Czas przepracowany a czas zaliczony - potwierdzenie przybycia do pracy

• Sposoby ewidencjonowania czasu pracy
• Potwierdzenie przybycia do pracy

Rozróżnienie czasu przepracowanego przez pracownika od czasu zaliczonego jest o tyle istotne, że wiąże się z koniecznością tworzenia przez pracodawcę odrębnej dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest kwestią sporną ze względu na to, że każdy pracodawca jest ustawowo do tego zobowiązany. Nie może być zastąpiona np. przez listę obecności, która stanowi dokument jedynie potwierdzający przybycie pracowników do pracy.

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników bez względu na ich liczbę oraz niezależnie od stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy, jest zobowiązany do prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla swoich pracowników. Ustawodawca statuuje obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.). Faktycznie jest to nałożony na każdego pracodawcę obowiązek dokumentowania czasu, w którym pracownik pozostaje w jego dyspozycji.

Obowiązek prowadzenia ewidencji godzin pracy nie dotyczy następujących grup pracowników:

• zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 k.p.).

Pracodawca jest zobowiązany do ewidencjonowania innych danych dotyczących tych pracowników, takich jak: urlopy, obecność w pracy czy zwolnienia od wykonywania pracy.

Sposoby ewidencjonowania czasu pracy

W praktyce nie funkcjonuje żaden powszechny wzór karty ewidencji czasu pracy, który z pewnością ujednoliciłby sposób prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie zawiera rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

---

Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 8 ww. rozporządzenia).

Karta ewidencji jest dokumentem, który – uwzględniając szczegółowe wytyczne – określa rzeczywisty czas, jaki dany pracownik przepracował. Obrazuje to wpis w poszczególnych rubrykach określających liczbę godzin pracy w konkretnych dobach. Prawidłowe i rzetelne prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy jest nie tylko obowiązkiem pracodawcy, ale może się okazać również bezcenne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego sporu sądowego.

Przykład

Na pracowniku występującym przed sądem z roszczeniem o wypłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych ciąży obowiązek udowodnienia, ile godzin nadliczbowych de facto przepracował. Pracodawca może jako przeciwdowód wykorzystać kartę ewidencji czasu pracy w celu wykazania, czy i w jakiej wysokości jego pracownik rzeczywiście świadczył pracę w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNP 2000/15/579) pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

W przypadku niespełnienia przez pracodawcę ciążącego na nim obowiązku ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników podlega on odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Wykroczenie to zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.).

Potwierdzenie przybycia do pracy

Od ewidencji czasu pracy należy odróżnić potwierdzanie przybycia do pracy, które może występować w dowolnej formie. Ustawodawca pozostawił pracodawcy możliwość wyboru, w jaki sposób będzie odnotowywał przybycie i obecność w pracy swoich pracowników. Najbardziej spopularyzowaną metodą jest własnoręczne podpisywanie przez pracowników list obecności, prowadzonych w tradycyjnej formie papierowej.

Wzór listy obecności czasu pracy na: www.kadry.infor.pl » Niezbędnik kadrowca » Indywidualne prawo pracy » Czas pracy » Lista obecności

W zależności od rozwiązań technologicznych preferowanych przez danego pracodawcę możliwe jest również stosowanie w danym zakładzie pracy kart zbliżeniowych lub logowanie w systemach komputerowych.

Ponadto na pracodawcy ciąży obowiązek wskazania, w jaki sposób pracownicy potwierdzają swoje przybycie i obecność w pracy. Na ogół postanowienie w tym zakresie określa regulamin pracy. W sytuacji braku takiego regulaminu (u pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników bądź objętych układem zbiorowym pracy) pracodawca informuje pracowników na piśmie o sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Karta ewidencji czasu pracy jest odrębnym dokumentem niż lista obecności. Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia karty ewidencji zgodnie z wymogami wskazanymi przez właściwe przepisy prawa. O sposobie i formie potwierdzania przez pracowników swojego przybycia do pracy decyduje pracodawca.

Podstawa prawna:

• art. 94 pkt 9a, 104, 149, 281 pkt 6 Kodeksu pracy,
• § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).