Jak szkolić pracowników na nowych zasadach

Według nowych przepisów, podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy oraz umiejętności przez pracownika z inicjatywy albo za zgodą pracodawcy (art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy). Nowelizacja nie zmienia dotychczasowego rozumienia obowiązku pracodawcy polegającego na ułatwianiu zatrudnionym podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 17 i art. 94 pkt 6 Kodeksu pracy). Oznacza to, że obowiązek ten rozumiemy tak samo jak dotychczas – jako konieczność stwarzania warunków sprzyjających dokształcaniu się pracowników bez czynienia nieuzasadnionych przeszkód ze strony zakładu. W ramach tego nakazu pracodawca nie musi jednak:

• organizować szkoleń dla zatrudnionych (wyrok Sądu Najwyższego z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99; OSNP 2001/22/660),
• wysyłać ich na naukę,
• ponosić kosztów takiej edukacji (uchwała Sądu Najwyższego z 10 marca 2005 r., II PZP 2/05; OSNP 2005/16/240).

Pracodawca sam zatem decyduje, czy z własnej inicjatywy wysyła zatrudnionego np. na kurs, czy tylko przychyla się do jego prośby o podjęcie kształcenia. Od pracodawcy wyłącznie zależy, czy i ile pieniędzy przyzna pracownikowi na kształcenie.

Jednak, decydując się na pomoc pracownikom w zdobywaniu wykształcenia bądź nowych umiejętności, pracodawcę obowiązuje zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu. Pracownicy mają prawo do równego dostępu w typowaniu do szkoleń i uczestnictwa w nich (art. 18^3a Kodeksu pracy).

Równe uprawnienia dla osób uczących się

Nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca szkoleń nie dzieli pracowników – jak poprzednie regulacje – na edukujących się ze skierowaniem zakładu i bez tego skierowania, w formach szkolnych (w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i wyższych) oraz pozaszkolnych (głównie kursy, kursy zawodowe, seminaria, praktyki zawodowe i studia podyplomowe). Wkrótce pracownicy będą podnosić kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przy czym obie kategorie pracowników uzyskają takie same wymiary urlopów szkoleniowych i zwolnień od pracy.

WAŻNE!

Nowelizacja Kodeksu pracy zniosła podział pracowników na odbywających szkolenia na podstawie skierowania i bez skierowania pracodawcy.

Urlopy szkoleniowe tylko na egzaminy

Nowe przepisy ograniczają długość urlopów szkoleniowych i ich przeznaczenie. Nowelizacja wprowadza zasadę udzielania urlopów szkoleniowych wyłącznie na przystąpienie do egzaminu. Dotychczas urlopy szkoleniowe przysługiwały na udział w obowiązkowych zajęciach oraz przygotowanie się i wzięcie udziału w określonej kategorii egzaminu.

Na podstawie zmienionych regulacji urlopy szkoleniowe po nowelizacji będą wynosić:

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych

Pojęcia, jakimi posługuje się nowela Kodeksu pracy, zostały dostosowane do ustaw o systemie oświaty i o szkolnictwie wyższym. Egzamin eksternistyczny przeprowadzają okręgowe komisje egzaminacyjne dla osób, które ukończyły 18 lat i nie są uczniami szkoły, dając im możliwość uzyskania świadectwa ukończenia szkoły podstawowej, gimnazjum lub liceum ogólnokształcącego (art. 10 ustawy o systemie oświaty). Dokładnie zasady jego przeprowadzania zostały określone w rozporządzeniu MEN z 18 września 2007 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (Dz.U. Nr 179, poz. 1273). Świadectwo bądź dyplom ukończenia szkoły artystycznej można też uzyskać po pozytywnym zdaniu egzaminów eksternistycznych przed państwową komisją egzaminacyjną powołaną przez ministra kultury i dziedzictwa narodowego.

• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego
• 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe

Egzamin potwierdzający kwalifikacje zawodowe to egzamin przeprowadzany w ramach systemu oświaty w niektórych szkołach i placówkach pozaszkolnych. Ukończenie wymienionych niżej szkół ponadgimnazjalnych zapewnia dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe po zdaniu egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe:
– zasadniczej szkoły zawodowej o okresie nauczania nie krótszym niż 2 lata i nie dłuższym niż 3 lata,
– 4-letniego technikum,
– 3-letniego technikum uzupełniającego dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych,
– szkoły policealnej o okresie nauki nie dłuższym niż 2,5 roku dla osób ze średnim wykształceniem (art. 9 ustawy o systemie oświaty).

W grę wchodzą również egzaminy odbyte po zakończeniu kursu, kursu zawodowego lub praktyki zawodowej na podstawie rozporządzenia MEN z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. Nr 31, poz. 216). Zainteresowani, którzy przystąpią do tych egzaminów, uzyskują zaświadczenie potwierdzające posiadane kwalifikacje zawodowe.

• 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego

Studia wyższe pierwszego stopnia (licencjackie i inżynierskie) i drugiego stopnia (magisterskie) kończą się uzyskaniem dyplomu ukończenia studiów wyższych, potwierdzającego uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego. Przed uzyskaniem dyplomu studenci muszą oddać prace dyplomowe i zdać egzamin dyplomowy (art. 167 ustawy o szkolnictwie wyższym). W tym pojęciu nie mieszczą się zatem egzaminy podyplomowe.

Powyższe wymiary urlopów szkoleniowych to wykaz minimalnych urlopów szkoleniowych, jakie pracodawca będzie musiał udzielać zatrudnionym podnoszącym kwalifikacje zawodowe z jego inicjatywy bądź za jego zgodą. Nie ma jednak przeszkód, aby przyznać pracownikowi dłuższy odpłatny urlop szkoleniowy.

---

Zmiany w obligatoryjnych urlopach szkoleniowych

Sposób udzielania urlopów szkoleniowych

Urlopów szkoleniowych, zarówno zgodnie ze starymi, jak i nowymi przepisami udzielamy wyłącznie na dni robocze według rozkładu czasu pracy danej osoby, nawet jeśli we wniosku prosi ona o urlop szkoleniowy od... do..., a w tym przedziale mieszczą się dni, które nie są dla pracownika dniami roboczymi zgodnie z jego haromonogramem, oraz soboty i niedziele.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na pół etatu, po 8 godzin w poniedziałki i wtorki oraz po 4 godziny w środy. Zakładamy, że zgłosi wniosek o udzielenie 6 dni urlopu szkoleniowego na przystąpienie do egzaminu eksternistycznego, od 6 do 11 sierpnia 2010 r. W tym okresie pracodawca może mu udzielić jedynie trzech dni urlopu szkoleniowego, ponieważ:

• piątek 6 sierpnia 2010 r. – jest dla pracownika dniem wolnym na podstawie harmonogramu,
• sobota i niedziela 7 i 8 sierpnia 2010 r. również nie są jego dniami pracy.

Urlopu szkoleniowego nadal nie należy udzielać na godziny, lecz na dni pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy nie odsyła bowiem w zakresie udzielania urlopu szkoleniowego do przepisów dotyczących urlopów wypoczynkowych. Zatem 1 dzień urlopu szkoleniowego nie odpowiada 8 godzinom pracy tak jak urlop wypoczynkowy. Pracownik wykorzysta więc 1 dzień urlopu szkoleniowego bez względu na liczbę godzin pracy, jaką ma do przepracowania w danym dniu.

Zarówno na gruncie starych, jak i nowych regulacji istnieją wątpliwości, czy pracodawca może w ogóle odmówić udzielania urlopu szkoleniowego na wniosek pracownika kształcącego się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Albo czy ma prawo odmówić przyznania urlopu szkoleniowego w terminie wskazanym we wniosku przez pracownika. Poprzednie i nowe przepisy milczą na ten temat. Jednak do urlopów szkoleniowych nie wolno bezpośrednio stosować przepisów Kodeksu pracy o planowaniu i udzielaniu urlopów wypoczynkowych. Ponadto nowelizacja posługuje się nakazowym zwrotem „urlop szkoleniowy przysługuje”. Jednak z drugiej strony urlopu szkoleniowego, tak jak każdego innego urlopu, udziela pracodawca.

Biorąc pod uwagę, że pracodawca wprawdzie udziela pracownikowi urlopu szkoleniowego, ale jego postępowanie ogranicza się wyłącznie do przyznania urlopu i to w terminie podanym we wniosku, odmowa jest dopuszczalna wyjątkowo – na pewno nie ze względu na zwykłe bieżące potrzeby firmy, lecz ze szczególnie uzasadnionych powodów, np. konieczności ratowania majątku zakładu przed powodzią czy naprawienia maszyny, bez której nie ruszy praca w przedsiębiorstwie, jeśli tylko ta właśnie osoba zna się na tym.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że pracownik zatrudniony jako handlowiec złożył wniosek o 5 dni urlopu szkoleniowego od poniedziałku 6 września 2010 r. do piątku 10 września 2010 r. w celu przygotowania się do pracy dyplomowej oraz przygotowania i przystąpienia do egzaminu dyplomowego, który ma się odbyć w sobotę 11 września 2010 r. Prezes spółki zgodził się dać mu tylko 4 dni urlopu szkoleniowego od 7 do 10 września 2010 r., ponieważ dwóch przedstawicieli handlowych będzie na zwolnieniach lekarskich. Postępowanie prezesa jest nieprawidłowe. Zwiększone absencje chorobowe pracowników wpisują się w standardowe ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej i na pewno nie da się ich zakwalifikować do nadzwyczajnych okoliczności usprawiedliwiających brak zgody pracodawcy na urlop szkoleniowy albo na udzielenie go w konkretnym dniu.

Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego ubiegającemu się o urlop szkoleniowy bezpośrednio po długiej chorobie trwającej ponad 30 dni (wyrok SN z 28 października 2009 r., II PK 123/09). Urlop szkoleniowy jest rodzajem zwolnienia od pracy. Pracodawca może posłać pracownika na ten urlop dopiero po dopuszczeniu go do pracy, co jest możliwe po przyniesieniu przez niego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Dlatego zanim pracodawca udzieli w takiej sytuacji urlopu szkoleniowego, najpierw kieruje zatrudnionego na kontrolne badania lekarskie (art. 229 § 2 i 4 Kodeksu pracy).

Zakładowi wolno natomiast odrzucić wniosek o urlop szkoleniowy, gdy wykorzystanie urlopu w żądanym terminie nie ma żadnego związku przyczynowo-skutkowego z celem tego urlopu.

PRZYKŁAD

Przyjmujemy, że pracownica złożyła wniosek o 6 dni urlopu szkoleniowego w terminie od 23 do 30 września 2010 r. na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, podczas gdy egzamin ma zostać przeprowadzony w czerwcu 2011 r. W tej sytuacji pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego we wskazanym terminie, ponieważ mijałoby się to z celem tego urlopu. Oczywiste jest bowiem, że zatrudniona nie wykorzysta urlopu szkoleniowego zgodnie z jego przeznaczeniem (na naukę do egzaminu). We wrześniu 2010 r. dopiero zacznie się rok szkolny, podczas którego będzie ona nabywała wiedzę potrzebną do zdania tego egzaminu.

Pracodawca może również odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego, jeśli pracownik nie potwierdzi stosownymi dokumentami celu, dla którego bierze wolne, np. faktu przystąpienia do egzaminu, odbycia obowiązkowych zajęć. Przyjmuje się bowiem, że skoro urlop szkoleniowy ma charakter celowy – pracodawca ma prawo domagać się przedstawienia dokumentów poświadczających naukę, np. poświadczonych przez uczelnię bądź instytucję szkoleniową:

• zaświadczenia o udziale w nauce, m.in. o statusie studenta, kursanta, uczestnika seminarium itd.,
• planu i terminarza egzaminów,
• zaświadczenia o uczestnictwie w danym egzaminie,
• indeksu z ocenami zaliczającymi konkretny semestr czy egzamin,
• podpisanego przez wykładowcę oświadczenia o przystąpieniu pracownika do egzaminu.

Gdy zatrudniony odmawia udostępnienia takich dokumentów, uzasadnia to odmowę udzielenia mu urlopu szkoleniowego.

---

WAŻNE!

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu szkoleniowego, jeżeli pracownik nie udokumentuje celu, dla którego przysługuje mu ten urlop.

Pracodawca ma prawo określić w umowie szkoleniowej albo w przepisach zakładowych (np. regulamin pracy, regulamin funduszu szkoleniowego) zasady porządkowe ubiegania się o urlop szkoleniowy. W większości sytuacji pracodawca każe zatrudnionym składać wnioski o urlop szkoleniowy. Wolno mu także żądać, by zainteresowani zgłaszali wnioski o urlopy szkoleniowe z odpowiednim wyprzedzaniem (np. 3-dniowym) tak, by przełożeni byli w stanie zorganizować zastępstwo. Jednak wprowadzona w firmie procedura starań o urlop szkoleniowy nie może ograniczać ani tym bardziej odbierać zatrudnionemu prawa do tego urlopu.

Więcej zwolnień od pracy na podstawie nowych przepisów

Ustawodawca w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy wskazał więcej okoliczności powodujących konieczność udzielania płatnych zwolnień z całości albo z części dnia pracy. Będą one zawsze przysługiwały na udział w obligatoryjnych zajęciach. Zatem zlikwidowane zostaną urlopy szkoleniowe udzielane w celu wzięcia udziału w obowiązkowych wykładach, ćwiczeniach, konsultacjach itd. w wymiarze:

• do 5 godzin tygodniowo – dla pracownika skierowanego do szkoły wieczorowej, jeżeli czas pracy nie pozwala na punktualne przybycie na zajęcia,
• do 5 godzin tygodniowo – dla pracownika skierowanego na wieczorowe studia podyplomowe, kurs i seminarium, jeżeli czas pracy nie pozwala na punktualne przybycie na zajęcia.

Na podstawie nowych regulacji wymiar szkoleniowych zwolnień z całości bądź części dnia pracy nie będzie limitowany, a jedynym kryterium ich przyznawania będzie konieczność punktualnego przybycia na obowiązkowe zajęcia. Tak samo jak przy urlopach szkoleniowych pracodawca ma prawo domagać się udokumentowania celu zwolnienia od pracy. W przeciwnym przypadku odmowa jest uzasadniona. Pracownik może przedstawić następujące dokumenty:

• harmonogram obowiązkowych zajęć poświadczony przez odpowiednią instytucję czy uczelnię,
• zaświadczenie instytucji bądź uczelni o przełożeniu obowiązkowych zajęć,
• oświadczenie, że pracownik uczestniczył w obowiązkowych zajęciach w konkretnym terminie, podpisane przez wykładowcę prowadzącego zajęcia.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona w Warszawie podnosi kwalifikacje na kursie zawodowym za zgodą szefa. Przyjmujemy, że złoży ona wniosek o zwolnienie z całości dnia pracy w piątek 3 września 2010 r. w związku z tym, że o godz. 8.00 w sobotę 4 września 2010 r. zaczyna w Rzeszowie obowiązkowe wykłady w ramach kursu. Zakładamy, że pracodawca odmówi zwolnienia od pracy, argumentując, że skoro obligatoryjne zajęcia przypadają w sobotę wolną od pracy, nie musi jej udzielać zwolnienia od pracy na udział w tych zajęciach. Pracodawca nie ma racji. Fakt, że celem zwolnienia od pracy jest udział w obowiązkowych zajęciach nie znaczy, że pracodawca udziela go wyłącznie w dniu, kiedy te zajęcia zostały zaplanowane. Zwolnienia należy udzielić tak, by zatrudniony w normalnym trybie stawił się punktualnie na wykład. Dlatego w tej sytuacji pracownicy przysługuje zwolnienie od pracy w piątek, 3 września przynajmniej z części dnia pracy. W razie odmowy pracodawcy przybyłaby na kurs zmęczona i niewyspana, po pół nocy spędzonej w podróży.

Świadczenia dodatkowe dla pracowników odbywających szkolenia

Na podstawie starych przepisów pracodawca w zasadzie nie miał obowiązku ponoszenia jakichkolwiek kosztów nauki pracownika, nawet przez niego skierowanego. Rozporządzenie z 12 października 1993 r. w § 9 przewidywało jeden wyjątek – szef musi sfinansować wydatki pracownika uczącego się w formie pozaszkolnej za jego skierowaniem. Chodzi o opłatę za sam kurs, kurs zawodowy, seminarium, praktykę zawodową czy studia podyplomowe oraz o koszty zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu. Równocześnie rozporządzenie z 12 października 1993 r. dopuszczało, by w umowie szkoleniowej strony postanowiły inaczej, w tym mniej korzystnie dla zatrudnionego, nawet pozbawiając dofinansowania jego nauki (wyrok SN z 29 listopada 2000 r., I PKN 118/00, OSNAP 2002/13/308). Ponadto, jeśli pracodawca zgodził się dobrowolnie zwracać pracownikowi skierowanemu na naukę w formach szkolnych koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia, wydatki te trzeba było rozliczać według przepisów dotyczących podróży służbowych na terenie kraju, o ile nauka odbywała się w miejscowości innej niż miejsce zamieszkania czy pracy pracownika. Stosowało się więc rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. o podróżach służbowych na terenie kraju. Takiego zastrzeżenia nie było w regulacjach odnoszących się do osób skierowanych przez zakład na dokształcanie w formach pozaszkolnych.

PRZYKŁAD

Na podstawie rozporządzenia z 12 października 1993 r. o podnoszeniu kwalifikacji... firma skierowała jednego z pracowników na studia, a drugiego na kurs komputerowy. Pracodawca nie zawarł z nimi umów szkoleniowych, ale finansuje im koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia. Pracownik skierowany na studia (nauka w formie szkolnej) otrzymuje refundacje wymienionych wydatków tylko do wysokości limitów wynikających z rozporządzenia o podróżach służbowych na terenie kraju. Zatrudniony skierowany na kurs (forma pozaszkolna), z powodu braku umowy szkoleniowej, otrzymuje je natomiast w wartości rzeczywiście poniesionej, czyli teoretycznie znacznie wyższej niż pierwszy. Gdyby pracodawca podpisał z tym drugim pracownikiem umowę szkoleniową, mógłby w niej ograniczyć poziom zwrotu poniżej limitów określonych w rozporządzeniu o podróżach służbowych albo nawet w ogóle z refundacji zrezygnować.

---

Nowe przepisy utrzymują generalną zasadę, że zakład może (ale nie musi) przyznać pracownikowi finansowe świadczenia z tytułu podnoszenia kwalifikacji, np. na sfinansowanie czesnego, opłaty za egzaminy, koszty zakwaterowania, wyżywienia, podróży, podręczników czy innych materiałów szkoleniowych (art. 103³ Kodeksu pracy). Jednak nie przewidują żadnego odstępstwa w przypadku, kiedy pracodawca ma obowiązek ponosić ciężary finansowe nauki pracownika. Jeśli zdecyduje się na to samodzielnie, ma prawo zobowiązać zatrudnionego do odpracowania u niego pewnego czasu po zakończeniu nauki, a w razie naruszenia zakazu – do zwrotu proporcjonalnych kosztów nauki. W umowie szkoleniowej albo w regulacjach wewnętrznych pracodawca powinien w takim przypadku, w celu zabezpieczenia własnych interesów, określić szczegółowo:

• formę fakultatywnych świadczeń pieniężnych, np. czesne, opłata za egzamin, zwrot wydatków na skrypty,
• wartość tych świadczeń,
• sposób realizacji przyznanych świadczeń (na konto pracownika czy uczelni albo instytucji szkoleniowej; jednorazowo w ratach; uprzednie dofinansowanie czy refundacja),
• dokumenty, jakie musi przedstawić pracownik do ich uzyskania, np. potwierdzenie przelewu opłaty za naukę, zaświadczenie o przystąpieniu do egzaminu.

Nowelizacja nie nakazuje również, by pracodawca przyznający pracownikom dobrowolnie np. refundację kosztów wyżywienia czy zakwaterowania, rozliczał je według przepisów o delegacjach służbowych. Dlatego od woli stron zależy, jak tę kwestię uregulują. Mają do wyboru m.in.:

• pozostanie przy sprawdzonym sposobie stosowania zasad odnoszących się do podróży służbowych,
• zwracanie wydatków faktycznie poniesionych na ten cel przez zainteresowanego,
• wprowadzenie kwot ryczałtowych refundacji niezależnie od tego, jaka była rzeczywista cena posiłku czy noclegu.

Inaczej liczymy pensję za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy

Rozporządzenie z 12 października 1993 r. o podnoszeniu kwalifikacji... wprost zastrzegało w § 4 ust. 1 i § 9 ust. 1 pkt 2, że wynagrodzenie za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy na ten cel liczymy tak samo jak za urlop wypoczynkowy. Nowelizacja nie zawiera tego zastrzeżenia i dlatego stosujemy przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnienia od pracy zasady ustalania pensji za urlop wypoczynkowy z tą zmianą, że składniki płacy zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmujemy z miesiąca wystąpienia urlopu szkoleniowego (§ 5 rozporządzenia MPiPS w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).

W wynagrodzeniu za urlop szkoleniowy uwzględniamy zatem wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyjątkiem:

• jednorazowych i nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź konkretne osiągnięcia,
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwoty wyrównania wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastej pensji), należności z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odpraw emerytalnych, rentowych i innych pieniężnych,
• wynagrodzenia i odszkodowania należnego w razie rozwiązania stosunku pracy,
• należności przysługujących pracownikowi pozostającemu zgodnie z ustawą antykryzysową w przestoju ekonomicznym lub w obniżonym wymiarze czasu pracy.

Składniki pensji, jakie przejdą wstępny etap weryfikacji, dzielimy na te w stałej stawce miesięcznej oraz zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc (tylko takie tworzą wynagrodzenie za urlop szkoleniowy).

Składniki pensji w wynagrodzeniu za urlop szkoleniowy

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop szkoleniowy wliczamy więc wyłącznie składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Podstawę wymiaru dzielimy następnie przez liczbę godzin, jakie faktycznie pracownik przepracował w miesiącu, w którym przypada urlop szkoleniowy. Uzyskaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin, jaką zainteresowany powinien przepracować w trakcie urlopu szkoleniowego zgodnie z jego harmonogramem czasu pracy. Zawsze wiąże nas jednak główna zasada przyświecająca szacowaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, a więc i za szkoleniowy – za czas takich urlopów zatrudniony powinien otrzymać tyle pieniędzy, ile uzyskałby, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik we wrześniu 2010 r. skorzysta z 3 dni urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy dyplomowej. Zarabia 2570 zł pensji zasadniczej oraz ruchome premie miesięczne w wysokości od 300 zł do 1500 zł. Załóżmy, że we wrześniu br. otrzyma 700 zł premii, a przepracuje faktycznie w tym miesiącu 152 godziny (powinien wtedy przepracować 176 godzin).

Wynagrodzenie za urlop szkoleniowy ze zmiennych składników należy obliczyć w następujący sposób:

• premię wypłaconą we wrześniu dzielimy przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych w tym miesiącu: 700 zł : 152 godzin = 4,61 zł,
• uzyskaną stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin, jakie zatrudniony powinien przepracować w trakcie urlopu szkoleniowego (24 godziny): 4,61 zł x 24 godziny = 110,64 zł.

---

Nakaz odpracowania nauki

Według nowych przepisów pracodawca, który wspomógł finansowo pracownika w nauce, może od niego żądać, by:

• pozostawał u niego w zatrudnieniu jakiś czas po zakończeniu nauki,
• w razie naruszenia tego zakazu zwrócił część kosztów.

Występujący zarówno na podstawie poprzednich, jak i nowych regulacji okres obowiązkowego zatrudnienia po zakończeniu szkolenia trwa maksymalnie 3 lata, poczynając od zakończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Aby ustalić, kiedy następuje ten koniec, każdą formę edukacji analizujemy osobno.

Kiedy się kończy podnoszenie kwalifikacji zawodowych

 * Rozporządzenie MEN z 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania egzaminów sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz.U. Nr 83, poz. 562 ze zm.).

** Rozporządzenie MEN z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. Nr 31, poz. 216).

PRZYKŁAD

Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę szkoleniową, według której firma opłacała 75% czesnego za każdy zaliczony semestr (bez powtarzania) studiów, a w zamian ustanowiła obowiązek 3-letniego okresu zatrudnienia po zakończeniu nauki. Końcowy egzamin na ostatnim roku studiów zatrudniony złożył z wynikiem pozytywnym 20 czerwca 2011 r., ale pracę magisterską obronił dopiero 15 grudnia 2011 r. Trzyletnia karencja, podczas której pracownik nie powinien odejść z pracy, biegnie od 15 grudnia 2011 r. i upłynie 14 grudnia 2014 r. Gdy w tym okresie pracownik złoży wymówienie lub zostanie z nim rozwiązana umowa bez wypowiedzenia, pracodawca będzie mógł upomnieć się o zwrot części kosztów wyłożonych przez zakład na jego edukację. Terminy w prawie pracy mijają w dniu poprzedzającym dzień, który datą lub nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu (wyroki SN z 17 listopada 2004 r., II PK 64/04 i z 19 grudnia 1996 r.; I PKN 47/96 oraz uchwała z 21 maja 1991 r.; I PZP 16/91).

Pracownik będzie zobowiązany zwrócić pracodawcy poniesione koszty szkolenia, jeśli w trakcie nauki oraz w okresie uzgodnionym między stronami, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia:

• z winy pracodawcy bez uzasadnionego powodu,
• w związku z mobbingiem mimo braku przyczyn (art. 94³ i art. 55¹ Kodeksu pracy).

PRZYKŁAD

Firma sfinansowała pracownicy czesne za drogi kurs informatyczny i egzaminy w wysokości 25 tys. zł. Przyjmujemy, że na 10 miesięcy przed upływem karencji wynikającej z umowy szkoleniowej pracownica złoży wypowiedzenie ze względu na mobbing, ponieważ bezpośredni przełożony nie miał dla niej czasu i ostentacyjnie – zdaniem zainteresowanej – ją ignorował. Takie rozstanie jest jedną z okoliczności uzasadniających bezsankcyjne odejście zatrudnionego z pracy (bez konieczności zwrotu części kosztów nauki poniesionych przez zakład) pod warunkiem, że zarzuty są słuszne. Zakładamy, że sąd oddali jednak pozew pracownicy. Wówczas pracodawca będzie miał prawo domagać się oddania części wydatków poniesionych na jej kształcenie.

---

Podczas nauki i karencji po jej zakończeniu pracownik nie może również stracić pracy bez wypowiedzenia ze swojej winy, żeby nie musiał zwracać kosztów szkolenia (art. 52 Kodeksu pracy), czyli:

• w trybie dyscyplinarnym w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków służbowych,
• jeśli popełni podczas stosunku pracy przestępstwo, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnianie na zajmowanym stanowisku, gdy przestępstwo jest oczywiste i zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu,
• gdy ze swojej winy utraci uprawnienia konieczne do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku.

Pracodawca może również dochodzić zwrotu kosztów, które poniósł na szkolenie, jeżeli pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie ich podnoszenie (art. 103⁵ pkt 1 Kodeksu pracy).

Złamanie któregokolwiek z podanych zakazów skutkuje automatycznym obowiązkiem zwrotu firmie wydatków, jakie poniosła na naukę pracownika, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia:

• po ukończeniu nauki,
• w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Zatrudniony, który np. złożył wypowiedzenie w ciągu karencji, musi zwrócić wyłącznie koszty z tytułu świadczeń dodatkowych, czyli np. czesnego, opłat za egzaminy, podręczników, wyżywienia, zakwaterowania, dojazdu. Absolutnie nie wolno od niego żądać wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnień z całości albo części dnia pracy (art. 103⁵ pkt 2 Kodeksu pracy).

Zagrożenie

Pracodawca nie może żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i zwolnień z całości lub części dnia pracy.

PRZYKŁAD

Pracownica opisana w poprzednim przykładzie ma obowiązek zwrócić pracodawcy proporcjonalne koszty nauki. Skoro do 36 miesięcy karencji zostało przypisanych 25 000 zł, to za 10 miesięcy pozostałych do końca karencji powinna zwrócić 6944,44 zł. Kwota ta wynika z następujących rachunków:

(25 000 zł x 10 miesięcy) : 36 miesięcy = 6944,44 zł.

Od konieczności oddania proporcjonalnych kosztów edukacji pracodawcy zwalnia jednak pracownika rezygnacja pracodawcy z takiego roszczenia oraz uzasadnione rozstanie z pracodawcą z powodu:

• mobbingu,
• naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec zatrudnionego, np. niewypłacanie wynagrodzenia, nieudzielanie urlopów wypoczynkowych (tzw. dyscyplinarka dla pracodawcy).

Powyżej zostały wymienione wszystkie sytuacje, kiedy pracownik musi oddać proporcjonalne koszty nauki. W umowie szkoleniowej czy regulacjach zakładowych nie można ich rozszerzać na niekorzyść pracownika.

Nie są zatem skuteczne postanowienia nakazujące oddanie proporcjonalnych wydatków na edukację, gdy:

• pracownik odchodzi z pracy w trakcie nauki bądź karencji za porozumieniem stron, choćby złożonym z własnej inicjatywy,
• umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem terminu, do jakiego została zawarta.

Czas pracy i delegacje służbowe

Nowe przepisy nic nie zmieniły w zakresie kwalifikacji nauki pracownika do czasu pracy i do delegacji służbowych. W szczególności nie wprowadziły zapowiadanej zasady, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest obowiązkiem zatrudnionego. Oznacza to, że pracodawcy nadal będą się borykać z trudnościami dotyczącymi zaliczania bądź nie danego szkolenia do czasu pracy. Jednak w tym zakresie wykształciła się pewna praktyka poglądów wśród specjalistów. Przede wszystkim nie ma kontrowersji na temat tego, że na pewno czas pracy stanowią obowiązkowe szkolenia o bezpieczeństwie i higienie pracy (art. 211 pkt 5 Kodeksu pracy). Ponadto eksperci nakazują uwzględniać w czasie pracy szkolenia organizowane poza normalnymi godzinami roboczymi pracowników (np. w weekendy), w których pracownik musi uczestniczyć na polecenie pracodawcy (uzasadnienie wyroku SN z 4 października 2007 r., I PK 110/07; OSNP 2008/21-22/310). W takiej sytuacji zatrudnionemu należą się odpowiednio standardowe rekompensaty za godziny nadliczbowe, za pracę w szóstym dniu tygodnia czy w niedzielę.

PRZYKŁAD

Bank wdraża nowy system obsługi klienta, przy którym będą pracować niemal wszyscy jego pracownicy. Prezes polecił zorganizowanie dla pracowników instruktaży na temat nowego programu komputerowego. Mają się one odbywać po 5 godzin w soboty i niedziele, które są w banku wolne od pracy. Udział pracowników w tych szkoleniach jest obowiązkowy. Skoro szkolenia odbywają się na polecenie pracodawcy, wliczamy je w całości do czasu pracy skierowanych na nie osób. Za szkolenie przypadające w sobotę – będącą szóstym wolnym dniem tygodnia – każdemu pracownikowi trzeba oddać cały dzień wolny (choć szkolenie trwało tylko 5 godzin) do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym (art. 151³ Kodeksu pracy). W zamian za instruktaż odbyty w niedzielę zatrudnionemu przysługuje normalne wynagrodzenie i też cały dzień wolny w ciągu 6 dni poprzedzających bądź następujących po niedzieli, a jeżeli nie jest to możliwe – do końca okresu rozliczeniowego. Gdy pracownik nie jest w stanie wziąć takiego wolnego w podanych terminach, należy mu się dodatek do wynagrodzenia w wysokości 100% za każdą godzinę niedzielnego kursu (art. 151¹¹ Kodeksu pracy).

Popularna jest również teza, że w ramach czasu pracy realizuje się praktyczne szkolenia pracowników, mające go lepiej przygotować do wykonywania obowiązków służbowych (orzeczenie SN z 25 stycznia 2005 r., I PK 144/04; OSNP 2005/17/265). Z tego wyroku wynika również, że mogą się one odbywać, gdy szkoleniowy cel i metody działania wyraźnie dominują nad wykonywaniem zadań pracowniczych. Ich program nie ma bowiem aspektów praktycznych, związanych zwłaszcza z wykonywaniem zajęć na stanowisku pracy w zakładzie pracy. Dotyczy to zwłaszcza nauki w szkole, a także na studiach podyplomowych, kursach i seminariach. W tym przypadku uprawnienia zatrudnionego polegają na możliwości skorzystania z urlopu szkoleniowego bądź zwolnienia od pracy.

Na podobnych zasadach szkolenia pracowników kwalifikujemy do delegacji służbowych. Podróżą służbową jest zatem uczestnictwo pracownika w praktycznym szkoleniu obowiązkowym na polecenie szefa poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba zakładu, lub poza miejscem stałego zamieszkania podwładnego (art. 77⁵ Kodeksu pracy). W takiej sytuacji przysługują mu wszystkie należności z tytułu delegacji służbowej, np. dieta żywieniowa, zwrot kosztów dojazdu, przejazdu, noclegu.

---

Opodatkowanie i oskładkowanie

Po wejściu w życie nowych przepisów nie będzie również wątpliwości, czy od przyznanych pracownikom przez pracodawcę dofinansowań nauki należy pobierać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy od osób fizycznych. Przepisy wprowadzające ulgi w tej kwestii są jednolite i zwalniają z opodatkowania i oskładkowania pełną wartość świadczeń przyznanych przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z części bądź z całości dnia pracy. Tymi odrębnymi przepisami będą właśnie przepisy wprowadzone nowelizacją z 20 maja 2010 r. art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy. Jednocześnie, według przepisu przejściowego nowelizacji, zwolnione z podatku i ze składek będą również świadczenia szkoleniowe przyznane zatrudnionym od 11 kwietnia 2010 r. do chwili wejścia w życie nowych przepisów. W ten sposób rozstrzygnięto wątpliwości, w sprawie których wystąpiliśmy do Ministerstwa Finansów, dotyczące opodatkowania świadczeń przyznanych pracownikom odbywającym szkolenie.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Dotychczas pracodawca musiał spisać umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika skierowanego na naukę w formie szkolnej. Taka umowa nie mogła przewidywać postanowień mniej korzystnych od wynikających z rozporządzenia z 12 października 1993 r.

Zawarcie pisemnej umowy szkoleniowej z zatrudnionym skierowanym na edukację w formie pozaszkolnej też było obowiązkowe, chyba że pracodawca nie zamierzał go zobowiązać do odpracowania pewnego czasu po zakończeniu nauki, a – w razie złamania tego zakazu – do zwrotu proporcjonalnych kosztów kształcenia poniesionych przez zakład. Tę umowę z kolei stronom było wolno ukształtować na zasadach mniej korzystnych od ustanowionych rozporządzeniem z 12 października 1993 r.

Na podstawie nowych przepisów zniknie zróżnicowany charakter umów szkoleniowych. Pracodawca będzie miał obowiązek nawiązania takiej umowy z każdym pracownikiem uczącym się z jego inicjatywy bądź za jego zgodą, chyba że nie będzie chciał go zobowiązać do odpracowania nauki i do ewentualnego zwrotu kosztów (art. 103⁴ Kodeksu pracy). Nadal będzie obowiązywać podstawowa reguła, że jeśli strony nie spisały umowy szkoleniowej, to nie ma mowy o zwrocie pracodawcy kosztów (wyrok SN z 14 maja 1998 r., I PKN 110/98, OSNP 1999/10/338).

Podnoszenie kwalifikacji na innych zasadach

Pracownikom, którzy podnoszą kwalifikacje na innych zasadach niż wyżej opisane (bez inicjatywy pracodawcy oraz jego zgody), czyli np. z własnej inicjatywy, pracodawca może przyznać:

• zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,
• urlop bezpłatny.

Wymiary tych zwolnień od pracy oraz urlopu bezpłatnego powinny być ustalone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a pracownikiem (art. 103⁶ Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

• art. 17, art. 55¹, art. 77⁵, art. 94 pkt 6, art. 94³, art. 103¹–103⁶, art. 151³, art. 151¹¹, art. 172, art. 211 pkt 7, art. 229 § 2 i § 4 Kodeksu pracy,
• ustawa z 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. nr 105, poz. 655),
• art. 9 i art. 10a ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.),
• art. 167 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• uchylone rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 18 września 2007 r. w sprawie egzaminów eksternistycznych (Dz.U. Nr 179, poz. 1273),
• rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. Nr 31, poz. 216),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania egzaminów sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz.U. Nr 83, poz. 562 ze zm.).