Kategorie

Jak zarządzać ludźmi w projekcie

Maja Kurzyna
Na każdym etapie projektu spotykamy się ze specyficznymi wyzwaniami i zagrożeniami. Inne problemy pojawiają się we wstępnej fazie definiowania projektu, a inne w fazie jego planowania czy realizacji. Najczęstszym błędem obserwowanym w praktyce jest to, że dwóm pierwszym etapom nie poświęca się należytej uwagi, co skutkuje nieporozumieniami i konfliktami w fazie realizacji.

W pierwszym etapie

Podczas definiowania projektu większość pracy będzie dotyczyła ustalenia ze zleceniodawcą i resztą zespołu dokładnego sformułowania projektu, wyznaczenia jego celów, opracowania struktury podziału pracy oraz określenia niezbędnych zasobów. Do tego niezbędne są bardzo dobre umiejętności komunikacyjne, aby jak najlepiej określić oczekiwania klienta czy sponsora. Błędy na tym etapie mogą spowodować przeznaczenie nadmiernych zasobów (czasu, pieniędzy itp.) na realizację celów, które mają niewielkie znaczenie dla sponsora, kosztem tych, które są naprawdę istotne. Umiejętność aktywnego słuchania oraz właściwego zadawania pytań to podstawowy warsztat dobrego menedżera projektu.

Na każdym z etapów projektu ważne jest, aby nauczyć się odcinać od własnych założeń, które mogą zniekształcać docierające do nas informacje.

Reklama

Zarówno definiowanie, jak i planowanie projektu może się wydawać osobom nastawionym na działanie i wyniki stratą cennego czasu, jednak właściwe przygotowanie, odpowiedni dobór osób i umiejętne rozdzielenie im odpowiedzialności to podstawa sukcesu, stąd też nie powinniśmy żałować poświęconego na to czasu.

Niezwykle ważne we wstępnych fazach jest stworzenie jasnego planu działania, obejmującego zarówno oczekiwaną kolejność rezultatów, jak i przejrzysty harmonogram działań. Należy go sporządzić wspólnie z resztą osób zaangażowanych w realizację projektu, tak by cele były dla wszystkich zrozumiałe oraz aby na bieżąco wyjaśnić ewentualne nieporozumienia z nimi związane. Tutaj umiejętności komunikacyjne odnoszą się już do zespołu realizującego dany projekt, aczkolwiek warto pozostawać też w kontakcie ze zleceniodawcą, potwierdzając dostępność zasobów (czas, środki finansowe, liczba pracowników itp.) oraz zabezpieczając realizację planu.

Przyswajanie informacji

Na etapie realizowania projektu ważne jest nie tylko bieżące jego monitorowanie, lecz także w razie konieczności modyfikacja. Wiele osób realizujących projekty traktuje zmiany w stosunku do pierwotnego planu jako przejaw braku profesjonalizmu, a nawet oznakę porażki. Tymczasem zmieniają się warunki, pojawiają się nowe możliwości, a czasem nieprzewidziane trudności, więc elastyczne podejście do planu działania może przyczynić się do sukcesu. Oczywiście wszelkie zmiany powinny zachodzić w porozumieniu z klientem i w ramach założeń wspólnie z nim poczynionych. Na tym etapie niezbędne jest więc umiejętne pozyskiwanie od zespołu informacji na temat realizacji projektu i jeśli to konieczne, modyfikacja pierwotnego planu. W końcowej fazie zamykania projektu ważne jest także dokonanie jego oceny i wyciągnięcie wniosków mogących posłużyć w przyszłości sprawniejszemu przechodzeniu przez niektóre etapy realizacji oraz uniknięciu pewnych błędów.


System powiązań

Reklama

Pomimo najlepszego przygotowania, nie sposób uniknąć w trakcie realizacji projektu problemów związanych z zarządzaniem ludźmi. Często możemy się czuć zagubieni, nie wiedząc, skąd się one biorą, i nie mogąc ich w odpowiednim momencie naprawić. Wykorzystywany w takim wypadku może być model zarządzania wynikami pracy (Human Performance System) stworzony przez Kepner-Tregoe. Odwołuje się on do skinnerowskiej metody warunkowania i polega na przeanalizowaniu pięciu czynników (wyszczególnionych na schemacie) mających wpływ na ostateczne efekty działania.

Zazwyczaj w naturalny sposób przypisujemy odpowiedzialność za niepowodzenie konkretnej osobie czy grupie realizującej dane zadanie. Zdarza się, że zastępujemy wtedy takie osoby innymi, jednak problem po jakimś czasie powraca. Czujemy się wtedy bezsilni. Aby uniknąć takiej sytuacji, warto przeanalizować dokładnie warunki, w jakich realizujemy projekt (zobacz schemat).

Praktyczną wiedzą wypływającą z modelu stosowanego przez KT jest to, że jednostka (grupa) może posiadać wszelkie potrzebne umiejętności i kompetencje do wykonania powierzonego zadania, jednak zarówno na jej zachowanie, jak i na końcowy efekt jej pracy wpływają dodatkowe czynniki.

Wpływ środowiska

Najczęstszym problemem bywa niedocenianie wpływów środowiskowych (czyli sytuacji).

Przykładowo gdy dana osoba nie wywiązuje się odpowiednio z powierzonego zadania, należałoby spojrzeć obiektywnie na jej sytuację – czy miała ona odpowiednie warunki pracy, niezbędne informacje, czy nie zachodził konflikt między wymaganiami stawianymi jej przez kilku przełożonych itd. Aby zadanie mogło być dobrze wykonane, każda z zaangażowanych osób musi w pełni rozumieć, czego się od niej oczekuje, na które elementy zwrócić szczególną uwagę oraz kiedy upływa termin realizacji. Wydaje się to dość oczywiste, jednak różnimy się pod względem nie tylko osobowości, lecz także uprzednich doświadczeń wyniesionych z innych miejsc pracy i to, co w jednym miejscu uważane było za realizację zadowalającą, w innym może zupełnie nie znaleźć uznania.

Konsekwencja o osiągnięcia

Analizując wpływ konsekwencji na wynik pracy, warto określić, które z nich będą dla danej osoby pozytywne, a które negatywne. Zależy to w dużej mierze od osobowości danej osoby oraz od sytuacji, w której się znajduje. Dla jednego niezadowolenie kierownika projektu może być wystarczającą konsekwencją negatywną, powodującą chęć poprawy, podczas gdy dla innego, bardziej odpornego na czyjeś nastroje, nie będzie to miało wielkiego znaczenia.

Wielokroć spotykamy się z konsekwencjami, które w danym momencie wydają się neutralne, jednak okazują się negatywne. Przykładowo ukończenie zadania przed terminem skutkować może przydzieleniem kolejnego zadania – w większości wypadków wywoła to niechęć do szybkiego wykonywania pracy. Podobnie ze sprzedażowym „wyrabianiem normy” – zdarza się, że osoba, która wykona więcej niż jest oczekiwane, nie spotyka się z pozytywnymi konsekwencjami w postaci np. premii, lecz z podwyższeniem oczekiwań i zwiększeniem planów sprzedażowych na przyszłość. Tego typu konsekwencje prowadzą do efektów przeciwnych do oczekiwanych.


Złoty feedback

Innym ważnym czynnikiem mającym wpływ na efektywność pracy jest informacja zwrotna. Dużo się słyszy na temat jej wagi, jednak w praktyce często ogranicza się ona do zdawkowych stwierdzeń typu „super”, „źle”, „następnym razem zrób to lepiej”. Aby informacja zwrotna mogła być skuteczna i mieć realny wpływ na kształtowanie zachowania, musi być przede wszystkim jasna i konkretna. Chodzi o zrozumiałe przekazanie, co dana osoba zrobiła dobrze (wykonała zadanie na czas, efektywnie współpracowała z innymi itp.), a co powinna poprawić. Takie przekazanie informacji nie ma na celu poprawy lub pogorszenia czyjegoś nastroju, lecz zwrócenie uwagi na to, co jest dla nas (i dla realizowanego projektu) szczególnie istotne (w niektórych sytuacjach będzie to terminowość, w innych np. ważniejsza może być dokładność i jakość wykonanego zlecenia).

Skuteczna komunikacja

Aby móc efektywnie radzić sobie z problemami, które są, niestety, nieodłącznym elementem procesu zarządzania ludźmi, poza przyjęciem dobrej strategii (jak np. proponowany powyżej model) kluczowe są umiejętności komunikacyjne. Bez nich trudno sobie wyobrazić sukces jakiegokolwiek przedsięwzięcia, w które jest zaangażowanych więcej niż jedna osoba.

Na skuteczną komunikację składa się wiele czynników, z którymi prawdopodobnie wielu kierowników projektów spotkało się w trakcie różnych szkoleń doskonalących umiejętności interpersonalne. Jednak pomimo znajomości tego tematu, w praktyce często to właśnie brak umiejętności komunikacyjnych prowadzi do poważnych problemów. Wynika to w dużej mierze z faktu, iż nie jest to wiedza, którą wystarczy posiąść, lecz raczej konkretne umiejętności, które (jeśli nie posiada się ich w naturalny sposób) warto wyćwiczyć. Ważne jest przede wszystkim nasze nastawienie, a szczególnie świadomość, że nie wiem wszystkiego, więc muszę uważnie słuchać, zdobywać informacje, organizować je i analizować oraz przekazywać dalej.

Sztuka pytania

Zadając więcej pytań otwartych niż zamkniętych, mamy szanse dowiedzieć się czegoś nowego, nie tylko potwierdzić lub zaprzeczyć posiadanym dotychczas informacjom. Podobnie z pytaniami nastawionymi na fakty lub na emocje – jedne i drugie mogą się w określonych sytuacjach okazać przydatne. Na przykład jeśli interesuje nas uzyskanie czyjejś opinii, dobrze jest stosować te nakierowane na emocje, szczególnie w przypadku narastania konfliktu w grupie. Dzięki nim po rozładowaniu napięcia poszczególne osoby mogą skupić się z powrotem na faktach i realizowaniu planu.


Pełne rozumienie

Niezbędnym elementem komunikacji jest aktywne słuchanie, oznaczające zrozumienie pełnego znaczenia tego, co jest do nas mówione – zarówno faktów, jak i emocji. Często popełnianym błędem jest myślenie o czymś innym zamiast skupienia się na odpowiedzi, zakładając po pierwszych słowach, że już wiemy, co ktoś chce nam powiedzieć. Czasem wybiegamy myślami wprzód, planując dalszą część rozmowy, przez co istotne informacje mogą nam ulecieć. Takie rozproszenie uwagi prowadzić może do pominięcia wskazówek niewerbalnych, które odgrywają istotną rolę w przekazie informacji. Należy być więc uważnym i świadomym faktu, że informacja może posiadać „drugie dno”, może być wypowiedziana ironicznie lub żartobliwie, co zmienia czasami całkowicie jej sens.

Własne źródło

Zarządzanie ludźmi w projekcie można podsumować jako po części naukę, a po części sztukę. Dużą rolę odgrywa w nim nasza wiedza i doświadczenie, które można stale poszerzać, z drugiej strony wiele będzie zależeć też od naszych umiejętności – inspirowania i motywowania, rozwiązywania konfliktów, zarażania entuzjazmem. Stąd nieodzowną częścią takiej pracy jest nie tylko wiedza i doświadczenie, lecz także nieustanna praca nad sobą.

UWAGA

Ważne, by na tym etapie poświęcić czas na zapoznanie uczestników z całością realizowanego projektu, aby w dalszych etapach mogli lepiej rozumieć swój udział i jego znaczenie.

@RY1@i13/2011/004/i13.2011.004.000.0034.001.jpg@RY2@

UWAGA

Gdy dana osoba nie spełnia naszych oczekiwań, warto prześledzić czynniki mające wpływ na jej zachowanie. Dobrze jest wychodzić z założenia, że nikt nie przychodzi do pracy, ani nie przystępuje do danego projektu z założeniem porażki, z reguły ludzie chcą działać dobrze i wykonywać z sukcesem powierzone im zadania.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?