Czy warto wprowadzać do firmy media społecznościowe?

Problem:

Zastanawiamy się w naszej firmie nad wprowadzeniem mediów społecznościowych. Jeśli się na to zdecydujemy, to będzie dopiero pierwszy nasz krok w tym obszarze komunikacji. Słyszałem o tym, że niektóre firmy decydują się na przekształcenie stron internetowych firm lub swoich intranetów w portale społecznościowe. Czy to dobre rozwiązanie? Jak wykorzystać potencjał społecznościowy w prowadzeniu działalności?

Rozwiązanie:

Portale społecznościowe stały się standardowymi narzędziami pracy i dobrym źródłem wiedzy dla działów HR w procesie rekrutacji w Polsce i na świecie. Na Zachodzie widoczne są nowe trendy. Organizacje, widząc zaangażowanie i zapał, szczególnie młodszego pokolenia, do interakcji w mediach społecznościowych próbują przekształcić te zainteresowania w wartość dodaną dla firmy – poprawę komunikacji wewnętrznej, utrzymanie najlepszych pracowników, wymianę informacji z klientami czy promocję brandu. Stąd też jest coraz więcej przypadków transformacji stron internetowych oraz intranetów w portale społecznościowe. Portale firmowe i intranety przestają być statyczną bazą wiedzy, gdzie możliwe jest tylko bierne przeglądanie informacji według ustalonych na sztywno ścieżek. Pracownicy, jak również partnerzy biznesowi i klienci, mogą wymieniać się wiedzą, spostrzeżeniami, a także podyskutować na forum czy tematycznych chatach. Coraz częściej są one także ważnym elementem programów motywowania i szkolenia pracowników. 

Polecamy serwis: Motywowanie

Dla najmłodszego pokolenia pracowników i osób wchodzących na rynek pracy media społecznościowe i komunikacja za ich pośrednictwem jest czymś całkowicie naturalnym. To znak czasu. Jednocześnie to wielkie wyzwanie dla kadry zarządzającej firmy. Angażowanie się na zewnętrznych mediach społecznościowych związane jest z ryzykiem upublicznienia przez pracowników poufnych informacji o firmie, ujawniania tajemnicy handlowej lub po prostu rozpowszechniania niekorzystnych opinii, szkodzących wizerunkowi firmy. Przenoszenie życia korporacyjnego do sieci może być niezwykle ryzykowne, dlatego nie jest niczym zaskakującym, że wiele firm unika przesadnej aktywności w publicznych mediach społecznościowych. Jak zatem z tym wyzwaniem radzą sobie firmy chcące podążać za trendami rynkowymi?

W gorącej atmosferze konkurencyjności, jaka panuje w krajach zachodnich, organizacje zauważyły, że mogą uzyskać realne korzyści dzięki przekształceniu sposobu prowadzenia swojego biznesu i wkraczaniu w biznes społecznościowy, wdrażając u siebie oprogramowania społecznościowe (social software).

Ręka na pulsie

Niewątpliwą zaletą przeniesienia aktywności z publicznych portali społecznościowych do zarządzanych przez daną organizację jest możliwość panowania nad informacjami zamieszczanymi w sieci. Firmy nie mają wpływu na to, co jest zamieszczane na ich temat na publicznych portalach społecznościowych. Często nawet upływa wiele czasu, zanim informacja o negatywnym komentarzu do nich dotrze. Dotyczy to zarówno opinii o kontraktach biznesowych, jak również wrażeń wymienianych pomiędzy pracownikami dotyczących atmosfery i warunków pracy w danej firmie.

Umożliwiając pracownikom oraz partnerom biznesowym wypowiadanie się na własnym portalu społecznościowym, firmy, z jednej strony, mają wpływ na to, jakie informacje wydostają się na zewnątrz – część informacji dostępna jest dopiero po zalogowaniu loginem oraz hasłem, a z drugiej, mają możliwość szybkiej reakcji i wyjaśnienia kontrowersyjnej sprawy. Dzięki narzędziom analitycznym dostępnym przy tego typu oprogramowaniu umożliwiającym ciągły monitoring mają także bieżącą informację o wizerunku firmy zarówno w oczach pracowników, jak i klientów. 

Zobacz także: Jak zarządzać nowo przejętym zespołem

Poprawa wydajności

Korzyści z posiadania społecznościowego portalu są ogromne i wielowymiarowe. Prawdopodobnie najważniejsza z perspektywy biznesowej korzyść to poprawa wydajności pracy w skali całej firmy, widoczna tym bardziej, im bardziej rozbudowane są jej struktury, im więcej oddziałów, lokalizacji i kontynentów, na których firma prowadzi działalność. Wiąże się to z nowym sposobem komunikacji: dostęp do zasobów firmy oznacza nie tylko dostępność do poszukiwanych plików przez 24 godziny na dobę z komputera, tabletu i telefonu, lecz także szybki dostęp do poszukiwanego eksperta i możliwość bezpośredniego z nim kontaktu – np. mimo różnych stref czasowych.

Kolejną cechą intranetu społecznościowego, która poprawia wydajność pracy i procesów biznesowych, jest nieograniczona możliwość tworzenia grup roboczych i zespołów eksperckich. Zapewnia ona szybką wymianę informacji w grupie i bezpośrednią interakcję niezależnie od miejsc pracy członków grupy. Jest to szczególnie przydatne w organizacjach, które przyjęły projektową kulturę pracy. Komunikacja pomiędzy członkami grupy, a także innymi grupami, czy nawet zarządem, staje się bardziej bezpośrednia. W ten sposób tradycyjny, kaskadowy system komunikacji lub delegowania zadań można w łatwy sposób pominąć, docierając do wszystkich pracowników firmy jednocześnie lub szybko, tworząc własną społeczność, do której chcemy dotrzeć z komunikatem lub zadaniem do wykonania. Portal społecznościowy daje też możliwość szybkiego zgłaszania problemów i uzyskanie informacji zwrotnej przez pracowników.

Narzędzie szkoleniowe i dzielenie się wiedzą

Intranet w stylu społecznościowym to doskonałe narzędzie szkoleniowe i platforma do dzielenia się wiedzą. Pliki, zakładki, blogi, wiki i społeczności to tylko niektóre narzędzia wymiany wiedzy i efektów codziennej pracy, które są dostępne w oprogramowaniu. Nie sposób pominąć nieograniczonych wręcz możliwości zastosowania rywalizacji jako narzędzia szkoleniowego, motywującego pracowników, a nawet narzędzia, które służy doskonaleniu produktów i usług poprzez wymianę informacji i burzę mózgów.

To także doskonały sposób na obniżenie kosztów szkolenia pracowników. Pracownicy doceniają elastyczność w kontaktach poza strukturą organizacyjną, którą udostępniają rozwiązania społecznościowe i technologie mobilne. Materiały, szkolenia elektroniczne czy filmy umieszczane on-line są dostępne w dowolnych godzinach i z dowolnych urządzeń mobilnych. Społeczności pozwalają na zakładanie wirtualnych klas, gdzie uczący się mają możliwość nie tylko kontaktu z trenerem, lecz także dyskusji i wspólnego zdobywania wiedzy z innymi uczestnikami. Mogą też samodzielnie zamieszczać materiały edukacyjne do wykorzystania przez innych uczących się. Przydatność materiałów może być oceniana przez inne osoby – za pomocą ikonek „lubię to” lub komentowana i uzupełniana. To motywuje to działania i sprzyja łatwiejszemu i ciekawszemu procesowi przyswajania wiedzy. '

Polecamy również: Jak budować zaangażowanie menedżerów w rozwój ich pracowników?

Społeczności w organizacyjnym internecie to nie tylko twarde biznesowe wskaźniki. To również większe poczucie innowacyjności danej organizacji, większy poziom zaangażowania pracowników wszystkich szczebli, większy poziom poczucia wpływu na to, co się dzieje w firmie. To możliwość przeprowadzania nieograniczonej liczby konsultacji z pracownikami, zarówno w sprawach administracyjno-organizacyjnych, jak i tych najbardziej istotnych z punktu widzenia strategii firmy, czyli np. przy współtworzeniu misji i wizji firmy. To wszystko finalnie przekłada się na lepszą motywację pracowników i większy poziom satysfakcji z pracy, a w rezultacie na obniżenie kosztów.

Podsumowując, social software to nic innego jak przeniesienie do struktur firmowych modelu komunikacji znanego z internetu – bezpośredniego, niezhierarchizowanego, demokratycznego modelu, który dla najmłodszego pokolenia pracowników, generacji Y, jest najbardziej oczywisty i naturalny. Dlatego z dużym prawdopodobieństwem można przewidzieć, że oprogramowanie social software w firmach za kilka lat stanie się czymś tak powszechnym jak dziś e-mail.

Ważne!

Dzięki wykorzystaniu narzędzi pracy grupowej, mediów społecznościowych i właściwych praktyk włączających do stałego dialogu pracowników, klientów i partnerów, organizacja może bardziej efektywnie wykorzystywać zasoby, kompetencje i wiedzę w procesach biznesowych i przekraczać tradycyjne ramy organizacyjne.

Ważne!

Nawet jeśli nie wiadomo, kto może posiadać wiedzę na dany temat, za pomocą różnych narzędzi analitycznych w portalach można wyszukać osoby poprzez hasła klucze, dzięki czemu stworzenie sieci lub społeczności osób, które w przeszłości zajmowały się danym zagadnieniem, i skontaktowanie się z nimi zajmuje kilka minut. Pozwala to wyeliminować czas stracony na szukanie zaginionych plików albo wyważanie otwartych drzwi, czyli rozwiązywanie problemu, który ktoś w naszej firmie już kiedyś rozwiązał. Pozwala to także zachować wiedzę mimo migracji pracowników.

Plusy portali społecznościowych w obszarze HRM, sprzedaży i PR-u 

Zobacz serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Korzyści wewnątrzfirmowe (HR/PR wewnętrzny):

• poprawa komunikacji,
• zmniejszenie kosztów rozmów telefonicznych, delegacji itp.,
• lepszy dostęp do informacji,
• nowoczesne, mobilne miejsce pracy grupowej,
• narzędzie koordynacji rozproszonych zespołów projektowych,
• lepszy wizerunek firmy – firma widziana jako bardziej nowoczesna,
• wymiana i dzielenie się wiedzą – zmiana kultury,
• integracja pozioma i pionowa pracowników,
• nowoczesne narzędzia szkoleniowe – poprawa wydajności szkoleń przy jednoczesnym zmniejszeniu ich kosztów,
• efektywniejsze wykorzystanie potencjału pracowników,
• wyselekcjonowanie najlepszych pracowników,
• budowanie bazy wiedzy, przejmowanie wiedzy od pracowników – wiedza nie jest tracona w momencie odejścia danego pracownika z organizacji.

Korzyści w kontaktach z partnerami i klientami:

• możliwość organizacji akcji promocyjnych,
• zwiększenie przychodów firmy poprzez nawiązanie bezpośredniego kontaktu z klientami/partnerami,
• zmniejszenie czasu i kosztów zmian w stronach internetowych firmy,
• poprawa wizerunku firmy,
• nowoczesne narzędzie marketingu i PR,
• możliwość organizacji akcji promocyjnych,
• zmniejszenie czasu i kosztów zmian w stronach internetowych firmy,
• dostęp on-line do specjalistów dla klientów i partnerów,
• nawiązanie bezpośredniego kontaktu z klientami/partnerami,
• poznanie bieżących potrzeb i opinii klientów/partnerów.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

agnieszka.grad@pentegy.com