Wydatki organizacji na kurs prawa jazdy pracownika a koszt uzyskania przychodu

Podatnik, który otrzymał interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2012 r. (sygn. ITPB1/415-274b/12/PSZ), prowadził m.in. działalność gospodarczą polegającą na produkcji (z zakupionych materiałów gotowych) okularów korekcyjnych na zamówienie. Kilku pracowników – mimo że ich praca wiąże się z wyjazdami poza siedzibę pracodawcy – nie posiadało prawa jazdy. Pracodawca postanowił opłacić kurs tym osobom. Uzasadniał ten wydatek chęcią motywacji pracowników do kontynuacji dla niego pracy. Chodziło o grupy zawodowe, których nie oferował lokalny rynek pracy: optometrystów (osoby przeprowadzające badania wzroku w celu wykrycia wad) oraz handlowców zajmujących się doborem opraw okularowych w przychodniach na terenie całego kraju. Pracownicy, organizując badania wzroku i dobór opraw na terenie całego kraju, przebywali poza swoim miejscem zamieszkania przez 4–5 dni pracy w tygodniu. Przedsiębiorca wskazywał, że ma coraz większe trudności ze znalezieniem osób, które zgodziłyby się na tak częste wyjazdy.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Pracodawca miał wątpliwości, czy faktura VAT bądź umowa z ośrodkiem szkoleniowym, potwierdzająca opłacenie usługi dla pracowników, będzie podstawą zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Interesowało go także, czy warunkiem zaliczenia wydatków na kurs do kosztów uzyskania przychodów będzie zdanie egzaminu na prawo jazdy oraz czy w sytuacji, gdy pracownik będzie kilkakrotnie przystępował do egzaminu, kursy doszkalające i koszty dodatkowych opłat za egzamin również będą stanowiły taki koszt.

Ogólne zasady zaliczania wydatków do kosztów podatkowych

Analizując problem kwalifikacji wydatków pracodawcy na kurs prawa jazdy dla pracowników, należy się odwołać do ogólnych reguł zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 updop (katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów nie przewiduje wykluczenia wydatków ponoszonych na kurs prawa jazdy pracowników).

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów” z art. 15 ust. 1 updop jest ograniczeniem. Samo sformułowanie „w celu” należy rozumieć jako dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy. Dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść korzyść z punktu widzenia prowadzenia działalności gospodarczej.

Zobacz także: Preferencyjna sprzedaż towaru pracownikowi a jego przychód ze stosunku pracy

Kurs na prawo jazdy jako podnoszenie kwalifikacji

Izba skarbowa oceniała sfinansowanie wydatków na prawo jazdy pod kątem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników. Organ podatkowy wskazał przesłanki pomocnicze przy ocenie, czy poniesiony wydatek na kurs na prawo jazdy, odbywany przez pracownika, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy z tytułu prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej (czy wydatek na pracowniczy kurs prawa jazdy jest związany ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne na stanowisku pracy zajmowanym przez pracownika). Nie ma takiej możliwości, gdy wydatek na kurs prawa jazdy służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z zajmowanym przez pracownika stanowiskiem i wykonywaną przez niego pracą.

Do tej pory organy podatkowe eliminowały z kosztów uzyskania przychodów wydatki na podnoszenie takich kwalifikacji pracownika, które pracownik mógł wykorzystać zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Często najpierw organ podatkowy sprawdzał, czy dana umiejętność może mieć wartość dla pracownika w jego życiu prywatnym, a dopiero potem analizował, czy umiejętność ta jest potrzebna pracownikowi w pracy. W interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2012 r. Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że fakt możliwości wykorzystania prawa jazdy przez pracownika w życiu prywatnym nie jest powodem wykluczenia wydatków pracodawcy z kosztów podatkowych. Istotniejsze jest to, czy wydatki na kształcenie pracownika pozwolą mu nabyć kwalifikacje niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków pracowniczych.

W analizowanej interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że sfinansowanie przez pracodawcę kursu na prawo jazdy wiąże się z zakresem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Wydatki poniesione z tego tytułu mają na celu podniesienie umiejętności pracowników poprzez uzyskanie prawa jazdy niezbędnego do wykonywania pracy w charakterze handlowców. Faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki na pokrycie kosztów kursu nauki jazdy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i koszty dodatkowych lekcji jazdy należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Także w przypadku rozwiązania umowy o pracę, zdaniem organu podatkowego, nie występuje konieczność korygowania kosztów uzyskania przychodów, skoro wydatki poniesione przez pracodawcę były racjonalnie uzasadnione.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Związek prawa jazdy z obowiązkami pracowniczymi

Należy odróżnić sfinansowanie wydatków na prawo jazdy pracownika, który może wykorzystywać samochód służbowy w pracy, od sytuacji, kiedy zakres obowiązków pracowniczych bezwzględnie wymaga od niego posługiwania się samochodem służbowym. W tym pierwszym przypadku organy podatkowe mogą się nie zgodzić na zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów. W przeszłości organy podatkowe taką sytuację dostrzegały także wtedy, gdy pracownik miał otrzymać obowiązki związane z wykorzystaniem samochodu służbowego dopiero po zdobyciu prawa jazdy kategorii B. Przykładem jest interpretacja indywidualna z 2 czerwca 2010 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPBII/1/415-276/10/MK). Pracodawca opłacił kurs na prawo jazdy pracownicy zatrudnionej na stanowisku sekretarki-asystentki. Zamiarem pracodawcy było powierzenie jej nowych obowiązków, polegających na używaniu samochodu służbowego w celach:

• załatwiania spraw służbowych w urzędach,
• przewożenia kontrahentów,
• odbierania zaproszonych gości z lotniska,
• oprowadzania gości po oddziałach zakładu pracy.

Jeszcze przed zdobyciem prawa jazdy pracownica załatwiała te sprawy, ale jeździła samochodem służbowym z kierowcą. Organ podatkowy uznał, że aby mówić o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, kurs prawa jazdy musiałby być ściśle związany z zajęciem, które pracownica wykonuje w ramach swoich obowiązków pracowniczych. Organ podatkowy uznał, że osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki-asystentki nie wykonuje obowiązków związanych z prowadzeniem samochodu służbowego. Nie jest bowiem osobą zatrudnioną na stanowisku kierowcy. Organ podatkowy nie przyjął, że poprzez zdobycie uprawnień do prowadzenia samochodu służbowego nastąpiło podwyższenie posiadanych kwalifikacji pracownicy w zakresie jej obowiązków pracowniczych.

Stanowisko organów podatkowych w zakresie zaliczenia wydatków pracodawcy na kurs i egzamin na prawo jazdy pracownika do kosztów uzyskania przychodów jest ściśle powiązane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika na podstawie przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych (zob. art. 17 k.p.). Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje m.in.: zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania (przy zachowaniu prawa do wynagrodzenia). Pracodawca może przyznać takiemu pracownikowi dodatkowe świadczenia – w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Podstawą podnoszenia kwalifikacji jest zazwyczaj umowa – przy czym nie ma obowiązku jej zawarcia, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Niezależnie od tego, że przepisy k.p. przewidują możliwość uniknięcia zawarcia formalnej umowy – warto taką umowę podpisać. Właśnie po to, aby pracodawca dysponował jednoznacznym dowodem, że wydatek na kurs prawa jazdy miał w intencji pracodawcy służyć podniesieniu kwalifikacji zawodowych (a nie prywatnych) pracownika.

Zobacz koniecznie: Dokumentowanie pracy szczególnej przez pracodawcę

ABY WYDATEK MÓGŁ BYĆ UZNANY ZA KOSZT UZYSKANIA PRZYCHODU, POWINIEN SPEŁNIAĆ ŁĄCZNIE NASTĘPUJĄCE WARUNKI:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 updop,
• być właściwie udokumentowany.

Podstawa prawna:

• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1010
• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1110