Kategorie

Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

Dokumenty osobowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów pracy dokumentów. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem i przechowywaniem.

Wśród podstawowych obowiązków każdego pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika, oprócz obowiązku zatrudniania za wynagrodzeniem, należy wymienić prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Zakres prowadzenia przez pracodawców tej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem).

Przechowywane dokumenty

Przez pojęcie akt osobowych pracownika należy rozumieć prowadzone odrębnie dla każdego pracownika akta (zwane potocznie aktami osobowymi lub teczką personalną), zawierające zbiór dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i ustania stosunku pracy w danym zakładzie pracy.

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 rozporządzenia):

• kartę ewidencji czasu pracy, w której zaznacza się pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 rozporządzenia).

WaŻne!

Brak akt osobowych lub innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi pracodawcy kara grzywny nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.). Ponadto niezwykle ważny jest sposób przechowywania powyższych dokumentów. Pozostawienie ich w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest również wykroczeniem, za które ustawodawca przewiduje karę w identycznych granicach, tj. od 1000 do 30 000 zł.

Przygotowanie teczki

Reklama

Akta osobowe należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Nie wystarczy, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnego pracownika zostaną wpięte do jednego segregatora lub wrzucone do jednej teczki. Dodatkowo muszą być starannie podzielone na trzy części - A, B i C, a każda z tych części musi posiadać własny spis treści wymieniający, jakie dokumenty się w niej znajdują. Dokumenty nie mogą być poukładane przypadkowo lub dowolnie, lecz ich ułożenie musi zachowywać porządek chronologiczny, co więcej - wszystkie muszą być ponumerowane (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

W części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Natomiast w części C należy umieścić dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Reklama

Zakładając teczkę akt osobowych, można do tego celu wykorzystać segregator lub zwykłą wiązaną tekturową teczkę. Można także zakupić specjalną teczkę przeznaczoną wyłącznie do prowadzenia akt. Kolejnym krokiem jest staranne jej opisanie imieniem i nazwiskiem pracownika. Oprócz tych danych warto umieścić na teczce informacje dotyczące zajmowanego przez pracownika stanowiska, działu, w którym jest zatrudniony, a także początkową datę jego zatrudnienia. Przygotowane w ten sposób teczki można ułożyć alfabetycznie (według nazwisk pracowników) lub według działów danego zakładu pracy, wówczas w razie konieczności łatwo jest odnaleźć właściwe akta osobowe.

Kolejnym krokiem jest dokonanie podziału teczki na poszczególne części A, B i C. Następnie należy przygotować chronologiczny spis (wykaz) wszystkich dokumentów, które mają znaleźć się w poszczególnych częściach teczki. Wykazy te mogą być sporządzane ręcznie lub w formie tabeli wydrukowanej komputerowo, przy czym wybór odpowiedniego sposobu sporządzania wykazów należy do osoby prowadzącej akta.

Obowiązek numerowania dokumentów

W związku z obowiązkiem numerowania wszystkich zgromadzonych w aktach dokumentów oraz umieszczania ich w wykazie w praktyce mogą pojawić się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy z akt osobowych trzeba będzie usunąć niektóre dokumenty, np. związane z nałożoną na pracownika karą porządkową, która uległa już zatarciu, lub dokumenty, które znalazły się w aktach osobowych wbrew przepisom prawa pracy, np. naruszające dobra osobiste pracownika notatki przełożonego. W tym celu można usunąć z akt dotychczasowy wykaz dokumentów i zastąpić go nowym - nieuwzględniającym usuniętych dokumentów (przepisanym ręcznie lub w formie wydruku komputerowego). Można także skorygować dotychczasowy wykaz, wymazując lub zamazując ciemnym flamastrem albo korektorem usuniętą z akt pozycję. W takim przypadku jednak powstanie problem z numeracją pozostałych dokumentów. Aby zapobiec takim sytuacjom, wystarczy wprowadzić odpowiedni system numerowania tych dokumentów, które powinny zostać po upływie określonego czasu z akt usunięte. Wystarczy, że do liczby poprzedzającego je dokumentu doda się literę.

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?