Magdalena Sudoł: Pracownicy oczekują pewnych standardów działania pracodawcy [WYWIAD]

Wioleta Matela-Marszałek: Z czego może wynikać wzrost zainteresowania tematyką HR Compliance w firmach?

Magdalena Sudoł: HR Compliance to nic innego jak inne spojrzenie na przestrzeganie szerokorozumianego prawa pracy w bieżącej działalności organizacji. Firmy zamiast działać doraźnie w sprawach HR-owych, udoskonalają i opracowują procedury związane z zatrudnieniem. Przykładem takich procedur są procedury onboardingowe, antymobbingowe, procesy wyjaśniające naruszenia, kodeksy etyki i wartości organizacji, czy też procedury związane ze zwalnianiem pracowników.

Zwiększone zainteresowanie oceną i ulepszaniem procesów występujących w zakładzie pracy, wynika z kilku czynników. Po pierwsze, pracodawcy muszą wdrażać nowe regulacje prawne np. wprowadzać nowe procedury jak ostatnio regulaminy pracy zdalnej, czy też zmieniać wzory od lat stosowanej dokumentacji, w tym wzory umów o pracę czy informacji o warunkach zatrudnienia. To żadna nowość. Prawo pracy reaguje na zmiany w społeczeństwie dynamicznie, co skutkuje licznymi zmianami czy nowościami legislacyjnymi, w tym wynikającymi z obowiązku transpozycji prawa UE.

Dostosowanie dokumentacji oraz praktyki firm do nowych przepisów, w aspekcie organizacyjnym, jest zazwyczaj dużym „wydatkiem energetycznym” dla pracodawcy, który przekłada się wprost na wyższe koszty. Mowa zarówno o kosztach organizacyjnych, jak również zwiększonych obciążeniach związanych za zatrudnianiem pracowników. Pracodawcy coraz częściej rozumieją, że poukładany proces wdrożenia zmian oznacza oszczędność dla firmy. 

Po drugie, świadomość pracowników zwiększa się również w małych zakładach pracy. Nie jest już tak, że tylko korporacje mają procedury. Pracownicy oczekują pewnych standardów działania pracodawcy i pozostają, jak się zdarza, wrażliwi na odstępstwa od zwyczajów panujących w firmie. Nieporozumienia na tym tle, to z kolei potencjalne zarzewia sporu pomiędzy załogą a organizacją. Niezadowolenie to nie tylko spór i wynikające z tego ryzyka finansowe, ale również wizerunkowe. Nie można mieć już wątpliwości, że wieści o „złych pracodawcach” szybko się rozchodzą. Dlatego im bardziej organizacje przykładają wagę do przestrzegania ustalonych sposobów postępowania, tym lepiej chronią swój wizerunek. 

Wreszcie wydaje się, że firmy rozumieją, że na rynku można znaleźć specjalistów, którzy tak „poukładają im procesy”, że zmiany będą miały realną, pozytywną wartość. Opracowanie procedur nie zawsze oznacza konieczność przyjęcia kolejnego regulaminu czy obszernego zarządzenia pracodawcy. Często procedura mieści się na jednej stronie A4, a pracownicy zapoznawani są z nią w ramach szkoleń czy warsztatów. Poznają zatem wartość zmiany w praktyce, a nie tylko „na papierze”.

Czy da się takie procedury wdrożyć z dnia na dzień? Jak ewentualnie trzeba się przygotować?

To zależy o jakich procedurach mowa. Zwracam uwagę, że w każdej firmie procedury i procesy HR-owe funkcjonują, nie zawsze jednak prawidłowo. Nie oznacza to, że procedury są „spisane”, ale każdy z członków załogi odpowiedzialny przykładowo za proces nawiązywania czy rozwiązywania umowy o pracę, zna swoją rolę mowa o przełożonych, dziale HR, kadrach, prawnikach czy działających w imieniu spółki członkach zarządów podpisujących dokumenty. 

Przygotowanie do wdrożenia czy zmian w procesach przeprowadza się podobnie jak inne zmiany w organizacji – po przeprowadzonym audycie (diagnozie), zalecane są konkretne rozwiązania mające na celu usprawnienie postępowania. Inne rozwiązanie rekomendujemy dla mikro i małych firm, inne dla korporacji działających globalnie.

Które z instrukcji i procedur są obecnie kluczowe dla pracodawcy?

Odpowiadając na to pytanie odpowiem jak poprzednio – odpowiedź zależy od konkretnego pracodawcy i jego potrzeb. Jednej z firm zależeć będzie bowiem na usprawnieniu (oszczędnościach) w rekrutacji i onbordingu pracowników, inni pracodawcy proszą mnie o wsparcie w poukładaniu procedur związanych z rozstawaniem się z pracownikami. 

W ostatnim czasie, zapewne w związku z czekającą nasz implementacją ustawy o ochronie sygnalistów, coraz częściej zajmuję się też wdrażaniem procedur antymobbingowych i innych procesów wyjaśniających nieprawidłowości w organizacji.  

Co z pracownikami? W jakim zakresie HR Compliance może działać na ich korzyść lub niekorzyść?

Zdecydowanie na korzyść pracowników – pracodawcy porządkują i określają procedury na podstawie i w granicach prawa, nie mogą działać w tym zakresie na niekorzyść pracowników. Trudno mi obecnie znaleźć wadę poukładania procesów HR-owych w zakładzie pracy. Myślę, że takie działanie może być niekorzystne dla nieuczciwych pracowników, którzy z uwagi na organizacyjny na bałagan czy przeoczenie firmy, liczą, że nie spotkają ich sankcje wynikające z przepisów prawa. 

Z jakimi trudnościami należy się liczyć? 

Wyzwaniem jest zmiana myślenia pracodawców i praca nad otwartością w inwestowanie w procesy i działy HR, co z kolei przekłada się na inwestowanie w dobrostan pracowników i bezpieczeństwo prawne organizacji.

HR Compliance to obszar wsparcia o immanentnie „ludzkim” wymiarze, gdyż w związku z pracą pojawiają się bardzo ludzkie problemy czy potrzeby, które zestawić należy z potrzebami i celami organizacji. W mojej ocenie ludzkiego podejścia do porządkowania spraw związanych z zatrudnieniem, w kontekście ryzyk prawnych, długo nie zastąpi maszyna czy sztuczna inteligencja.  

adwokat Magdalena Sudoł
Szef HR Compliance w kancelarii Lubasz i Wspólnicy
Wspiera przedsiębiorców w zakresie prawa pracy obejmującego zarówno indywidualne, jak i zbiorowe stosunki pracy, w tym przygotowuje i wdraża procedury HR-owe w organizacjach. Ma 10-letnie doświadczenie w reprezentowaniu pracodawców przed sądami oraz w postępowaniach kontrolnych. Posiada doświadczenie przy doradztwie transakcyjnym obejmującym wsparcie przy procesach przejęcia personelu, restrukturyzacji i reintegracji zespołów pracowniczych, outsourcingu pracowników, w tym we wdrożeniu procedury zwolnień indywidualnych i grupowych. Członek Stowarzyszenia Praktycy Compliance oraz wykładowca ORA w Warszawie.