Rozliczenie pomocy otrzymanej z zfśs

Osobami uprawnionymi do korzystania z działalności socjalnej są pracownicy, ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny), a ponadto osoby, które pracodawca wymienił w regulaminie. W wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 579/00) wskazano, że zfśs jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. 

Warunki i zasady korzystania z zfśs muszą być sprecyzowane w regulaminie. Organizacja przyznająca świadczenia powinna odmiennie kształtować ich wysokość, uzależniając ją od potrzeb poszczególnych uprawnionych. 

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof), wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika – w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych – łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. W przepisie tym wskazano, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. 

Wśród zwolnionych z opodatkowania świadczeń sfinansowanych z zfśs znajdują się ponadto:

• dopłaty do wypoczynku zorganizowanego dzieci i młodzieży do lat 18 – bez ograniczenia kwotowego.

Zwolnieniu z opodatkowania podlegają świadczenia otrzymane z zfśs związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach lub klubach dziecięcych. Ustawodawca zwolnił z poboru podatku dochodowego również dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18. 

• zapomogi w przypadku klęski żywiołowej, wypadku, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości 2280 zł w roku podatkowym. 

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 18 lutego 2011 r. (sygn. ITPB2/415-1063/10/BK) czytamy, że ustawa o podatku dochodowym nie definiuje pojęcia „zapomogi” czy „długotrwałej choroby”. Uzasadnione jest zatem posługiwanie się w tym przypadku definicjami występującymi w słownikach języka polskiego. Powołując się na językowe znaczenie wyrazów, przez zapomogę należy rozumieć jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej.

Polecamy serwis: Ochrona wynagrodzenia

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, w interpretacji indywidualnej z 5 lutego 2009 r. (sygn. ILPB1/415-954/08-4/AG) wyjaśnił, że „zdarzenie losowe” to: spowodowane nie tylko działaniem sił przyrody, ale również działaniem ludzi, pod warunkiem jednak, że zachowane są przesłanki losowości, tzn. musi zachodzić zdarzenie nieprzewidywalne, niezależne od woli człowieka i nie do uniknięcia mimo zachowania należnej staranności. 

Natomiast Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, w interpretacji indywidualnej z 18 lutego 2011 r. (sygn. ITPB2/415-1063/10/BK), zdefiniował pojęcie „długotrwałej choroby”. Według zaprezentowanego stanowiska, przez długotrwałą chorobę należy rozumieć chorobę wymagającą długotrwałego leczenia w sposób stały lub przez długi okres, mającą długotrwały przebieg. Analizując, czy choroba jest długotrwała, nie sposób odwołać się do konkretnych ram czasowych przesądzających o tym, jak długo ma ona trwać, by możliwe było objęcie zapomogi wypłaconej w związku z tą chorobą zwolnieniem z opodatkowania. Z medycznego punktu widzenia długotrwałe choroby to choroby przewlekłe, nieuleczalne, wrodzone. Jako dowód długotrwałości choroby można dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zasadność wypłaty zapomogi powinna być udokumentowana aktualnymi dowodami, potwierdzającymi stan faktyczny. W przypadku długotrwałej choroby fakt jej zaistnienia może być zatem udokumentowany np. zaświadczeniem lekarskim wystawionym przez lekarza specjalistę lub lekarza rodzinnego. 

Specjalne uregulowanie w zakresie opodatkowania świadczeń otrzymywanych ze środków zfśs dotyczy byłych pracowników. Wolne od podatku dochodowego są świadczenia otrzymywane przez emerytów lub rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy, w tym od związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. W sytuacji gdy emeryt lub rencista zawarł nową umowę z zakładem pracy, nie będzie przysługiwało mu prawo do skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania.

Zobacz także: Wynagrodzenie pracowników fundacji za pracę w weekendy

INTERPRETACJE 

Zawiązanie stosunku pracy w tym przypadku niweczy wystąpienie przesłanki określonej w art. 21 ust. 1 pkt 38 [updof], mówiącej o zwolnieniu z podatku świadczenia otrzymanego przez emeryta w związku z łączącym go poprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy, albowiem związek ten występuje w momencie przekazania świadczenia, zaś samo bycie emerytem jest niewystarczające, by zastosować zwolnienie. Wypłacony ekwiwalent pieniężny należy więc opodatkować, ponieważ nie korzysta on ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 38) updof.
Pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Gnieźnie z 30 grudnia 2004 r. (nr N-DOFN/415/24/04). 

Świadczenia, które pracownik otrzymuje ze środków zfśs, zalicza się do przychodów tej osoby ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. 

Ewidencja księgowa wybranych świadczeń udzielanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może przebiegać następująco: 

PRZYKŁAD1 

Częściowe sfinansowanie wycieczki dla pracowników.
Zakup usługi wycieczki potwierdzony fakturą VAT:
1. wartość brutto zobowiązania:
Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,
Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Wartość usługi obciążająca zfśs:
Wn konto 85 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
3. Wartość usługi w części obciążającej pracowników:
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”. 

PRZYKŁAD 2 

Udzielenie pracownikowi pożyczki oprocentowanej na preferencyjnych warunkach.
1. Wypłata udzielonej pożyczki z rachunku bankowego środków zfśs:
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 13-5 „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS”.
2. Odsetki od pożyczki:
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 85 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”.
3. Spłata przez pracownika rat pożyczki w wysokości ustalonej w umowie:
Wn konto 13-5 „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS”,
Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.
W praktyce spłata raty pożyczki z zfśs wraz z odsetkami potrącana jest z wynagrodzenia bieżącego. Na podstawie listy płac możliwe jest zaewidencjonowanie potrącenia:
Wn konto 24 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.
Przyjęcie powyższego rozwiązania skutkuje koniecznością dokonania refundacji środków z rachunku podstawowego na rzecz rachunku zfśs. 

PRZYKŁAD 3 

Bezzwrotna pomoc z powodu zalania mieszkania.
1. Przyznanie pracownikowi świadczenia bezzwrotnego z zfśs:
Wn konto 85 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych”,
Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”.
2. Postawiono do dyspozycji środki pieniężne:
Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”,
Ma konto 100 „Kasa” lub konto 130 „Rachunek bieżący”. 

Podstawa prawna: 

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 592; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1456)
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 21)