Podróż służbowa firmowym samochodem

RADA

Nie mogą Państwo nakazać pracownikowi odbycia podróży służbowej firmowym samochodem, jeżeli poinformował on, że nie ma umiejętności, aby udać się w tę podróż osobiście autem pracodawcy.

UZASADNIENIE

 Zasadą jest, że to pracodawca decyduje, z jakich środków lokomocji ma korzystać pracownik odbywający podróż służbową. Może więc polecić pracownikowi odbycie podróży służbowej także samochodem firmowym.

Argumentacja pracownika, że od kilku lat nie prowadził samochodu i obawia się jechać nim w daleką podróż, uzasadnia zmianę środka transportu. Pracodawca nie może bowiem nakazywać odbycia podróży służbowej samochodem służbowym, jeżeli pracownik ma obawy, że sobie nie poradzi prowadząc samodzielnie auto. W omawianej sytuacji zmuszając pracownika do wyjazdu w podróż służbową autem narażają Państwo pracownika i innych użytkowników dróg na utratę zdrowia i życia. Pracownik nie mając bowiem doświadczenia w prowadzeniu samochodu może łatwo spowodować wypadek drogowy.

Posiadanie przez pracownika prawa jazdy kategorii B uprawniającego do prowadzenia samochodów osobowych nie przesądza o możliwości nakazania mu odbycia podróży służbowej autem służbowym. Pracownik mógł bowiem uzyskać to uprawnienie dawno, tak jak w przedstawionym przypadku, a następnie nie prowadzić auta przez wiele lat. Tym samym może nie czuć się na siłach samodzielnie wyjechać w podróż służbową samochodem firmowym. Natomiast informując Państwa, że posiada prawo jazdy kategorii B, postąpił zgodnie z prawdą.

W omawianej sytuacji mogą Państwo wskazać pracownikowi odbycie podróży służbowej w inny sposób, np. pociągiem czy samochodem służbowym z kierowcą.

Na wniosek pracownika pracodawca może pozwolić mu na odbycie podróży służbowej jego prywatnym samochodem, motocyklem czy motorowerem. W przedstawionym przypadku Państwa pracownik może np. odbyć podróż służbową prywatnym samochodem, którym będzie kierowała jego żona.

Jeżeli jednak wyrażą Państwo zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownika, to wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

WAŻNE!

Jeśli pracownik chce udać się w podróż służbową samochodem własnym, a nie służbowym, pracodawca nie musi się na to zgodzić.

Pracownik może używać do celów służbowych nie tylko samochody, motocykle i motorowery, które stanowią jego własność, ale i należące do dowolnych osób, np. do małżonka, rodziców czy znajomych. Żaden przepis prawa nie określa, kto powinien być właścicielem pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych.

• art. 8, art. 77⁵ § 1, § 2 Kodeksu pracy,

• § 5 ust. 1 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),

• § 1 ust. 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Emilia Bartkowiak

aplikant radcowski

Orzecznictwo uzupełniające:

• Ustalony przez strony umowy o pracę ryczałt z tytułu używania własnego samochodu do przejazdów służbowych nie wyklucza żądania zwrotu kosztów realnie poniesionych. (Wyrok Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2006 r., II PK 94/06, M.P.Pr. 2007/4/168)