Jakie zadania można delegować?

• Skoordynowane delegowanie
• Komunikacja w przekazywaniu zadań
• Komu jakie zadania
• Cel i miara dobrego wykonania
• Delegowanie jako czynnik motywacyjny
• Zaplanowanie wykonania zadania
• Ustalenia
• Kontrola
• Pochwała za wykonane zadanie
• Problemy z delegowaniem

Zdarzają się sytuacje, kiedy nagle przybywa nam znacznie więcej obowiązków. Do tej pory dawaliśmy sobie radę ze wszystkim, zostając w pracy po godzinach i rezygnując z ulubionych form wypoczynku. Jak teraz poradzić sobie z nowymi obowiązkami, bez konieczności nocowania w biurze? Rzecz z pozoru jest prosta. Właściwe rozwiązanie polega na przekazaniu części obowiązków podwładnym. Ale jak to zrobić, skoro do tej pory wszystko robiliśmy sami i dzięki temu mieliśmy pewność, że zadania zostaną odpowiednio wykonane.

Skoordynowane delegowanie

Przede wszystkim musimy uświadomić sobie, że nie ma ludzi niezastąpionych, a odpowiednie delegowanie części uprawnień i zadań do wykonania przyczyni się do lepszego zarządzania naszym czasem i zmotywuje pracowników do działania. Delegujemy takie zadania, których nie jesteśmy w stanie wykonać z powodu braku czasu, a co do których mamy pewność, że konkretny pracownik wykona je dobrze.

Również spokojnie możemy delegować zadania nie ważne, ale pilne. W ten sposób zyskamy trochę czasu na sprawy ważne. Warto również delegować takie zadania, które pozwolą pracownikom rozszerzyć ich kompetencje, jednak muszą to być również zadania, których błędne wykonanie lub niewykonanie przez pracownika będzie jak najmniej ryzykowne dla kierownika. Delegowanie łączy się nie tylko z przekazaniem zadań, lecz także zakresu kompetencji potrzebnych do ich wykonania. Pamiętajmy, że delegowanie powinno być odpowiednio koordynowane.

Komunikacja w przekazywaniu zadań

Delegując handlowcowi zadanie, menedżer powinien poprowadzić rozmowę w taki sposób, aby pracownik dokładnie zrozumiał, czego od niego oczekujemy i w jaki sposób ma zrealizować cel, jaki został przed nim postawiony. Przy delegowaniu zadań należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.

Komu jakie zadania

Zanim podejmiemy decyzję o delegowaniu, przeanalizujmy mocne i słabe strony naszych pracowników oraz ich kompetencje. To bardzo istotne, by delegować zadania odpowiednim osobom. Pamiętajmy, że delegowanie powinno pełnić funkcję motywacyjną, a nie zniechęcać pracowników do podejmowania nowych zadań. Angażujmy wszystkich pracowników, tak by uniknąć syndromu „kozła ofiarnego” i „gwiazdy filmowej”. Wystąpienie tych dwóch czynników nie tylko różnicuje pracowników, ale demotywuje ich i wprowadza złą atmosferę w pracy.

Cel i miara dobrego wykonania

Pracownik, w jasny i czytelny dla niego sposób, powinien otrzymać informację, jakie stawiamy przed nim cele i zadania. A muszą one być konkretnie i jasno sformułowane. Pracownik również powinien otrzymać informację, jaki sposób realizacji zadania czy jakie rezultaty będą uznane za poprawne jego wykonanie. Upewnijmy się, że i my, i pracownik tak samo rozumiemy te kryteria.

Delegowanie jako czynnik motywacyjny

Bardzo dobry efekt daje powiązanie delegowanych zadań z planami działu, a nawet całej firmy. Pracownik musi wiedzieć, jakie znaczenie dla organizacji ma właśnie to zadanie. Zmotywujmy pracownika do działania, nawiązując do jego mocnych stron i celu, jaki ma być osiągnięty (np. zadanie – szybkie wdrożenie nowych handlowców, informacja motywująca dla pracownika, że jest świetnym sprzedawcą i potrafi doskonale przekazywać swoją wiedzę i umiejętności).

Zaplanowanie wykonania zadania

Dowiedzmy się, w jaki sposób pracownik zamierza zrealizować zadanie. Można podpowiedzieć, z jakimi osobami może się kontaktować. Pomóżmy pracownikowi w przewidzeniu i ominięciu zagrożeń na drodze do realizacji delegowanego zadania, nie dając jednak gotowych rozwiązań. W ten sposób zainspirujemy pracowników do generowania pomysłów

Ustalenia

Zapytajmy pracownika, jakich środków do wykonania zadania będzie potrzebował (fundusze, uprawnienia, materiały informacyjne itd.). Bardzo ważnym elementem ustaleń jest też sposób raportowania i monitorowania postępów. Przede wszystkim należy ustalić konkretne terminy zarówno ostatecznego wykonania zadania, jak i realizacji jego poszczególnych etapów.

Kontrola

Zainteresowanie i częste pytania dotyczące przebiegu pracy podkreślają wagę zadania oraz zainteresowanie przełożonego. Nie czekajmy ze sprawdzeniem postępu do wyznaczonego końcowego terminu, ważna jest bieżąca kontrola wykonywania pracy.

Pochwała za wykonane zadanie

Doceniajmy i chwalmy pracowników, jeśli dobrze wywiązali się z powierzonego im zadania. Nie powinniśmy traktować osiągnięć pracowników jak naszych własnych. Jeśli docenimy starania pracowników, którym zostały delegowane zadania i fakt ich sumiennego wykonania, wówczas nie tylko zachęcimy ich do podejmowania kolejnych wyzwań, lecz także zmotywujemy pozostałą część załogi.

Problemy z delegowaniem

Jeżeli zauważymy, iż są problemy z delegowanym zadaniem, nie bierzmy go z powrotem na siebie. Pamiętajmy, iż nikt nie lubi ponosić klęski i uszanujmy godność naszego pracownika.

Jeśli odbierzemy delegowane zadanie, pracownicy będą wiedzieli, iż takie zadanie zawsze będą mogli oddać. W sytuacji kiedy pojawiają się problemy, należy porozmawiać z pracownikiem, zwiększyć monitoring działań oraz delegować zadanie w częściach w miarę poprawy sytuacji. Podczas oceny zadania pamiętajmy o regułach udzielania informacji zwrotnej.

Jak się okazuje delegowanie to jedna z najcenniejszych umiejętności skutecznego menedżera. Sprawnie przeprowadzone delegowanie mobilizuje ludzi do działania, wydobywa z pracowników nieodkryte dotąd pokłady możliwości, poprawia komunikację w grupie oraz przyczynia się do wzrostu produktywności i kreatywności pracowników.