Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

• Przechowywane dokumenty
• Przygotowanie teczki
• Obowiązek numerowania dokumentów

Wśród podstawowych obowiązków każdego pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika, oprócz obowiązku zatrudniania za wynagrodzeniem, należy wymienić prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Zakres prowadzenia przez pracodawców tej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem).

Przechowywane dokumenty

Przez pojęcie akt osobowych pracownika należy rozumieć prowadzone odrębnie dla każdego pracownika akta (zwane potocznie aktami osobowymi lub teczką personalną), zawierające zbiór dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i ustania stosunku pracy w danym zakładzie pracy.

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 rozporządzenia):

• kartę ewidencji czasu pracy, w której zaznacza się pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 rozporządzenia).

WaŻne!

Brak akt osobowych lub innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi pracodawcy kara grzywny nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.). Ponadto niezwykle ważny jest sposób przechowywania powyższych dokumentów. Pozostawienie ich w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest również wykroczeniem, za które ustawodawca przewiduje karę w identycznych granicach, tj. od 1000 do 30 000 zł.

Przygotowanie teczki

Akta osobowe należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Nie wystarczy, że wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnego pracownika zostaną wpięte do jednego segregatora lub wrzucone do jednej teczki. Dodatkowo muszą być starannie podzielone na trzy części - A, B i C, a każda z tych części musi posiadać własny spis treści wymieniający, jakie dokumenty się w niej znajdują. Dokumenty nie mogą być poukładane przypadkowo lub dowolnie, lecz ich ułożenie musi zachowywać porządek chronologiczny, co więcej - wszystkie muszą być ponumerowane (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).

W części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Natomiast w części C należy umieścić dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Zakładając teczkę akt osobowych, można do tego celu wykorzystać segregator lub zwykłą wiązaną tekturową teczkę. Można także zakupić specjalną teczkę przeznaczoną wyłącznie do prowadzenia akt. Kolejnym krokiem jest staranne jej opisanie imieniem i nazwiskiem pracownika. Oprócz tych danych warto umieścić na teczce informacje dotyczące zajmowanego przez pracownika stanowiska, działu, w którym jest zatrudniony, a także początkową datę jego zatrudnienia. Przygotowane w ten sposób teczki można ułożyć alfabetycznie (według nazwisk pracowników) lub według działów danego zakładu pracy, wówczas w razie konieczności łatwo jest odnaleźć właściwe akta osobowe.

Kolejnym krokiem jest dokonanie podziału teczki na poszczególne części A, B i C. Następnie należy przygotować chronologiczny spis (wykaz) wszystkich dokumentów, które mają znaleźć się w poszczególnych częściach teczki. Wykazy te mogą być sporządzane ręcznie lub w formie tabeli wydrukowanej komputerowo, przy czym wybór odpowiedniego sposobu sporządzania wykazów należy do osoby prowadzącej akta.

Obowiązek numerowania dokumentów

W związku z obowiązkiem numerowania wszystkich zgromadzonych w aktach dokumentów oraz umieszczania ich w wykazie w praktyce mogą pojawić się wątpliwości, co zrobić w sytuacji, gdy z akt osobowych trzeba będzie usunąć niektóre dokumenty, np. związane z nałożoną na pracownika karą porządkową, która uległa już zatarciu, lub dokumenty, które znalazły się w aktach osobowych wbrew przepisom prawa pracy, np. naruszające dobra osobiste pracownika notatki przełożonego. W tym celu można usunąć z akt dotychczasowy wykaz dokumentów i zastąpić go nowym - nieuwzględniającym usuniętych dokumentów (przepisanym ręcznie lub w formie wydruku komputerowego). Można także skorygować dotychczasowy wykaz, wymazując lub zamazując ciemnym flamastrem albo korektorem usuniętą z akt pozycję. W takim przypadku jednak powstanie problem z numeracją pozostałych dokumentów. Aby zapobiec takim sytuacjom, wystarczy wprowadzić odpowiedni system numerowania tych dokumentów, które powinny zostać po upływie określonego czasu z akt usunięte. Wystarczy, że do liczby poprzedzającego je dokumentu doda się literę.

Katarzyna Wrońska-Zblewska