REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja kadrowa (cz.2)

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

Teczki akt osobowych pracowników wymagają nie tylko odpowiedniego przechowywania. Należy je także prowadzić w określony przepisami sposób.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga nie tylko pieczołowitości i dokładności, lecz także dobrej znajomości prawa. Każda część takich akt musi być nie tylko prawidłowo prowadzona, ale także jej zawartość musi być zgodna z prawem.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Część A

W części A akt osobowych powinny znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (np. świadectwa służby, zaświadczenia) w szczególności obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

REKLAMA

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane przy wykonywaniu oferowanej pracy (np. świadectwa kwalifikacyjne, zaświadczenia o odbyciu określonych kursów, dyplom ukończenia studiów wyższych),

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku (tzw. badania wstępne), wystawione przez lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca ma podpisaną umowę o świadczenie usług w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników (art. 12 ust. 1 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy - DzU z 2004 r. nr 125, poz. 1317 ze zm.). Przy czym wydanie orzeczenia powinno nastąpić na podstawie wydanego przez pracodawcę skierowania (§ 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy - DzU nr 69, poz. 332 ze zm.),

• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów,

• inne dokumenty przedłożone przez pracownika (kandydata do pracy) potwierdzające jego umiejętności, osiągnięcia zawodowe lub stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności).

W tej części akt osobowych powyższe dokumenty powinny być przechowywane w formie odpisów lub kopii. Wprawdzie pracodawca ma prawo żądać wglądu do oryginalnych dokumentów, lecz tylko celem ich weryfikacji i sporządzenia odpisów i kopii. Pod żadnym pozorem nie powinno się przechowywać w tej części akt osobowych oryginalnych dokumentów. Jedyny wyjątek stanowi kwestionariusz osobowy wypełniany przez kandydata na pracownika na potrzeby procesu rekrutacji oraz orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Część B

W części B powinny znaleźć się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym w szczególności:

• umowa o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,

• zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca stosuje go w formie pisemnej,

• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami regulaminu pracy lub obwieszczenia, przepisami i zasadami dotyczącymi bhp, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także informacją dodatkową do umowy o pracę (art. 29 § 3 k.p.),

• zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do lat 4 o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach prawa pracy dotyczących: dwóch dni „opieki” na dziecko do lat 14 w danym roku kalendarzowym, zatrudniania w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, delegowania poza stałe miejsce pracy, zatrudniania powyżej 8 godzin na dobę w systemach czasu pracy przewidujących pracę w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy,

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę (tzw. wypowiedzenie zmieniające) lub zmiany tych warunków w innym trybie, np. za porozumieniem stron (tzw. aneks do umowy o pracę),

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy pracownika w okresie, w którym jest uprawniony do korzystania z urlopu wychowawczego,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę obejmującą okres pozostawania w stosunku pracy,

• pisemne wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),

• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,

• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,

• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

W przeciwieństwie do części A, w tej części powinny znaleźć się głównie oryginalne dokumenty. Kopie i odpisy natomiast powinny znajdować się tam jedynie w wyjątkowych przypadkach, np. zniszczenia lub utracenia oryginalnych dokumentów.

Część C

W części C natomiast powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

• dokumenty dotyczące żądania wydania odrębnego świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia w ramach kończącej się umowy o pracę, gdy bezpośrednio po jej zakończeniu strony podpisują kolejną umowę o pracę (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi w takiej sytuacji ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.),

• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy oraz potwierdzenie odbioru świadectwa przez pracownika, np. oświadczenie podpisane przez pracownika, zwrotne potwierdzenie odbioru listu poleconego zawierającego świadectwo pracy, lub wzmianka i podpis pracownika opatrzony datą umieszczony na kopii świadectwa pracy,

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.),

• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty w tej części akt osobowych również powinny być umieszczone w oryginale.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minimalne wynagrodzenie 2026 powinno być do 15 września 2025 r w Dzienniku Ustaw. Ile wyniesie brutto od 1 stycznia?

Dnia 12 lub 15 września 2025 r. rozporządzenie o minimalnym wynagrodzeniu w 2026 r. powinno znaleźć się w Dzienniku Ustaw. Rada ministrów jest zobligowana do ustalenia wysokości minimalnej krajowej na 2026 r. do 15 września (poniedziałek). Ile wyniesie nowa kwota?

Na wypalenie zawodowe pracodawcy reagują dyscyplinowaniem. Nie chroni to jednak przed częstymi L4

Wypalenie zawodowe pracowników to nie kwestia złej woli zatrudnionych, lecz braku systemowego wsparcia w organizacji. Złe samopoczucie, spadek motywacji czy drażliwość są często uznawane za lenistwo lub brak zaangażowania w pracę. Tymczasem mogą mieć bardzo konkretne źródła fizjologiczne. Co powinien robić pracodawca, by przeciwdziałać wypaleniu pracowników i częstym przechodzeniem członków załogi na L4?

PPK: wpłaty nienależne zwraca się finansującemu daną wpłatę

Zdarza się, że pracodawca przekazuje do instytucji finansowej wpłaty na PPK mimo złożenia przez uczestnika programu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK albo nalicza je od zawyżonej podstawy. Tzw. wpłaty nienależne zwraca się finansującemu. Co to w praktyce oznacza?

Czy trzeba poinformować pracodawcę o zwolnieniu lekarskim?

Otrzymałam zwolnienie lekarskie. Czy muszę poinformować pracodawcę o tym, że jestem chora i ile dni nie będzie mnie w pracy? Czy pracodawca widzi moje zwolnienie lekarskie w systemie? Jaka kara grozi za niepowiadomienie pracodawcy o L4?

REKLAMA

Obywatele Ukrainy nie mają przedłużonych legalnych pobytów do 4 marca 2026 r. Pilnie potrzebna jest ustawa

Konfederacja Lewiatan zwraca uwagę na to, że obywatele Ukrainy nie mają przedłużonych legalnych pobytów w Polsce. Pilnie potrzebna jest ustawa wydłużająca okres legalnego pobytu Ukraińców do 4 marca 2026 r.

Kiedy pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem, który ma nie więcej niż 4 lata do emerytury?

Zasadą jest, że osoby w wieku przedemerytalnym są chronione przed zwolnieniem z pracy. Dokładnie chodzi o ostatnie 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego, jeśli okres zatrudnienia pozwala na przejście na emeryturę. Jest jednak kilka sytuacji, kiedy pracodawca może rozwiązać umowę z pracownikiem w wieku ochronnym.

Gruzini zostaną wykreśleni z listy państw objętych uproszczoną procedurą zatrudnienia cudzoziemców

Zgodnie z projektem rozporządzenia MRPiPS Gruzini zostaną wykreśleni z listy państw objętych uproszczoną procedurą zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Podyktowane jest to sytuacją polityczną. Jakie skutki zmiana ta niesie dla polskiego rynku pracy?

We wrześniu pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop

Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca może we wrześniu wysłać pracownika na przymusowy urlop. Chodzi tu o urlop zaległy z 2024 r. Zasadą jest bowiem wykorzystywanie urlopu w roku, w którym nabyło się do niego prawo. Co grozi za niewykorzystanie urlopu?

REKLAMA

Do kiedy można wykorzystać urlop ojcowski? Termin złożenia wniosku [Przykład]

Uprawnieniem rodzicielskim z Kodeksu pracy, które przysługuje wyłącznie ojcu dziecka jest urlop ojcowski. Do kiedy można go wykorzystać? Już nie przysługuje do 24 miesiąca życia. Termin ten został skrócony. Kiedy najpóźniej złożyć wniosek, aby żaden dzień urlopu nie przepadł? Podajemy przykład.

Czy można pracować w czasie urlopu wychowawczego?

Urlop wychowawczy przyznawany jest w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Czy zatem można w czasie tego urlopu pracować? Czy przepisy prawa pracy pozwalają na pracę dla swojego pracodawcy albo innego podmiotu?

REKLAMA