urlop.

---

2. Kiedy można zmienić zaplanowany termin
Zmiana terminu urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy.

Nawet najbardziej precyzyjny plan czy szczegółowe indywidualne uzgodnienia nie zawsze można zrealizować w praktyce. Ustawodawca pozwala w takich przypadkach zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi na podjęcie działań, by urlop został wykorzystany w innym, dogodnym dla nich terminie.

Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ustawodawca nie wymienił jednak nawet przykładowo kilku okoliczności, które mogą być pretekstem do zmiany terminu wykorzystania urlopu. Zwykle wynikają one z sytuacji życiowej pracownika, mogą być więc w zależności od konkretnych okoliczności różne.

Pracownik, który chce zmienić termin zaplanowanego wcześniej urlopu, musi złożyć wniosek w tej sprawie. We wniosku powinien wskazać przyczyny, które uniemożliwiają mu wykorzystanie urlopu, termin, w którym miał być wykorzystany, oraz termin, na jaki chce go przesunąć.

Oczywiście nawet brak uzasadnienia nie oznacza obligatoryjnej odmowy przesunięcia przez pracodawcę urlopu. Jeżeli pracownik i pracodawca dojdą do porozumienia, to korekta terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu jest możliwa w każdym przypadku. Państwowa Inspekcja Pracy może jednak zakwestionować takie porozumienia, jeżeli mogą prowadzić do obejścia prawa, np. pracownik nie będzie mógł wykorzystać urlopu w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo.

Wniosek do pracodawcy
Z reguły wniosek o przesunięcie urlopu powinien być jednak uzasadniony. Samo złożenie wniosku nie gwarantuje zmiany terminu. Wniosek jest rozpatrywany przez pracodawcę.

To on decyduje, czy okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem, na które powołuje się pracownik, są poważne i czy zmiana terminu nie wywoła negatywnych skutków dla firmy. Pracodawca przy planowaniu urlopów musi bowiem brać pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Przykład:
WNIOSEK O PRZESUNIĘCIE URLOPU
Pracownik złożył wniosek o przesunięcie urlopu, gdyż zmieniono mu termin turnusu sanatoryjnego. Jednak pracodawca na czas urlopu pracownika zaplanował remont urządzenia, które ten pracownik obsługiwał.
Jeżeli termin remontu nie będzie mógł być zmieniony, a pracodawca nie będzie mógł zorganizować pracy na innym stanowisku, wówczas uzasadniony będzie brak zgody na przesunięcie urlopu. W takim przypadku pracownik będzie musiał wykorzystać urlop w uzgodnionym wcześniej terminie.

Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Pracodawca musi pamiętać, że przyczyny, które jego zdaniem uzasadniają potrzebę zmiany terminu zaplanowanego wypoczynku pracownika, nie mogą być znane w chwili planowania urlopu.

Zatem przesunięcie urlopu z inicjatywy pracodawcy może być spowodowane nagłą awarią, w której usuwanie musi być zaangażowany pracownik, kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy czy organów skarbowych, dla której obsługi konieczna jest obecność pracownika. Pracodawca, przesuwając urlop pracownika, jest zobowiązany do uzgodnienia z nim terminu udzielenia przesuniętego urlopu.

Koszty przesunięcia

Pracodawca, decydując się na przesunięcie tzw. wakacyjnego urlopu, musi liczyć się z możliwością przymusowego pokrycia strat pracownika, jakie poniósł on w wyniku tej decyzji. Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost obowiązku pracodawcy polegającego na wyrównaniu pracownikowi strat, jakie poniósł w wyniku przesunięcia urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Jednak przez analogię można stosować przepis z art. 167 § 2 k.p., zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik bowiem, zgodnie z art. 117 § 2 Kodeksu pracy, nie może ponosić ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. Zatem, tak jak w przypadku odwołania pracownika z urlopu, pracodawca ma obowiązek pokrycia części poniesionych przez pracownika kosztów bezpośrednio związanych z planowanym wypoczynkiem.

---

Obowiązkowa zmiana terminu
Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Zgodnie z art. 165 k.p. obowiązkowe przesunięcie terminu powinno nastąpić w przypadku czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy oraz urlopu macierzyńskiego.

Katalog okoliczności wymuszających przesunięcie terminu urlopu nie jest zamknięty. Termin urlopu musi być zmieniony, jeżeli wystąpią inne zdarzenia, które usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy, takie jak np. tymczasowe aresztowanie, konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.

Pracownik nie musi w tym wypadku składać wniosku o przesunięcie urlopu. Pracodawca sam przesuwa urlop, gdy tylko się dowie o wystąpieniu przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność pracownika w pracy. Zatem pracownik w przypadku choroby musi powiadomić pracodawcę, że nie będzie mógł z tego powodu wykorzystać urlopu w uzgodnionym terminie.

3. Kiedy pracodawca może odwołać z urlopu
Pracodawca nie może wymagać, by urlopowany informował o zmianie miejsca pobytu.

Jeżeli w zakładzie pracy zaszły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika, które wymagają jego obecności, wówczas pracodawca może odwołać go z urlopu.

Jest to wyjątek od zasady nieprzerwanego urlopu, zgodnie z którą pracownik nie musi się liczyć z możliwością odwołania go z trwającego wypoczynku. Odwołany pracownik ma obowiązek niezwłocznego przerwania urlopu i stawienia się do pracy. Musi to zrobić, bo w przeciwnym razie grozi mu jedna z kar porządkowych, a w skrajnych przypadkach zwolnienie dyscyplinarne z pracy.

Problem w tym, że pracownik z reguły w czasie urlopu nie przebywa w domu, zatem oświadczenie pracodawcy o odwołaniu z urlopu nie zawsze może do niego dotrzeć. Pracownik nie musi powiadamiać pracodawcy o każdej zmianie miejsca swojego pobytu także w czasie wypoczynku.

Jednak pracownicy na stanowiskach kierowniczych z racji ich większej dyspozycyjności i odpowiedzialności mogą mieć wpisany do umowy o pracę obowiązek umożliwienia kontaktu z pracodawcą nawet w czasie urlopu. Pracodawca odwołujący pracownika z urlopu musi się liczyć, że nie stawi się on w pracy w żądanym terminie chociażby ze względu na kłopoty komunikacyjne.

Przykład:
POWRÓT ODWOŁANEGO Z URLOPU DO PRACY
Dyrektor techniczny przebywa na wczasach na jednej z greckich wysp, gdy w firmie dochodzi do awarii. Pracodawca żąda natychmiastowego przerwania urlopu i powrotu do firmy. Jednak do wyspy, na której odpoczywa odwołany z urlopu, prom dociera tylko rano i wieczorem co drugi dzień.
Pracodawca odwołujący pracownika z urlopu musi więc zakładać, że z przyczyn od pracownika niezależnych niemożliwe będzie natychmiastowe dotarcie do pracy. Pracownik z tego tytułu nie może więc ponieść żadnych sankcji dyscyplinarnych.


4. Kiedy przepada zaległy urlop

Roszczenie o niewykorzystany urlop z lat poprzednich przedawnia się po 3 latach.

Fakt, że urlop należy wykorzystać w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, nie oznacza, że z końcem tego roku przepada prawo do niewykorzystanego urlopu. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia o udzielenie niewykorzystanego urlopu, ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 20 lutego 1980 r. (V PZP 61/79, Praca i Zabezpieczenie Społeczne 1981/8, str. 57) bieg przedawnienia roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu, chyba że szczególne przepisy kodeksu pracy lub innych aktów normatywnych przewidują obowiązek udzielenia przez zakład pracy urlopu w innych terminach.

W związku z tym, że urlop może być wykorzystany także w pierwszym kwartale roku następnego, powstał problem, czy w takim przypadku okres jego przedawnienia nie powinien biec po upływie 3 miesięcy roku następnego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.

W wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38) rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy.

Bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia, a także przez uznanie roszczenia (art. 295 Kodeksu pracy). Najczęstszym powodem przerwania biegu przedawnienia jest wystąpienie pracownika z powództwem do sądu pracy.