Kategorie

Kiedy wypłacać pracownikom ekwiwalenty za świadczenia wynikające z przepisów bhp

P. Kuźniar Aleksander
Na każdym z pracodawców, zatrudniającym chociażby tylko jednego pracownika, ciążą określone obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. W większości przypadków obowiązki te zostały uregulowane jako konieczność zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy oraz dostarczenia niezbędnych środków zwiększających bezpieczeństwo podczas pracy.

Zasadą jest, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi świadczenia w naturze wynikające z przepisów bhp. W pewnych jednak przypadkach pracodawca może porozumieć się z pracownikiem i wypłacać mu za nie ekwiwalent pieniężny.

Odzież i obuwie robocze

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze w 2 przypadkach:

• jeżeli odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników ich własnej odzieży i obuwia roboczego w zamian za wypłatę stosownego ekwiwalentu.

WAŻNE!

Pracownik musi wyrazić zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego rekompensowanych ekwiwalentem pieniężnym.

Reklama

Ekwiwalent za używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego powinien uwzględniać ich aktualne ceny. Pracodawca nie może zatem przerzucać na pracownika obowiązku zaopatrywania się w odpowiednią odzież i obuwie robocze wypłacając jednocześnie ekwiwalent, za który pracownik nie ma realnej możliwości zakupu takiej odzieży i obuwia.

Należy ustalić taką kwotę ekwiwalentu, która pozwoli pracownikowi na zakupienie wszystkich elementów odzieży i obuwia roboczego. Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby pracodawca w porozumieniu z pracownikami ustalił, że będzie dostarczał pracownikom jedynie część odzieży lub obuwia, natomiast za pozostałe elementy wypłacał ekwiwalent.

PRZYKŁAD

Zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracownikowi przysługuje odzież robocza w postaci: koszuli flanelowej (raz na 12 miesięcy), spodni (raz na 12 miesięcy), obuwia profilaktycznego (raz na 12 miesięcy). Pracodawca postanowił, że sam będzie wyposażał pracowników w koszule oraz spodnie robocze, natomiast obuwie profilaktyczne pracownicy będą kupować we własnym zakresie. W zamian pracodawca ustalił ekwiwalent pieniężny w wysokości 100 zł na rok. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Pracownik, któremu jest wypłacany ekwiwalent za używanie odzieży i obuwia roboczego, nie może używać dowolnej odzieży, lecz jedynie odzież i obuwie spełniające wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

PRZYKŁAD

Reklama

W opracowanej w zakładzie tabeli norm przydziału odzieży i obuwia roboczego wskazano, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku magazyniera przysługują: spodnie drelichowe, kurtka drelichowa, obuwie z twardym noskiem zapobiegającym przygnieceniu palców. Pracownik za wypłacony przez pracodawcę ekwiwalent kupił sandały, spodnie dżinsowe i podkoszulek. Pracodawca nie będzie mógł w takim przypadku dopuścić pracownika do pracy, ponieważ odzież i obuwie nie spełniają wymagań bhp. Pracownik będzie zatem musiał zakupić na własny koszt odpowiednią odzież roboczą, wynikającą z tabeli norm przydziału.

Nie w każdym przypadku pracodawca może przerzucić na pracownika obowiązek zakupu i posiadania odzieży i obuwia roboczego w zamian za ekwiwalent pieniężny. Pracodawca w każdym przypadku jest zobowiązany do dostarczania pracownikom odzieży i obuwia roboczego we własnym zakresie w sytuacji, gdy pracownik wykonuje prace:

• na stanowisku związanym z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo

• powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Ustalenie zasad wypłaty pracownikom ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego nie może również powodować dyskryminowania pracowników oraz przerzucania na nich części kosztów wyposażenia w odzież przez pewien okres zatrudnienia.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił, że ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego będzie wypłacany pracownikom raz w roku, łącznie z wypłatą wynagrodzenia za styczeń. Pracownik zatrudniony w zakładzie w lutym danego roku nabywałby prawo do tego ekwiwalentu dopiero w styczniu kolejnego roku. Takie ustalenie zasad wypłaty ekwiwalentu jest niewłaściwe, gdyż pracownik samodzielnie ponosiłby koszty wyposażenia w obowiązkową na jego stanowisku pracy odzież oraz obuwie robocze przez 11 miesięcy zatrudnienia. W przypadku zwolnienia z pracy np. w grudniu tego samego roku, w którym pracownik podjął zatrudnienie, byłby on całkowicie pozbawiony ekwiwalentu za odzież, którą zakupił, a bez której pracodawca nie dopuściłby go do pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w obowiązujących w zakładzie zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego, że za całość tej odzieży pracownikom będzie wypłacany ekwiwalent w każdym miesiącu w wysokości 120 zł. Pracownikom zatrudnianym w zakładzie po raz pierwszy taki ekwiwalent będzie przysługiwał począwszy od 6. miesiąca zatrudnienia. Ukształtowanie zasad w taki sposób jest nieprawidłowe. Pracownik ma bowiem obowiązek stosować odzież i obuwie robocze przewidziane na jego stanowisku pracy od pierwszego dnia zatrudnienia i również od tego dnia pracownikowi należy się ekwiwalent związany z koniecznością samodzielnego zakupu przez pracownika takiej odzieży.

Środki ochrony indywidualnej

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. W tym przypadku pracodawca każdorazowo musi samodzielnie wyposażać pracowników w takie środki. Nie ma on możliwości przerzucenia na pracowników tego obowiązku w zamian za stosowny ekwiwalent.

Wypłata takiego ekwiwalentu nie będzie zwalniała pracodawcy z obowiązku wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej odpowiednie do zagrożeń występujących na danych stanowiskach pracy. Niezapewnienie pracownikom tych środków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

Pranie odzieży roboczej

Pracodawca, który nie może zapewnić prania odzieży roboczej, może powierzyć wykonywanie tych czynności pracownikowi, pod warunkiem wypłacania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Jeżeli pracownik odmówi prania odzieży roboczej we własnym zakresie, pracodawca ma obowiązek sam zorganizować jej pranie.

WAŻNE!

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wypłacany w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Jeżeli np. pracownik korzysta z usług zakładu pralniczego, powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonane pranie i zażądać zwrotu kwoty, na którą wystawiono ten rachunek. Gdy pracownik sam pierze odzież roboczą w domu, to pracodawca musi ustalić stosowny ekwiwalent pokrywający wszelkie poniesione przez pracownika koszty związane z praniem odzieży.

Do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy stosować podobne reguły, jak ma to miejsce w przypadku ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego. Pracownik również w tym przypadku nie może być dyskryminowany ze względu na okres zatrudnienia w zakładzie.

Najwłaściwsze wydaje się ustalenie miesięcznego lub kwartalnego okresu wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Pracodawca w porozumieniu z pracownikami powinien ustalić, biorąc pod uwagę specyfikę pracy na poszczególnych stanowiskach pracy w zakładzie, częstotliwość, z jaką pracownik powinien prać odzież. Następnie pracodawca powinien ustalić przewidywany koszt jednego prania takiej odzieży przez pracownika i wówczas obliczyć należną pracownikowi np. miesięczną lub kwartalną kwotę tego ekwiwalentu.

PRZYKŁAD

Zgodnie z zakładową tabelą norm przydziału pracownikowi przysługuje ubranie drelichowe. Pracodawca ustalił, że koszt prania takiego ubrania w zakładzie usługowym wynosi 15 zł. Następnie pracodawca biorąc pod uwagę specyfikę pracy na danym stanowisku ustalił konieczną częstotliwość prania tego ubrania 2 razy w miesiącu. Pracownikowi będzie zatem przysługiwał miesięczny ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w wysokości 30 zł.

Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych regulujących pranie odzieży może ustalić obniżenie wysokości ekwiwalentu za pranie lub jego niewypłacanie w przypadku długotrwałej nieobecności pracownika w pracy.

Ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej przysługuje pracownikowi, który samodzielnie dokonuje tych czynności niezależnie od tego, czy odzież robocza jest dostarczana przez pracodawcę, czy pracownik sam się w nią zaopatruje zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie.

Profilaktyczne posiłki i napoje

Pracodawca powinien zapewnić każdemu pracownikowi wodę zdatną do picia lub inne napoje. Ponadto pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Pracodawca jest zatem zawsze zobowiązany do wykonania powyższego obowiązku w naturze. Wypłacanie pracownikom ekwiwalentu w zamian za posiłki i napoje profilaktyczne nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ich dostarczenia, jak również nie wyłącza odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy w związku z niewypełnieniem tego obowiązku.

Okulary korygujące wzrok

Zgodnie z przepisami regulującymi warunki bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na tych stanowiskach okulary korygujące wzrok. Obowiązek ten istnieje wobec pracowników, których wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Decydujące znaczenie ma tu zalecenie lekarza okulisty w ramach przeprowadzanych badań profilaktycznych.

Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok jest najczęściej realizowany przez pracodawców w drodze refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na ich zakup. Przepisy regulujące omawiany obowiązek pracodawcy ściśle posługują się zwrotem „okulary korygujące wzrok”. W związku z tym pracodawcy nie są zobowiązani do zapewnienia bądź refundowania pracownikom szkieł kontaktowych. Nie ma przy tym znaczenia, że stosowanie takich soczewek zostało zalecone przez lekarza po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych.

Korzyści

Pracodawca nie musi refundować pracownikom zakupu szkieł kontaktowych.

Wysokość ustalonego w zakładzie finansowania kosztów zakupu okularów korygujących wzrok musi zapewniać pracownikowi możliwość zakupienia takich okularów. Pracodawca nie ma jednak obowiązku refundowania pracownikowi dowolnego, wybranego przez pracownika modelu okularów. Najczęściej w praktyce pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych określają kwotę tego dofinansowania, której wysokość musi jednak pozwalać na zakup przez pracownika choćby podstawowego modelu takich okularów. W przypadku gdy pracownik zechce kupić droższy model okularów, będzie musiał pozostałą kwotę sfinansować we własnym zakresie.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w przepisach regulaminu pracy kwotę dofinansowania zakupu okularów pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z obsługą monitorów ekranowych w wysokości 100 zł. Pracownik, któremu lekarz profilaktyk zalecił stosowanie takich okularów przy pracy z komputerem, zakupił okulary znanej firmy za 850 zł i przedstawił pracodawcy rachunek opiewający na tę kwotę. Pracodawca w dalszym ciągu będzie zobowiązany do zrefundowania pracownikowi jedynie 100 zł za zakupione przez niego okulary.

Pytania i odpowiedzi

(?) Pracodawca rekompensuje pracownikom koszty prania odzieży roboczej przez wydawanie raz na kwartał 0,5 kilograma proszku do prania. Czy taka rekompensata jest wystarczająca?

Rekompensowanie pracownikom kosztów prania odzieży roboczej przez wydawanie samego proszku do prania jest niewystarczające. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do rekompensowania pracownikowi całości ponoszonych przez niego kosztów prania tej odzieży, na które składają się również koszty zużywanej na pranie wody, energii elektrycznej itp. Pracodawca wydając proszek powinien zatem ustalić dodatkowy ekwiwalent rekompensujący pracownikom pozostałe koszty związane z praniem odzieży roboczej.

(?) Pracodawca nie dostarczył pracownikowi środków ochrony indywidualnej niezbędnych do stosowania podczas wykonywania przez niego pracy. Pracownik zakupił te środki we własnym zakresie. Czy będzie mógł domagać się od pracodawcy zwrotu poniesionych na ten cel nakładów?

Pracownikowi przysługuje zwrot ceny zakupu środków ochrony indywidualnej. Na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek wyposażenia pracownika w środki ochrony indywidualnej niezbędne do pracy na zajmowanym stanowisku. W przypadku gdy pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, a pracownik we własnym zakresie zakupi takie środki, będzie miał prawo domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów ich zakupu. W razie odmowy zwrotu tych należności pracownik będzie uprawniony do zwrócenia się z odpowiednim roszczeniem do sądu pracy.

• art. 232, art. 2376-23710, art. 283 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8 ust. 2 rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973),

• §1, § 4 ust. 2, § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279),

• § 112 rozporządzenia z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Aleksander P. Kuźniar

specjalista w zakresie prawa pracy

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?