Jak zarządzać nowo przejętym zespołem?

PROBLEM

Jestem specjalistą w obszarze HR i employer brandingu, ale mam też doświadczenie w zakresie zarządzania grupami projektowymi. Wkrótce rozpoczynam nową pracę i będę w pełni odpowiedzialna za sześcioosobowy zespół. Wiem, że mogę zderzyć się z odmienną od dotychczasowej kulturą organizacyjną. Zostaję w pewien sposób wrzucona na głęboką wodę – będę kompleksowo zarządzała zespołem, a nie tylko projektem. Zastanawiam się również, na jakich ludzi trafię – jakie będą ich preferencje, doświadczenia, czy zaakceptują mnie jako nowego szefa. Jak poradzić sobie w nowej roli?

ROZWIĄZANIE

Naturalną reakcją człowieka jest obawa przed nieznanym, a więc i świadomość zaistnienia nienapotkanych dotąd problemów. Przygotowanie do objęcia nowej roli to poniekąd chęć uzyskania kontroli nad sytuacją. Nie jest to jednak możliwe, ponieważ życie, także zawodowe, potrafi zaskoczyć. Nie wystarczy wiedza teoretyczna, dopiero praktyczne doświadczenia uczą efektywnego zarządzania zespołem i sprawiają, że czujemy się swobodniej w podejmowanych działaniach i decyzjach oraz w podejściu do biznesu i ludzi.

Od czego więc rozpocząć przygotowania, aby lepiej wcielić się w rolę? Czy ciągła praca nad sobą jest kluczem do sukcesu? Dlaczego tak ważne jest poznanie nowej kultury organizacyjnej? Jak działać, aby stać się prawdziwym liderem dla swojego zespołu?

Nieustanna praca nad sobą

Zanim weźmiesz odpowiedzialność za innych, rozpocznij od pracy nad sobą – doceniaj swoje mocne strony, lecz także dokładnie zweryfikuj obszary do poprawy, chociaż zderzenie z rzeczywistością bywa trudne. Bardzo ważne jest także Twoje nastawienie do pracy i firmy, w której się znalazłeś. Twoje ewentualne niezadowolenie będzie od razu odczuwalne przez zespół, a tym samym będzie wpływało na poziom ogólnej motywacji do działania. Skuteczny menedżer musi również wykazywać się odpowiednim poziomem inteligencji emocjonalnej i umiejętnie reagować także w trudnych sytuacjach. Wszelka niepewność i zachwiania w podejmowaniu decyzji będą bowiem przenosiły się na podwładnych.

Zobacz także: Najgorsi szefowie firm

Kluczowym aspektem jest również sposób komunikacji – oparty na życzliwości, szacunku, udzielaniu informacji zwrotnej pracownikom, lecz także na umiejętnym przedstawianiu własnych racji. Umiejętne porozumiewanie się to klucz do sukcesu – to łatwiejsze wkroczenie w nową kulturę organizacyjną i efektywniejsze zarządzanie zespołem.

Praca nad sobą, otwartość na uczenie się oraz wysoce rozwinięta samoświadomość sprawią, że podwładni przychylniej na Ciebie spojrzą.

Nowa kultura organizacyjna

Każda firma ma swoją odrębną kulturę organizacyjną z obowiązującymi w niej normami i wartościami. Jako nowy pracownik musisz oswoić się z firmą i zasadami w niej panującymi. Skup się na obserwacji otoczenia, włączając w to sposób komunikowania się, procesy podejmowania decyzji, zależności służbowe, rytuały i wartości, jakimi kieruje się firma. Porozmawiaj też z Twoim przełożonym o celach i oczekiwaniach wobec Ciebie. Wstrzymaj się również z ustanawianiem nowych procedur i zasad przepływu informacji, bowiem dotychczasowe normy mogą okazać się dobrym rozwiązaniem. Nie przesadzaj też z wyrażaniem skrajnych opinii czy ze specyficznym poczuciem humoru, bowiem nie każdy musi zrozumieć Twoje zachowanie. Nie krytykuj bieżącej sytuacji, a także nie porównuj nadmiernie obecnego i poprzedniego miejsca pracy. Ucz się również specyfiki branży, w której firma działa, aby lepiej zrozumieć zachodzące w niej procesy. Przeanalizuj sytuację finansową przedsiębiorstwa oraz budżet, jaki został Ci przydzielony – lepiej zaplanujesz działania. Jako osoba nowa, narażona na natłok informacji, znajdź też swój sposób uczenia się organizacji: czytaj, notuj, proś o dodatkowe źródła wiedzy. Im więcej wiesz o firmie, tym łatwiej się w niej odnajdziesz, sprawiając, że zespół potraktuje Cię poważnie.

Focus na zespół

Musisz wiedzieć, że nie tylko Ty czujesz się niepewnie w nowej sytuacji. Również zespół, którym masz kierować, nie wie, co go czeka i pewnie spodziewa się zmian. Swoim działaniem i podejściem pokaż, że Twoje zatrudnienie miało sens, a sposób zarządzania, jaki preferujesz, będzie miał pozytywny wpływ na funkcjonowanie zespołu. Pamiętaj, że pierwsze wrażenie jest bardzo istotne. Miej też świadomość, że możesz napotkać trudności związane z przyzwyczajeniami pracowników, przywiązaniem do poprzedniego szefa, niezrozumieniem decyzji firmy o Twoim zatrudnieniu, a także z oczekiwaniami i ambicjami, np. może ktoś z zespołu widział siebie w roli lidera, a Ty skutecznie popsułaś mu plany. Na takiego pracownika warto zwrócić uwagę – należy pozwolić mu na oswojenie się z nową sytuacją, docenić jego dobre strony i wspierać w dalszym rozwoju. Od czego więc rozpocząć, aby zdobyć uznanie podwładnych?

Początkową fazą w obejmowaniu nowego zespołu jest wzajemne poznanie. Zorganizuj zatem spotkanie. Warto również, aby Twój przełożony przedstawił Cię w firmie, informując o Twojej roli. Spotkanie rozpocznij od przedstawienia siebie, swoich doświadczeń i wartości, jakimi kierujesz się w pracy. Następnie poproś zespół o zrobienie tego samego. Wraz z pracownikami staraj się omówić cele, jakie są przed wami stawiane. Zapewnij, że wszyscy gracie do jednej bramki, podkreślając przy tym istotę pracy zespołowej. Bardzo ważne jest też ustalenie zasad współpracy, a następnie ich przestrzeganie – trzymając się norm, które komunikowałaś na spotkaniu, budujesz dodatkowo swój autorytet. Znajdź również czas na ogólną dyskusję, aby pracownicy mogli sami się wypowiedzieć, czego od Ciebie oczekują i z jakimi problemami się borykają.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

Pierwsze spotkanie jest trudne dla obu stron, ponieważ wszyscy badają teren – nie oczekuj więc cudów i wylewności. Pracownicy mogą być bardziej otwarci podczas spotkań indywidualnych. Przygotuj się do nich poprzez dokładną weryfikację zakresu obowiązków każdego podwładnego. Jeżeli firma nie wypracowała jeszcze opisów stanowisk, to porozmawiaj o wykonywanych zadaniach bezpośrednio z pracownikiem. Wiedza o tym, co i kto w zespole robi, pozwoli Ci ułożyć pracę wszystkich (czasem trzeba będzie delegować komuś dodatkowe zadania, a czasem kogoś odciążyć). Podczas spotkań indywidualnych dowiesz się również o preferencjach rozwojowych poszczególnych osób, a to przyczyni się do odpowiedniego pokierowania ścieżką kariery, np. może ktoś tkwi w zadaniach administracyjnych, a jego kompetencje pozwalają na zajęcie się poważniejszymi tematami.

Spotkania bezpośrednie to też okazja do ustalenia zasad delegowania zadań, ponoszenia odpowiedzialności i rozliczania pracy. Komunikując tak ważne sprawy, upewnij się, że wszystko zostało zrozumiane i zaakceptowane. Nie zapomnij dopytać, co dla danej osoby jest ważne, jeżeli chodzi o współpracę: szef kontra podwładny. Warto również dowiedzieć się o bieżących trudnościach – czasem niedużym wysiłkiem możesz ułatwić pracę, np. dostarczając dodatkowych narzędzi, a tym samym kreując wizerunek osoby, która problemy rozwiązuje od razu. Twoim sprzymierzeńcem będzie też notatnik, bowiem w natłoku informacji mogą umknąć Ci ważne dane, a nic tak nie irytuje, jak kilkakrotne pytanie o to samo lub obietnica, którą zapomnisz spełnić.

Skuteczne działania

• Obserwuj i ucz się, a kreatywność i wprowadzanie zmian zostaw na dalszy etap.
• Podczas procesu wprowadzania zmian skup się na sensowności danej zmiany, odpowiednim zakomunikowaniu działań, które mają zostać podjęte, oraz na efektach, jakie zmiana przyniesie.
• Deleguj nowe zadania, które pozwolą na samorozwój pracowników, a i Tobie pokażą potencjał danej osoby.
• Skup się na tym, co mówisz i co obiecujesz – piękne słowa o wspólnej wizji, które nie idą w parze z czynami, zrażą do Ciebie ludzi.
• Nie faworyzuj.
• Nie bój się rozwijać podwładnych. Dbaj o nich. Ustalaj indywidualne plany rozwoju.
• Integruj ludzi poprzez burze mózgów, wspólne działania i spotkania poza pracą. Czasem na kawie dowiesz się więcej.
• Nie przesadzaj z łączeniem życia zawodowego i prywatnego – jesteś szefem, a nie kolegą, któremu można wejść na głowę.
• Przyznawaj się do błędów.
• Staraj się mieć dostęp do ważnych informacji – to pomoże budować Twój autorytet.
• Otwórz się na opinie pracowników i przyjmuj je z pokorą.

Bądź wzorem – szanuj i daj się szanować.

sylwia.szykula@gmail.com

Zadaj pytanie na: Forum Kadry