REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja kadrowa (cz.2)

REKLAMA

Teczki akt osobowych pracowników wymagają nie tylko odpowiedniego przechowywania. Należy je także prowadzić w określony przepisami sposób.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga nie tylko pieczołowitości i dokładności, lecz także dobrej znajomości prawa. Każda część takich akt musi być nie tylko prawidłowo prowadzona, ale także jej zawartość musi być zgodna z prawem.

Autopromocja

Część A

W części A akt osobowych powinny znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (np. świadectwa służby, zaświadczenia) w szczególności obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane przy wykonywaniu oferowanej pracy (np. świadectwa kwalifikacyjne, zaświadczenia o odbyciu określonych kursów, dyplom ukończenia studiów wyższych),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku (tzw. badania wstępne), wystawione przez lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca ma podpisaną umowę o świadczenie usług w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników (art. 12 ust. 1 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy - DzU z 2004 r. nr 125, poz. 1317 ze zm.). Przy czym wydanie orzeczenia powinno nastąpić na podstawie wydanego przez pracodawcę skierowania (§ 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy - DzU nr 69, poz. 332 ze zm.),

• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,

• inne dokumenty przedłożone przez pracownika (kandydata do pracy) potwierdzające jego umiejętności, osiągnięcia zawodowe lub stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności).

W tej części akt osobowych powyższe dokumenty powinny być przechowywane w formie odpisów lub kopii. Wprawdzie pracodawca ma prawo żądać wglądu do oryginalnych dokumentów, lecz tylko celem ich weryfikacji i sporządzenia odpisów i kopii. Pod żadnym pozorem nie powinno się przechowywać w tej części akt osobowych oryginalnych dokumentów. Jedyny wyjątek stanowi kwestionariusz osobowy wypełniany przez kandydata na pracownika na potrzeby procesu rekrutacji oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Część B

W części B powinny znaleźć się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym w szczególności:

• umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,

• zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca stosuje go w formie pisemnej,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami regulaminu pracy lub obwieszczenia, przepisami i zasadami dotyczącymi bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także informacją dodatkową do umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.),

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do lat 4 o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach prawa pracy dotyczących: dwóch dni „opieki” na dziecko do lat 14 w danym roku kalendarzowym, zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowania poza stałe miejsce pracy, zatrudniania powyżej 8 godzin na dobę w systemach czasu pracy przewidujących pracę w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę (tzw. wypowiedzenie zmieniające) lub zmiany tych warunków w innym trybie, np. za porozumieniem stron (tzw. aneks do umowy o pracę),

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika w okresie, w którym jest uprawniony do korzystania z urlopu wychowawczego,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę obejmującą okres pozostawania w stosunku pracy,

• pisemne wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),

• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

W przeciwieństwie do części A, w tej części powinny znaleźć się głównie oryginalne dokumenty. Kopie i odpisy natomiast powinny znajdować się tam jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. zniszczenia lub utracenia oryginalnych dokumentów.

Część C

W części C natomiast powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

• dokumenty dotyczące żądania wydania odrębnego świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia w ramach kończącej się umowy o pracę, gdy bezpośrednio po jej zakończeniu strony podpisują kolejną umowę o pracę (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi w takiej sytuacji ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),

• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz potwierdzenie odbioru świadectwa przez pracownika, np. oświadczenie podpisane przez pracownika, zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego świadectwo pracy, lub wzmianka i podpis pracownika opatrzony datą umieszczony na kopii świadectwa pracy,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.),

• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty w tej części akt osobowych również powinny być umieszczone w oryginale.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dodatkowe uprawnienia pracownicze rodziców dzieci ze specjalnymi potrzebami [WYWIAD]

    Z jakich uprawnień pracowniczych w 2024 roku mogą skorzystać rodzice dzieci ze specjalnymi potrzebami? Kiedy mają dłuższe urlopy? Dodatkowe prawa rodziców dzieci niepełnosprawnych (także rodzice dzieci z zespołem Aspergera czy autyzmem) wymieniają przepisy prawa pracy, co z rodzicami dzieci z zaburzeniami, które nie posiadają orzeczenia o niepełnosprawności? Jakie dobre praktyki stosują pracodawcy w stosunku do rodziców dzieci ze szczególnymi potrzebami? Jak ocenia się zmiany w świadczeniu pielęgnacyjnym? Co jeszcze należy zmienić we wsparciu dla takich rodziców?

    Specjalna nagroda dla nauczycieli. Czy będzie zmiana Karty Nauczyciela? Minister Edukacji odpowiada na interpelację posła

    Minister Edukacji powoła zespół zajmujący się postulatami zmiany lub korekty niektórych rozwiązań systemowych, kształtujących warunki pracy nauczycieli. Jest to odpowiedź na interpelację poselską w sprawie rozszerzenia katalogu nagród jubileuszowych dla nauczycieli.

    Projekt rozporządzenia: Wyższe uposażenie zasadnicze funkcjonariuszy CBA

    Zgodnie z ustawą budżetową na rok 2024 średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w sferze budżetowej powinien wynieść 120%. Z tego względu planowane jest podniesienie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

    Jak nie płacić ZUS?

    Jak uniknąć płacenia ZUSu? Jest uchwała Sądu Najwyższego z 21 lutego 2024 r.: wspólnik dwuosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadający 99 procent udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym.

    REKLAMA

    Co to jest wypalenie zawodowe?

    Na czym polega wypalenie? Jakie są oznaki wypalenia zawodowego? Czy można iść na L4 z powodu wypalenia zawodowego? Ile dni zwolnienia na wypalenie zawodowe? Co zrobić jak ma się wypalenie zawodowe? Po jakim czasie jest wypalenie zawodowe?

    Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

    Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

    Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

    Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

    Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

    W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

    REKLAMA

    Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

    Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    REKLAMA