Jak być dobrze zorganizowanym?

Równowaga

Każdy z nas, w tym również menedżer HR, odgrywa różne role społeczne. Można być pracownikiem, pracodawcą, matką (ojcem), siostrą (bratem), córką (synem), zbieraczem znaczków, czytelnikiem książek, miłośnikiem kotów, biegaczem, chórzystą... Role zwykle dotyczą trzech sfer – pracy, rodziny (bliskich) i nas samych. I kiedy popatrzymy na nasze życie, każda z nich zajmuje jego część.

Jaki podział jest najlepszy? Czy dla każdej sfery mamy przeznaczyć dokładnie 1/3 czasu? Niekoniecznie! Ważne jedynie, by każdy z tych obszarów miał swoje odbicie w naszym codziennym życiu. By był czas na pracę, czas dla rodziny i znajomych, czas dla siebie. Jeśli tak nie jest, pojawiają się frustracja i stres, wpływające na naszą efektywność działania. Sprawiają, że jesteśmy mniej skuteczni.

To świadome decyzje powodują, że któraś ze sfer zaczyna zajmować większą część naszego życiowego „tortu”. Z czego najczęściej rezygnujemy? Najczęściej – z czasu dla siebie, następnie z czasu dla przyjaciół i znajomych. W większości rezygnujemy z przyjemności, z czegoś, co daje nam energię do działania, jest chwilą odprężenia i ładowania akumulatorów.

W jakiejś mierze satysfakcja z życia jest pochodną uzyskania właściwego balansu pomiędzy pracą, bliskimi i sobą. Każda z tych spraw jest istotna i powinna mieć miejsce w naszym życiu.

Kiedy więc miałeś czas dla siebie, robiłeś coś, co sprawia Ci przyjemność? Kiedy ostatnio byłeś gdzieś z przyjaciółmi? Jak dbać o to, by sprawy dla nas osobiście ważne nie umykały? By znajdowały czas realizacji?

Co jest ważne?

Kiedy podczas szkolenia pytam, czym ludzie kierują się, wybierając te lub inne zadania do realizacji, najczęściej pada odpowiedź: „wybieram te zadania, które muszę zrobić, bo są na już, mają bliski termin realizacji” (niektórzy odpowiadają, że wybierają te zadania, których termin realizacji właśnie minął). Inni odpowiadają, że jako pierwsze realizują zadania od szefa, niektórzy zaczynają od zadań miłych, inni od tych najmniej miłych. Zdarza się też usłyszeć: „jako pierwsze wykonuję zadania dla produkcji” (lub innego konkretnego działu). Które z tych osób wybierają najwłaściwiej i realizują właściwe zadania?

Każde zadanie można sklasyfikować, analizując, na ile jest ono pilne i na ile jest ono ważne. O ile z oceną pilności nie mamy problemów (muszę je już zrobić ze względu na wyznaczony czas realizacji i nie mam zapasu czasu), o tyle z ważnością zadania nie jest tak łatwo. Ważne dla mnie, czy dla organizacji? A może zawsze są ważniejsze zadania zlecone przez szefa? Lub te z produkcji (działu reklamacji itd.)?

Waga zadania to wpływ zadania na organizację, to odpowiedź na pytania: jak to zadanie jest ważne z punktu widzenia organizacji, co się stanie w firmie, gdy nie wykonam tego zadania i jakie będą konsekwencje?

Gdy znamy noty przydzielone zadaniom w ocenie ważne i pilne, trzeba zdecydować, w jakiej kolejności należy je wykonać. Oczywiście jako pierwsze realizujemy zdania ważne i pilne. Niektórzy nazywają je zadaniami z typu „gaszenie pożarów”. Tu powinny znaleźć się przede wszystkim zadania wynikające z sytuacji, których nie przewidzieliśmy. Są tu jednak i zadania, których z jakichś powodów nie zdołaliśmy wykonać wcześniej (np. odwlekaliśmy je).

Które zadania wykonać jako kolejne, gdy już uporaliśmy się z ważnymi i pilnymi? Najczęściej popełniamy w tej sytuacji błąd i jako drugie wykonujemy te zadania, które są pilne, ale nie są bardzo ważne – zamiast zająć się zadaniami ważnymi, ale jeszcze dziś mniej pilnymi. W konsekwencji na to, co ważne, nie mamy czasu i zadania ważne musimy wykonać, gdy z powodu upływu czasu trafią do kategorii pilne. To przynosi poczucie pracy w dużym stresie i konieczność codziennego gaszenia pożarów. Na dłuższą metę taka sytuacja jest męcząca i odbiera chęć do działania.

Co znajduje się w kategorii ważne i mniej pilne? To zadania związane z planowaniem, działaniem strategicznym i zapobieganiem trudnym sytuacjom, jakie mogą mieć miejsce w przyszłości. Tu między innymi znajdują się np.: wizyty u dentysty (aby sprawdzić stan uzębienia), badania kontrolne, analiza obciążenia zadaniami pracowników działów albo planowanie przejęcia zadań na czas urlopu macierzyńskiego (np. Marysi, jeszcze w takim momencie, kiedy Marysia pracuje i może spokojnie wprowadzić inną osobę w temat). I właśnie na te zadania – ważne i mniej pilne – należy znajdować czas i je realizować.

Co jeszcze może nam pomóc w zorganizowaniu się, oprócz pamiętania o konieczności życiowej równowagi i wybierania właściwej kolejności realizacji zadań ważnych i pilnych? Pomocne mogą być nawyki, które można u siebie wypracować.

Nawyk 1: zapisuj zadania

Wypracuj własny sposób na notowanie zadań do wykonania. Dla jednych dobrym narzędziem jest kalendarz (elektroniczny lub papierowy), inni wolą zwykłą kartkę na spis rzeczy do zrobienia, niektórzy bez karteczek post-it (papierowych lub elektronicznych) nie wyobrażają sobie życia. Istotne, by było to jedno miejsce, w którym wszystko zapisujesz.

Zapisuj zadania, bo większe jest wtedy prawdopodobieństwo, że nic Ci nie umknie. Możesz na liście zaznaczać wagę spraw. Zadania posiadające termin realizacji, tzw. wydarzenia (np. data dostarczenia raportu, termin spotkania itp.) dobrze jest wpisać od razu do kalendarza, by nie zaplanować dwóch spraw w tym samym czasie. Stosuj kolory, które pozwolą w szybkim rozeznaniu się w zadaniach.

Pomocnym nawykiem jest też przeglądanie takiej listy na koniec dnia pracy, wykreślanie zrealizowanych i planowanie zadań na dzień następny – po to, by wyjść z pracy ze wstępnie określonym planem na dzień następny. Takie działanie pozwala odpocząć od pracy i sprawia, że możemy zająć się innymi sprawami, wiedząc, że mamy opracowany plan działania na przyszłość.

Nawyk 2: wyznacz priorytet

Dobrą praktyką, zwłaszcza w organizacjach, w których wszystko szybko się zmienia, jest wyznaczenie jednego zadania priorytetowego na dany dzień. Zadanie, które chcę zrealizować, jest dla mnie najważniejsze, dlatego warto w jakiś sposób wyróżnić je w kalendarzu lub na liście spraw. W przypadku zawirowań bądź sytuacji awaryjnych wiem, które z zadań mogę przenieść na inny dzień, a które jest „święte”. Wykonanie nawet jednego zadania z długiej listy spraw (ale takiego, które było priorytetem) daje poczucie satysfakcji i panowania nad sytuacją.

Nawyk 3: utrzymuj porządek

Czy wiesz, że przeciętny pracownik biurowy spędza sześć tygodni rocznie na poszukiwania zagubionych dokumentów, tworzy 19 kopii tego samego dokumentu, gubi jeden na 20 dokumentów (według „Wall Street Journal”)? A Ty ile czasu szukasz kluczy, zagubionych dokumentów, jakiegoś e-maila czy prezentacji? Pomocna w utrzymaniu porządku (która w konsekwencji pozwala między innymi na ograniczenie czasu na poszukiwania) jest japońska metoda 5S. Jeśli nawet nie jest wprowadzona w organizacji, warto ją stosować we własnym życiu.

Nawyk 4: dwie minuty

Czy czasem zdarza ci się, że np. gdy przeglądasz e-maile, część z nich mógłbyś załatwić od ręki, ale jednak tego nie robisz, odkładając je na później. Wprowadź w życie zasadę: jeśli jakąś czynność mogę wykonać w czasie nie dłuższym niż 2 minuty, to wykonuję ją od razu. A co trwa krócej niż 2 minuty? Przesłanie e-maila, krótka odpowiedź na e-mail, wpięcie dokumentów do segregatora, opisanie pliku i włożenie go do odpowiedniego folderu... Dlaczego akurat 2 minuty? Okazuje się, że powrót do takich odłożonych, krótkich zadań, zajmie nam więcej niż 2 minuty, czyli w sumie wykonanie tych czynności będzie trwało dłużej.

Aby jednak cały dzień nie minął nam jedynie na załatwianiu tych drobnych spraw, wykonajmy je pomiędzy głównymi zadaniami, dopiero wtedy, gdy skończymy zadanie priorytetowe. Podobnie powinniśmy postępować z elektroniczną pocztą: wyłączyć powiadomienie o nadchodzącym e-mailu (bo rozprasza) i wyznaczyć sobie czas na przegląd poczty, a nie reagować na każdy e-mail (bo przecież nie każdy jest ważny).

Nawyk 5: rytm

Kiedy Ci się najlepiej pracuje? W nocy? A może wczesnym rankiem? Kiedy podczas pracy jest najlepszy moment na wykonywanie zadań, najmniej ludzi potrzebuje Twojej pomocy czy obecności? Jak Ci się lepiej pracuje: gdy zaczynasz od dużej sprawy, czy wolisz zacząć od mniejszego zadania, by wpaść w rytm? Przeanalizuj własną krzywą aktywności (wyznacz czas najbardziej produktywny i taki, w którym będziesz wykonywać zadania mniej aktywne) i krzywą zakłóceń (sytuacji w pracy, które odrywają Cię od zadań – spotkania, telefony itp.). Wyznacz czas na cichą, twórczą pracę. Zadbaj o to, by nikt Ci nie przeszkadzał. Gdy w pomieszczeniu, w którym pracujesz, są inne osoby, ustalcie wspólnie znak „proszę nie przeszkadzać” – może to być segregator postawiony w odpowiednim miejscu czy chorągiewka. To może pomóc w skupieniu się i szybszym wykonaniu danego zadania.

Nawyk 6: deleguj

To bardzo przydatny nawyk. Delegowanie innym, co prawda, wymaga od Ciebie czasu (musisz przemyśleć, co i komu chcesz delegować, przeprowadzić rozmowę z pracownikiem, dać wsparcie, skontrolować efekty), ale przynosi korzyści w oszczędności czasu na wykonanie zadania. Delegowanie to inwestycja – pracownicy czują się coraz bardziej samodzielni i bardziej zmotywowani (o ile nie zlecamy im zbyt dużo zadań).

Nawyk 7: planuj 60 proc. czasu

Dlaczego nie warto planować całego czasu pracy? Czy to nie świadczy o małej efektywności? Planowanie 60 proc. czasu to planowanie realne. Jeśli w naszym kalendarzu w danym dniu nie ma miejsca na wpisanie dodatkowego zadania, to prawie pewne jest, że nie uda się nam wszystkiego zrealizować. To 40 proc. niezaplanowanego czasu przeznaczmy na działania spontaniczne i niespodziewane. Przecenianie swoich sił, planowanie, że w danym czasie damy radę zrobić więcej, niż jest to rzeczywiście możliwe, prowadzi do niepotrzebnej frustracji i często skutkuje zaniechaniem planowania.

Metoda 5S

SEIRI – przejrzyj. Wyrzuć to, co niepotrzebne, wszystko, co zbędne. Przejrzyj to, co masz. Ile z tego jest niepotrzebną makulaturą? Oddaj rzeczy do archiwum.

SEITON – poukładaj. Zastanów się, gdzie co powinno być położone, by łatwo do tego sięgać. Rzeczy, do których sięgasz częściej, powinny znajdować się bliżej i być łatwo dostępne. Opisz segregatory, pudła, półki, foldery czy pliki w komputerze, w taki sposób, byś bez problemu je znajdował. Jeśli z dokumentów bądź przedmiotów korzysta wiele osób, wspólnie uzgodnijcie zasady opisywania i miejsca przechowywania.

SEISO – posprzątaj swoje miejsce pracy zgodnie z opracowanym standardem. Posprzątaj dokładnie, nie omijając żadnej półki. Potem codziennie, tuż przed wyjściem do domu, przeznacz 3 minuty na uporządkowanie swojego miejsca pracy.

SEIKETSU – przestrzegaj procedury. Nie przynoś rzeczy niepotrzebnych, odkładaj rzeczy na swoje miejsce, opisuj je.

SHITSUKE – pilnuj wypracowanych zasad.