Wysokość odszkodowania

Rozmowa z dr. Mariuszem Bidzińskim Wspólnikiem w Kancelarii radcowskiej Chmaj i wspólnicy.

• Jaki charakter ma odszkodowanie, czy między szkodą powstałą w majątku pracodawcy a działaniami pracownika musi istnieć związek, jak taki związek udowodnić?

- Zagadnienia związane zarówno z zasadami, jak i zakresem odpowiedzialności pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy uregulowane zostały w treści art. 114-123 k.p. Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną, zaś odszkodowanie uiszczane na rzecz pracodawcy ma co do zasady charakter pieniężny. Niemniej jednak pracodawca i pracownik mogą się porozumieć, że zamiast uiszczania kwoty odszkodowania pracownik zobowiąże się do przywrócenia stanu poprzedniego, to jest sprzed powstania szkody.

Odpowiedzialność pracownika powstaje wskutek zawinionego niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. Warunkiem sine qua non dla skierowania wobec pracownika roszczenia o odszkodowanie jest wykazanie przez pracodawcę okoliczności wskazujących na: naruszenie obowiązków pracowniczych, winę pracownika, wysokość rzeczywistej straty oraz związek przyczynowy pomiędzy zachowaniem pracownika a powstałą stratą.

Zasadą jest, że wskazane powyżej przesłanki muszą zawsze wystąpić łącznie.

Z formalnego punktu widzenia warunkiem i podstawą dochodzenia przez pracodawcę odszkodowania jest wykazanie przez niego adekwatnego związku przyczynowego między działaniem lub zaniechaniem pracownika a powstałą szkodą. W tym też zakresie niezbędne jest zgromadzenie i przedstawienie przez pracodawcę stosownej argumentacji. Może ona zostać podparta m.in. dowodem z dokumentów, zeznań ewentualnych świadków, opinii ekspertów, czy też zapisów multimedialnych - w zależności od możliwości technicznych oraz zasad rejestrowania czynności przyjętych u danego pracodawcy.

• Przepisy Kodeksu pracy określają wysokość minimalnego lub maksymalnego odszkodowania dla pracownika. A w jakiej wysokości pracodawca może żądać odszkodowania od pracownika?

- Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną nieumyślnie może być dochodzona w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracownik ponosi odpowiedzialność za normalne następstwa działania lub zaniechania, z których szkoda wynikła. W zakresie szkody spowodowanej z winy nieumyślnej pracownik nie odpowiada za ewentualną utratę spodziewanych przez pracodawcę korzyści. Odszkodowanie nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Jest to kwota brutto.

Należy jednak pamiętać, że w sytuacji gdy pracownik wyrządził pracodawcy szkodę w sposób umyślny, jego odpowiedzialność jest znacznie szersza. Odszkodowanie obejmuje bowiem wartość rzeczywistą zniszczonego mienia (materiałów i innych składników), jak również korzyści, które pracodawca mógłby potencjalnie uzyskać.

• Jeżeli postanowienia umowy o pracę zawierają wyższe kwoty odszkodowań, to czy takie postanowienia są ważne?

- Uregulowania Kodeksu pracy w zakresie wysokości kwoty odszkodowania, do jakiej pracownik odpowiada, są przepisami bezwzględnie obowiązującymi. Oznacza to, że zastrzeżenie w treści umowy o pracę wartości wyższych niż te, jakie przyjęte zostały w Kodeksie, jest niedopuszczalne i jako takie postanowienia te nie znajdują zastosowania. Nie dotyczy to jednak możliwości obniżenia wartości odpowiedzialności. Należy pamiętać, że postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, mogą być bardziej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy.

• W jakich okolicznościach może dojść do obniżenia wysokości odszkodowania za szkodę, której wysokość została udowodniona?

- Możliwość ukształtowania ewentualnego odszkodowania na wysokości niższej niż pierwotnie wnioskowana należy uznać za przejaw dążenia do polubownego załatwienia sporu. Wysokość odszkodowania może być obniżona w sytuacji, gdy jej naprawienie następuje na podstawie zawartej między stronami ugody.

Przesłankami uzasadniającymi obniżenie odszkodowania są między innymi: stopień winy pracownika, stosunek pracownika do obowiązków pracowniczych, rodzaj zaniedbań, rozmiar szkody, doświadczenie zawodowe etc. Z drugiej strony niedopuszczalne jest obniżenie wartości odszkodowania, np. w sytuacji gdy pracownik spożywał w czasie pracy alkohol.

Jednak należy pamiętać, że podstawę obniżenia odszkodowania stanowi wartość przewidziana przepisami prawa dla określonego rodzaju odpowiedzialności.

• Jakie kroki powinien podjąć pracodawca, w przypadku gdy pozostawił odszkodowanie do dyspozycji pracownika, a ten nie odebrał pieniędzy?

- Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii związanej z ulokowaniem wartości odszkodowania w przypadku braku zamiaru jego odbioru przez pracownika. W celu wykazania w przyszłości faktu pozostawienia wartości odszkodowania do dyspozycji (odbioru) przez pracownika kwotę odszkodowania należy złożyć do depozytu sądowego. Taka czynność wywiera takie same skutki jak spełnienie świadczenia (m.in. brak obowiązku zapłaty odsetek). Depozyt należy złożyć do sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce wykonania zobowiązania, a o fakcie złożenia odszkodowania do depozytu powiadomić z zachowaniem formy pisemnej wierzyciela (pracownika).

• Czy pracodawca wypłacający odszkodowanie może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?

- Katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą ujęty został w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie dotyczącym odszkodowania obowiązujące regulacje wskazują jedynie, że do kosztów uzyskania przychodu nie mogą być zaliczone jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy. Żadna w wymienionych regulacji nie zakazuje w sposób bezpośredni prawa pracodawcy do zaliczenia odszkodowania, np. z tytułu wadliwego rozwiązania umowy o pracę lub innych niewymienionych zdarzeń do kosztów uzyskania przychodu. Można więc przyjąć, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu odszkodowania, gdy spełnia ono warunki definicyjne kosztów określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Niemniej należy podkreślić, że rozwiązanie takie wiąże się ze znacznym ryzykiem podatkowym. Wątpliwości budzi przyczyna skutkująca niezbędnością uiszczenia przez pracodawcę odszkodowania. W analizowanym zakresie jest nią naruszenie przez pracodawcę (podatnika) przepisów, zaniedbanie lub niedochowanie należytej staranności. Innymi słowy, gdyby pracodawca postępował w sposób prawidłowy, obowiązek taki by nie powstał. Takie negatywne dla podatników stanowisko prezentowane jest przez liczne ograny skarbowe.