Kategorie

Jakie zadania można delegować?

Anna Żuber
Jestem menedżerem 17-osobowej grupy handlowców. Zwolnienia, jakie miały miejsce w naszej firmie, spowodowały, że przekazano pod moją opiekę dodatkową dziesięcioosobową grupę handlową. Jak mam poradzić sobie z dodatkowymi obowiązkami? Jakie zadania mogę delegować? Na co zwrócić uwagę podczas delegowania?

Zdarzają się sytuacje, kiedy nagle przybywa nam znacznie więcej obowiązków. Do tej pory dawaliśmy sobie radę ze wszystkim, zostając w pracy po godzinach i rezygnując z ulubionych form wypoczynku. Jak teraz poradzić sobie z nowymi obowiązkami, bez konieczności nocowania w biurze? Rzecz z pozoru jest prosta. Właściwe rozwiązanie polega na przekazaniu części obowiązków podwładnym. Ale jak to zrobić, skoro do tej pory wszystko robiliśmy sami i dzięki temu mieliśmy pewność, że zadania zostaną odpowiednio wykonane.

Skoordynowane delegowanie

Reklama

Przede wszystkim musimy uświadomić sobie, że nie ma ludzi niezastąpionych, a odpowiednie delegowanie części uprawnień i zadań do wykonania przyczyni się do lepszego zarządzania naszym czasem i zmotywuje pracowników do działania. Delegujemy takie zadania, których nie jesteśmy w stanie wykonać z powodu braku czasu, a co do których mamy pewność, że konkretny pracownik wykona je dobrze.

Również spokojnie możemy delegować zadania nie ważne, ale pilne. W ten sposób zyskamy trochę czasu na sprawy ważne. Warto również delegować takie zadania, które pozwolą pracownikom rozszerzyć ich kompetencje, jednak muszą to być również zadania, których błędne wykonanie lub niewykonanie przez pracownika będzie jak najmniej ryzykowne dla kierownika. Delegowanie łączy się nie tylko z przekazaniem zadań, lecz także zakresu kompetencji potrzebnych do ich wykonania. Pamiętajmy, że delegowanie powinno być odpowiednio koordynowane.

Komunikacja w przekazywaniu zadań

Delegując handlowcowi zadanie, menedżer powinien poprowadzić rozmowę w taki sposób, aby pracownik dokładnie zrozumiał, czego od niego oczekujemy i w jaki sposób ma zrealizować cel, jaki został przed nim postawiony. Przy delegowaniu zadań należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.

Komu jakie zadania

Zanim podejmiemy decyzję o delegowaniu, przeanalizujmy mocne i słabe strony naszych pracowników oraz ich kompetencje. To bardzo istotne, by delegować zadania odpowiednim osobom. Pamiętajmy, że delegowanie powinno pełnić funkcję motywacyjną, a nie zniechęcać pracowników do podejmowania nowych zadań. Angażujmy wszystkich pracowników, tak by uniknąć syndromu „kozła ofiarnego” i „gwiazdy filmowej”. Wystąpienie tych dwóch czynników nie tylko różnicuje pracowników, ale demotywuje ich i wprowadza złą atmosferę w pracy.

Cel i miara dobrego wykonania

Pracownik, w jasny i czytelny dla niego sposób, powinien otrzymać informację, jakie stawiamy przed nim cele i zadania. A muszą one być konkretnie i jasno sformułowane. Pracownik również powinien otrzymać informację, jaki sposób realizacji zadania czy jakie rezultaty będą uznane za poprawne jego wykonanie. Upewnijmy się, że i my, i pracownik tak samo rozumiemy te kryteria.

Delegowanie jako czynnik motywacyjny

Bardzo dobry efekt daje powiązanie delegowanych zadań z planami działu, a nawet całej firmy. Pracownik musi wiedzieć, jakie znaczenie dla organizacji ma właśnie to zadanie. Zmotywujmy pracownika do działania, nawiązując do jego mocnych stron i celu, jaki ma być osiągnięty (np. zadanie – szybkie wdrożenie nowych handlowców, informacja motywująca dla pracownika, że jest świetnym sprzedawcą i potrafi doskonale przekazywać swoją wiedzę i umiejętności).

Zaplanowanie wykonania zadania

Dowiedzmy się, w jaki sposób pracownik zamierza zrealizować zadanie. Można podpowiedzieć, z jakimi osobami może się kontaktować. Pomóżmy pracownikowi w przewidzeniu i ominięciu zagrożeń na drodze do realizacji delegowanego zadania, nie dając jednak gotowych rozwiązań. W ten sposób zainspirujemy pracowników do generowania pomysłów

Ustalenia

Zapytajmy pracownika, jakich środków do wykonania zadania będzie potrzebował (fundusze, uprawnienia, materiały informacyjne itd.). Bardzo ważnym elementem ustaleń jest też sposób raportowania i monitorowania postępów. Przede wszystkim należy ustalić konkretne terminy zarówno ostatecznego wykonania zadania, jak i realizacji jego poszczególnych etapów.

Kontrola

Zainteresowanie i częste pytania dotyczące przebiegu pracy podkreślają wagę zadania oraz zainteresowanie przełożonego. Nie czekajmy ze sprawdzeniem postępu do wyznaczonego końcowego terminu, ważna jest bieżąca kontrola wykonywania pracy.

Pochwała za wykonane zadanie

Doceniajmy i chwalmy pracowników, jeśli dobrze wywiązali się z powierzonego im zadania. Nie powinniśmy traktować osiągnięć pracowników jak naszych własnych. Jeśli docenimy starania pracowników, którym zostały delegowane zadania i fakt ich sumiennego wykonania, wówczas nie tylko zachęcimy ich do podejmowania kolejnych wyzwań, lecz także zmotywujemy pozostałą część załogi.

Problemy z delegowaniem

Jeżeli zauważymy, iż są problemy z delegowanym zadaniem, nie bierzmy go z powrotem na siebie. Pamiętajmy, iż nikt nie lubi ponosić klęski i uszanujmy godność naszego pracownika.

Reklama

Jeśli odbierzemy delegowane zadanie, pracownicy będą wiedzieli, iż takie zadanie zawsze będą mogli oddać. W sytuacji kiedy pojawiają się problemy, należy porozmawiać z pracownikiem, zwiększyć monitoring działań oraz delegować zadanie w częściach w miarę poprawy sytuacji. Podczas oceny zadania pamiętajmy o regułach udzielania informacji zwrotnej.

Jak się okazuje delegowanie to jedna z najcenniejszych umiejętności skutecznego menedżera. Sprawnie przeprowadzone delegowanie mobilizuje ludzi do działania, wydobywa z pracowników nieodkryte dotąd pokłady możliwości, poprawia komunikację w grupie oraz przyczynia się do wzrostu produktywności i kreatywności pracowników.


Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?