Jak odnaleźć klucz do zarządzania pracownikiem?

• Traktowanie z szacunkiem
• Efektywne podejście do pracownika
• Określ wzajemne oczekiwania
• Rozmawiaj z pracownikiem
• Naucz się słuchać
• Uważnie obserwuj

Wszyscy mamy tendencję do upraszczania świata. Statystyka może nam pomóc w tworzeniu stereotypów. Niemniej jednak menedżer zarządza konkretnymi ludźmi, a nie statystycznie określoną grupą. Jak i co powinieneś wiedzieć o swoich pracownikach, aby móc efektywnie zarządzać zespołem?

Okazuje się, że różnice pokoleniowe w pracy mają znacznie mniejsze znaczenie, niż można by sądzić. Różnice pojawiają się w percepcji. Jeżeli doświadczysz trudności w komunikacji, zauważysz mniejszą elastyczność lub wolniejsze tempo swojego pracownika powyżej pewnego wieku, łatwo przypisujesz to wiekowi. Tymczasem pozostaje wciąż pytanie, jaką rolę odgrywa w tym wiek, a jaką inne czynniki.

Traktowanie z szacunkiem

Być może pracownicy powyżej pewnego wieku mają inne oczekiwania, inną hierarchię potrzeb w pracy? I tu rzeczywiście można zauważyć pewne różnice, choć są one zupełnie przewidywalne i logiczne. Z wiekiem zmniejsza się znaczenie poszerzania doświadczeń zawodowych, rozwoju kariery czy możliwości uczenia się. Wiele jednak innych potrzeb jest na tym samym poziomie bez względu na wiek. Wszyscy też, bez względu na przynależność do jakiejkolwiek grupy demograficznej, mają wspólną potrzebę, coś, czemu przypisują w miejscu pracy najwyższą wartość – traktowanie z szacunkiem.

Efektywne podejście do pracownika

Dobry lider potrafi dostosować swoje działania do konkretnych ludzi. Skąd jednak masz wiedzieć, co zadziała, jak zmienić podejście, jak zmotywować. Znowu pojawia się zagrożenie gotowych rozwiązań dla wszystkich lub założeń i stereotypów grupowych. Masz jednak pewne narzędzia zarządzania oraz techniki interpersonalne, które po to właśnie są, aby ci pomóc wybrać najbardziej efektywne podejście do pracownika. Można je sprowadzić do czterech prostych, na pozór, działań.

Określ wzajemne oczekiwania

Po pierwsze, masz narzędzia i techniki zarządzania wynikami twoich podwładnych. Zacznij od określenia wymagań związanych z danym stanowiskiem pracy. Stwórz listę obowiązków, która obejmie czynności stałe, jednorazowe zadania czy projekty, obowiązki zespołowe i indywidualne. Ustal priorytety i mierzalne cele. Dopiero gdy masz jasność co do własnych oczekiwań wobec pracownika, możesz sprawdzić jego oczekiwania wobec ciebie.

Bez względu na to, czy określasz oczekiwania wobec pracownika związane ze stanowiskiem, czy też oczekiwania odnośnie do delegowanego zadania, ważne jest oddzielenie zadań od osoby. Co to oznacza? Pomyśl o zadaniu czy obowiązku bez przypisywania go do konkretnej osoby. Zastanów się, jakich wymaga kwalifikacji, umiejętności, doświadczenia. Potem dopiero przeanalizuj swój zespół, czyli potencjalnych kandydatów.

Myśląc o zadaniu i osobie równocześnie, możesz łatwo ulec pokusie „szufladkowania” pracowników. Dopiero po przeanalizowaniu zadania zastanów się nad pracownikami, którzy mogą je wykonać, analizując ich dostępność, umiejętności i wiedzę oraz motywację. Wtedy może okazać się, że zadanie może być wykonane przez jedną lub kilka osób albo że może się nim zająć pracownik, którego wcześniej nie brałeś pod uwagę. Być może, na przykład kierując się jego wiekiem, z góry założyłeś, że nie będzie zainteresowany danym zadaniem. Najpierw zadaj sobie pytanie, czego potrzebuje zadanie, a potem, kto może to zadanie wykonać?

---

Rozmawiaj z pracownikiem

Rozmowa, w której przekazujesz, czego oczekujesz od pracownika, będzie świetną okazją, aby poznać jego podejście. Jasno określone cele i zadania to podstawa. Jeżeli jednak będzie to wyłącznie przekazanie informacji, a nie rozmowa, zmarnujesz okazję na poznanie nastawienia pracownika. Możesz odkryć silną motywację do rozwoju nowych umiejętności lub wiedzy u doświadczonego i dojrzałego wiekiem pracownika, który nie myśli o rozwoju kariery, ale za to jest znudzony powtarzalnością swojej pracy i szuka odmiany. Przekazywanie celów, zadań i oczekiwań to jedna z okazji, aby poznać też drugą stronę i dostosować swój styl zarządzania do indywidualnego pracownika.

Kolejnym narzędziem menedżera, które może pomóc w znalezieniu klucza do efektywności pracownika, jest ocena okresowa. Z oceną okresową wiąże się też rozmowa, która zwykle zaczyna się od samooceny pracownika. Możesz zadawać pytania, dzięki którym poznasz, z czego pracownik jest dumny, co sprawia mu przyjemność, co lubi w pracy, a czego unika, na czym mu zależy, które z jego osiągnięć są dla niego szczególnie istotne, co pomogło mu osiągnąć sukces lub co stało na przeszkodzie. Możesz dowiedzieć się też, czego oczekuje od ciebie, jakie twoje działania mu pomagają, a które mogą być barierą w osiąganiu wyników. Jeżeli potrafisz odpowiednio prowadzić rozmowy oceniające, masz szanse na zdobycie wiedzy, która będzie nieoceniona w zarządzaniu.

Naucz się słuchać

Jak wykazały badania nad pracownikami w różnych grupach wiekowych, wszyscy mają jedną podstawową potrzebę: traktowanie z szacunkiem. Słuchanie to właśnie jeden z przejawów szacunku. Jednak nie tylko o szacunek tu chodzi. Słuchanie to coś więcej niż słyszenie. To czynność, która wymaga od ciebie aktywności.

Prawdziwy lider potrafi słuchać i nie tylko okazywać w ten sposób szacunek, ale też zdobywać przez to informacje dotyczące konkretnego człowieka. Nie wystarczy rejestrować i rozumieć przekazaną informację. Aktywne słuchanie wymaga wejścia głębiej w znaczenie wypowiedzi i zrozumienia nie tylko, co, ale i dlaczego zostało powiedziane. Pełne rozumienie może być trudne, ponieważ większość informacji składa się zarówno z faktów, jak i emocji.

Słyszysz od pracownika, że to, co mu proponujesz, to świetny pomysł. Informacja wydaje się jednoznaczna, jednak wypowiedziana została obojętnie, a może nawet sceptycznie. Jeżeli potrafisz to zauważyć i właściwie ocenić, możesz zareagować. Możesz od razu odnieść się do możliwych zastrzeżeń. I nie musisz wcale zgadywać. Możesz sprawdzić, czy twoje obserwacje i przypuszczenia są słuszne, pytając: „wydaje mi się, że nie jesteś entuzjastycznie nastawiony do mojej propozycji?” albo „mam wrażenie, że masz jakieś zastrzeżenia?”.

Emocje to zwykle najbardziej prawdziwe źródło informacji o człowieku. Słowa można dostosować, emocje zwykle pojawiają się same. Nic dziwnego, że współczesny lider potrzebuje inteligencji emocjonalnej w zarządzaniu ludźmi. Jak to już słynny guru zarządzania Peter Drucker powiedział, najważniejsze w komunikacji jest to, co nie zostało powiedziane. Słuchaj więc między wierszami.

Uważnie obserwuj

To, co nie zostało powiedziane, często może być zauważone. Pracując z ludźmi, widzisz ich w różnych sytuacjach. Jeżeli potrafisz uważnie patrzeć, zdobędziesz kolejne informacje, które pomogą ci dostosować sposób zarządzania do pracownika. Jeżeli masz już trochę doświadczenia w zarządzaniu ludźmi, na pewno zauważyłeś, że nie wszystkich motywuje to samo.

Wraz z wiekiem rośnie nieco potrzeba uznania. Czy to oznacza, że powinieneś zwiększać częstotliwość pochwał w miarę starzenia się pracownika? Niestety, zadanie jest trudniejsze. Ludzie są różni. Twoja obserwacja pracownika, jego reakcji na uznanie, widoczne osiągnięcia w jego otoczeniu, mogą dopiero dać ci potwierdzenie.

Jeden ze stereotypów związanych z wiekiem pracownika mówi, że potrzeba bezpieczeństwa w miarę starzenia się rośnie. Badania nie potwierdziły tego, a przynajmniej w odniesieniu do bezpieczeństwa finansowego, które jest na podobnym poziomie we wszystkich grupach wiekowych.

Jeżeli uda ci się zaobserwować, jak silna jest, na przykład, potrzeba bezpieczeństwa u twojego pracownika, możesz wykorzystać tę cenną wiedzę na wiele sposobów. Jednym z nich będzie wybór twojego stylu delegowania. Pracownik o silnej potrzebie bezpieczeństwa będzie wymagał więcej wsparcia i uwagi z twojej strony. Delegowanie zadania i danie mu pełnej niezależności może odczuć jako zbyt duże ryzyko. W przypadku innego pracownika może być dokładnie na odwrót. Wsparcie i uwagę z twojej strony może uznać za brak zaufania.

Rozumienie indywidualnych pracowników i dostosowanie swojego sposobu zarządzania do ludzi, którymi się zarządza, to ogromne wyzwanie dla lidera, ale też wielka szansa na wykorzystanie w pełni ich potencjału. Być może nasza naturalna tendencja do grupowania i przyklejania etykietek ułatwia nam wiele codziennych spraw. W zarządzaniu jednak czasami idzie za daleko. Wkładanie do szufladek nie tylko ze względu na wiek, ale płeć, narodowość czy inne cechy, to próba rozumienia ludzi przez pryzmat grupy, do której należą. Przez takie podejście łatwo możemy stracić z oczu unikalną wartość indywidualnego pracownika.