Ocenić dobrze urzędnika

Treść rozporządzenia przedstawia tryb dokonywania ocen. Załącznikami do niego są obowiązujący wzór arkusza okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego i szczegółowy wykaz kryteriów oceny. Ocenianie kwalifikacji pracownika powinno odbywać się co najmniej raz na dwa lata*.

Kryteria ocen

Dotychczasowe kryteria oceny jakości pracy urzędnika, takie jak terminowość, staranność, zostały poszerzone o kolejne. Każdego pracownika samorządowego obowiązuje zatem sześć kryteriów obowiązkowych - sumienność, sprawność, bezstronność, umiejętność stosowania odpowiednich przepisów, planowanie i organizowanie pracy, postawa etyczna, a także kryteria z wyboru w liczbie od 3 do 5. Kryteria te z założenia są dostosowane do wymagań stanowiska pracy. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje wyboru odpowiednich kryteriów oceny spośród 23 kryteriów przedstawionych w rozporządzeniu. Jeśli zaproponowane kryteria nie odpowiadają specyfice wykonywanych przez pracownika zadań, przełożony może zaproponować jedno kryterium dodatkowe spoza portfela kryteriów pod warunkiem jego zdefiniowania i opisu.

W rozporządzeniu nie dokonano podziału kryteriów na takie zestawy, które można przypisać stanowiskom kierowniczym i stanowiskom wykonawczym w poszczególnych działach. Można jednak zaproponować ich wstępną klasyfikację.

Kwalifikacje osób zajmujących stanowiska kierownicze najczęściej są oceniane w odniesieniu do spełnienia wymagań w następującym obszarze:

zarządzanie zasobami,

zarządzanie personelem,

zarządzanie jakością realizowanych zadań,

zorientowanie na rezultaty pracy,

kreatywność,

myślenie strategiczne,

radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.

Kwalifikacje osób zajmujących stanowiska specjalistyczne zwykle ocenia się w odniesieniu do spełnienia wymagań w obszarze kryteriów:

wiedza specjalistyczna,

zarządzanie informacją i dzielenie się informacjami,

zarządzanie jakością realizowanych zadań,

zorientowanie na rezultaty pracy.

Kwalifikacje osób zatrudnionych na stanowiskach wykonawczych często są opisane przez następujące kryteria:

nastawienie na własny rozwój,

podnoszenie kwalifikacji,

komunikacja pisemna,

komunikatywność,

umiejętność pracy w zespole.

UWAGA

Nieco inne kryteria ocen kwalifikacji będą adekwatne dla osób mających staż pracy do roku, dwóch lat lub więcej.

W wyborze kryteriów należy także uwzględnić charakter pracy ocenianego pracownika. Na przykład kwalifikacje osób, które współpracują na co dzień z klientem (interesantem), powinny być oceniane za komunikatywność, pozytywne podejście do niego, wiedzę specjalistyczną. Natomiast kwalifikacje osób zajmujących stanowiska wykonawcze, samodzielne, niewspółpracujące na co dzień z klientem (interesantem), powinny być ocenione za wiedzę specjalistyczną, umiejętności analityczne, komunikację pisemną.

Kryteria ocen kwalifikacji pracownika, takie jak znajomość języka obcego, umiejętność negocjowania, zarządzanie wprowadzaniem zmian, warto przypisać tylko tym pracownikom, którzy mają możliwość stosowania znajomości języka oraz umiejętności negocjowania lub faktycznie zarządzają zmianami w organizacji.

Przykładowe portfele kwalifikacji przedstawione powyżej wynikają z praktyki wdrażania systemowych ocen kwalifikacji pracowników samorządowych zatrudnionych w kilkunastu urzędach pracy na terenie Polski, na szczeblu województwa i powiatów.

Przed wydaniem opinii

Jednym z najważniejszych elementów oceny kwalifikacji pracownika jest pisemna opinia o jego pracy. Proces przygotowania takiej opinii dotyczy działań prowadzonych przez dyrektora urzędu, bezpośredniego przełożonego i pracownika, którego kwalifikacje są oceniane.

Dyrektor urzędu lub kierownik jednostki samorządowej przygotowuje regulamin ocen, wydaje zarządzenie wewnętrzne, monitoruje przebieg procesu oraz ocenia kwalifikacje kadry kierowniczej jemu podległej.

Bezpośredni przełożony, który ocenia kwalifikacje pracownika, zapoznaje się z przepisami dotyczącymi oceny, omawia zakres obowiązków z pracownikiem oraz weryfikuje opisy stanowiska pracy, omawia kryteria dotyczące pracy na zajmowanym przez pracownika stanowisku, przygotowuje opinię o jakości pracy i prezentowanych kompetencjach przy realizacji powierzonych zadań przez pracownika, następnie wystawia ocenę ogólną i przedstawia przygotowaną opinię pracownikowi.

Pracownik, którego kwalifikacje są oceniane, zapoznaje się z przepisami dotyczącymi oceny kwalifikacji, wspólnie z przełożonym analizuje i omawia realizowane zadania oraz zapoznaje się z opinią o jakości pracy i prezentowanych kompetencjach przy realizacji powierzonych zadań przedstawioną przez przełożonego.

Przydatne notatki

Ocena jakości pracy odnosi się nawet do okresu dwuletniego. Dlatego, aby rzetelnie przygotować opinię, warto prowadzić bieżące notatki o rezultatach pracy podwładnych, a także o wynikach własnej pracy. Warto także usystematyzować sposób notowania wyników pracy swoich pracowników.

Skutecznym narzędziem, które pomoże przygotować opinię o jakości pracy pracowników, jest arkusz monitorowania pracy i uzasadnienia oceny. Jego systematyczne prowadzenie pozwala w sposób uporządkowany gromadzić informacje ważne dla przygotowania opinii i dokonania oceny kwalifikacji na poziomach ogólnym i szczegółowym (zobacz Arkusz monitorowania pracy i uzasadniania ocen).

Dokument ten prowadzi przełożony i pracownik. Zapisy w arkuszu mają służyć uzasadnieniu oceny. Są to bieżące spostrzeżenia (pochwały lub uwagi), które można sformułować w postaci komentarza, opisu, wstępnej oceny bieżących zdarzeń w kategorii pozytywny (+), negatywny (-) lub oceny kryteriów według własnego uznania. Należy jednak przyjąć jednolite zasady wobec wszystkich ocenianych.

Przedstawiony arkusz może budzić kontrowersje, ale z doświadczeń wynika, że rzetelnie prowadzone notatki o pracy, bieżące komentarze dotyczące sytuacji, w jakiej realizowane były zadania, są przydatne nie tylko w ocenie kwalifikacji pracowników, ale także w celu weryfikacji zakresu obowiązków, wyznaczania celów i zadań w dłuższej i krótszej perspektywie czasu.

Ocena ogólna

Praktyka wdrożenia procedur oceny kwalifikacji pracowników samorządowych, wynikających z rozporządzenia RM, wskazuje na jeden główny problem: wybór ogólnej oceny kwalifikacji.

Decyzję dotyczącą tego, na jakim poziomie znajdują się kwalifikacje pracownika, może ułatwić zastosowanie pomocniczej karty ocen kwalifikacji. Zawiera ona kryteria ocen danego pracownika wynikające z realizacji rozporządzenia RM z 13 marca 2007 r. Kryteria ocen w karcie pomocniczej powinny być takie same jak w arkuszu okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego, zmiany w wyborze kryteriów powinny odbywać się jednocześnie w obu dokumentach.

Warto zauważyć, że możliwość jasnego przedstawienia oceny ogólnej kwalifikacji pracownika jest zaledwie jedną z korzyści z systematycznego użytkowania pomocniczej karty ocen kwalifikacji.

Przyjmuje się, że przyznanie oceny bardzo dobrej, dobrej, zadowalającej, niezadowalającej w arkuszu okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego wynika z ogólnej oceny spełnienia kryteriów ocen kwalifikacji, określonej w pomocniczej karcie ocen kwalifikacji (bardzo dobra, dobra, zadowalająca, niezadowalająca). Ogólna ocena określona w pomocniczej karcie ocen kwalifikacji uwzględnia wyniki ocen poszczególnych kryteriów w proporcjach przedstawionych w tabeli 2.

Ocena pozytywna w arkuszu okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego przyznana jest w przypadku otrzymania przez pracownika oceny wykonywania obowiązków przez ocenianego na poziomie: bardzo dobrym, dobrym lub zadowalającym. Ocena negatywna przyznana jest w przypadku otrzymania przez pracownika oceny wykonywania obowiązków przez ocenianego na poziomie niezadowalającym.

Perspektywicznie i rozwojowo

Ustawodawca dołożył wszelkich starań, aby pracownik wiedział, za co i kiedy będą oceniane jego kwalifikacje. Wynika to chociażby ze struktury obowiązującego arkusza ocen. Niestety, w treści rozporządzenia został pominięty rozwojowy cel ocen kwalifikacji. Można byłoby zaproponować na przykład konkretne działania rozwijające kwalifikacje, zalecenia wspierające rozwój umiejętności w określonej dziedzinie, sugestie wspierające także efektywność pracy i funkcji pełnionych teraz i w przyszłości.

Warto rozważyć i rozpocząć proces kształtowania racjonalnego programu szkoleń i rozwoju kwalifikacji na podstawie zapisów w pomocniczej karcie ocen. Praca nad zapisami może także inicjować opracowanie procedur rekrutacji i selekcji, budowanie ścieżek kariery (zobacz przykład).

Wszyscy uczestnicy procesu ocen kwalifikacji pracowników, na każdym szczeblu organizacji, zgodnie twierdzą, że żaden, nawet najlepszy, system ocen kwalifikacji pracownika nie zastąpi prawdziwych, profesjonalnych relacji przełożonego z pracownikiem.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD

W jednym z urzędów przyjęto założenie, że przygotowany na podstawie rozporządzenia RM i wdrożony kompleksowy system ocen kwalifikacji pracowników jest układem świadomie i logicznie dobranych kryteriów, zasad i technik ocen.

Poza ścisłą realizacją rozporządzenia przyjęto dodatkowe cele w systemowym ocenianiu kwalifikacji pracowników:

kształtowanie kompetencji pracowników,

planowanie rozwoju zawodowego pracowników,

uwzględnienie wyników ocen w przyznawaniu premii, nagród i dodatków do wynagrodzeń dla pracowników,

uwzględnienie wyników ocen w podejmowaniu decyzji o awansie lub degradacji oraz przydzielaniu nowych zadań i ról organizacyjnych.

Ocenę kwalifikacji pracowników prowadzi się poprzez:

analizę czynności zaplanowanych i wykonanych na danym stanowisku pracy,

przegląd i analizę notatek służbowych, pomocniczych kart ocen kwalifikacji z poprzednich okresów oceny,

rozmowy przełożonego z pracownikiem.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przypisy

* Rozporzadzenie Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. (Dz.U. nr 55, poz. 361) w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych odnosi się do ustawy z 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.). Pomocnicza Karta Ocen Kwalifikacji.

Ewa Jurkowska

dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku

Jednym z zadań, jakie uznałam za najważniejsze w zakresie zarządzania wojewódzkim urzędem pracy, było opracowanie systemu oceniania kompetencji pracowników na podstawie jasnych zasad i kryteriów. Już we wrześniu 2006 r. podjęliśmy decyzję, aby wyodrębnić kryteria ocen kompetencji poszczególnych grup pracowników, którzy wykonują podobne zadania. Prace były już zaawansowane, gdy ukazał się projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych.

Po zapoznaniu się z treścią projektu rozporządzenia nakazującego nam weryfikację kwalifikacji pracowników, podjęłam decyzję o tym, żeby, nie rezygnując z założeń przyjętych wcześniej, uwzględnić w naszym systemie proponowane w ministerialnym dokumencie kryteria ocen. Uważam bowiem, że poszczególnych pracowników nie może obejmować kilka różnych zestawów kryteriów oraz że cele ocen powinny być spójne z celami pracy na danym stanowisku. Nie mogliśmy sobie pozwolić na inne podejście, bo przed urzędem są stawiane bardzo ambitne i trudne zadania. Pracowników i zadań przybywało, system ocen był coraz bardziej potrzebny. Realizacja zadań wymaga odpowiednio przygotowanych merytorycznie i wysoko zmotywowanych pracowników. Kadra kierownicza musi mieć odpowiednie narzędzie, aby wiedzieć, na jakim poziomie są kompetencje podwładnych, komu można przydzielić nowe zadania i jakie są rezerwy kompetencji w urzędzie.

Przygotowywany wcześniej system ocen miał na celu ukierunkowanie rozwoju kompetencji potrzebnych na zajmowanym stanowisku, planowaniu szkoleń, polepszeniu relacji między kierownikami i pracownikami, a także racjonalnemu przydzielaniu dodatków do wynagrodzeń i nagród adekwatnych do otrzymywanych ocen. Związki zawodowe uczestniczyły w pracach projektowych od samego początku. Nie zrezygnowaliśmy z realizacji tych celów po wejściu w życie rozporządzenia. Wykorzystaliśmy kryteria i skale ocen z rozporządzenia do zbudowania systemu, który wspiera realizację wcześniej założonych celów, a także pozwala monitorować efektywność realizowanych zadań w poszczególnych wydziałach i zespołach. System ocen funkcjonuje już rok. Mamy za sobą cztery kwartalne sesje oceniające. To jednak nie koniec prac nad doskonaleniem systemowego oceniania kompetencji pracowników.

Wiem, że nikt nie lubi być oceniany i że nawet najlepiej przemyślany system nie zastąpi dobrych relacji przełożonego z pracownikiem. Mam jednak nadzieję, że jesteśmy na drodze do zrozumienia oceny kwalifikacji pracowników raczej jako ewaluacji zarówno jego osiągnięć, jak i potrzeb rozwojowych. Chcemy wzmocnić kompetencje kadry kierowniczej i pracowników poprzez profesjonalne szkolenia w zakresie racjonalnego planowania rozwoju zawodowego i efektywności pracy.

Pracujemy codziennie nad poprawieniem jakości realizowanych zadań, podnoszeniem kwalifikacji pracowników, nad wskazaniem pozytywnych konsekwencji ocen, pokazujemy, że z ocen wynikają konkretne działania, decyzje kadrowe, a także pieniądze. Wydaje się, że nasz system ocen jest rozumiany przez pracowników również jako system motywujący do osiągania coraz lepszych wyników pracy. A nowych wyzwań nadal przybywa. Zaangażowanie pracowników i sprawne zarządzanie, którego częścią jest nasz system ocen, powodują, że w różnych rankingach skuteczności działań urzędów Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku plasuje się na czołowych miejscach.

Joanna Siwicka

dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Gdyni

Formalną ocenę jakości pracy służb rynku pracy narzuciło nam rozporządzenie w sprawie dodatku do wynagrodzenia dla pracowników publicznych służb zatrudnienia. Dotyczyło ono przydzielania dodatków do wynagrodzenia dla stanowisk: pośrednik pracy, doradca zawodowy, specjalista ds. projektów, specjalista ds. rozwoju zawodowego, lider klubu pracy. Z tych ocen, z założenia, miały wynikać konkretne pieniądze. W naszym urzędzie podeszliśmy do realizacji tego rozporządzenia w sposób bardzo odpowiedzialny. Wypracowaliśmy kryteria oceny jakości pracy, przyporządkowując im konkretne wskaźniki realizacji zadań. Były to na przykład:

terminowość, a jej wskaźnikiem: brak opóźnień w realizacji zadań,

precyzja, a jej wskaźnikiem: brak błędów w przygotowywanej dokumentacji,

efektywność, której wskaźnikiem na stanowisku specjalista ds. projektów jest liczba punktów otrzymanych za składane i realizowane wnioski projektowe.

Dla każdej grupy stanowisk pracy znaleźliśmy te wskaźniki, które najlepiej oddają oczekiwaną, wysoką jakość wykonywanej pracy. Wśród wskaźników były także te, które odnosiły się do kultury obsługi klienta urzędu. System działał i sprawdzał się. Pracownicy przyzwyczaili się, że ich kompetencje są oceniane systematycznie, według jasnych zasad i kryteriów.

W chwili wejścia w życie rozporządzenia o ocenach kwalifikacyjnych pracowników samorządowych dostosowaliśmy nasze opracowanie do wymagań wynikających z rozporządzenia, zachowując jednocześnie wiele narzędzi wspomagających ocenę kwalifikacji, m.in. arkusz monitorowania pracy, bez którego nie wyobrażamy sobie przeprowadzenia kompetentnej oceny z powołaniem się na konkretne zdarzenia i okoliczności osiąganych wyników w pracy.

Pomocnicza karta ocen wyników i kompetencji, na której teraz znajdują się oceny cząstkowe kryteriów ocen kwalifikacji wynikających z rozporządzenia, jest bardzo praktyczna. Karta obrazuje poziom ocen w uporządkowany sposób i pozwala podjąć właściwe, uzasadnione decyzje, które także są przyjmowane przez pracowników.

Zastosowanie narzędzi pomocniczych w ocenie kwalifikacyjnej pozwala nam dokonać rzeczowej oceny i rozstrzygnąć, czy kwalifikacje pracownika są na poziomie bardzo dobrym, dobrym, zadowalającym czy też nawet zasługują na ocenę negatywną, co może przecież się zdarzyć.

Hanna Zaleska

Autorka jest dyrektorem firmy Hr Projekty Rozwoju, specjalizuje się w systemowym ocenianiu kwalifikacji pracowników, jest autorem licencjonowanego projektu motywacyjnego systemu wynagrodzeń pracowników organizacji samorządowych i przedsiębiorstw prywatnych SOWiK.

Kontakt: hannazaleska@hrprojektyrozwoju.pl