| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Składniki wynagrodzenia > Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Zatrudniliśmy pracownika na stanowisku kierownika marketingu. Zawarliśmy z nim umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Będzie na nim wykonywał m.in. analizy rynku, ankiety, a także komunikował się z firmą i kontrahentami. W jaki sposób ustalić dla pracownika ekwiwalent za używanie laptopa, aby przyznana kwota była zwolniona z podatku i składek oraz jednocześnie rekompensowała pracownikowi koszty pracy na laptopie?

Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Takie świadczenie zapewnia bowiem pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie i można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie go za ekwiwalent.

Do określenia wysokości ekwiwalentu za wykorzystywanie prywatnych narzędzi do celów służbowych istotne są:

  • rodzaj pracy,
  • częstotliwość wykorzystywania sprzętu,
  • stopień zużycia sprzętu.

Dlatego używanie przez pracownika sprzętu na potrzeby pracodawcy powinno być uregulowane w odrębnej umowie, w której strony powinny określić kwotę ekwiwalentu i sposób jego ustalenia, z uwzględnieniem powyższych wytycznych. W razie kontroli organ podatkowy nie uzna wówczas takiej kwoty jako ryczałt, który należy opodatkować.

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu można posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy).

W praktyce, przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego, najbezpieczniej dla pracodawcy jest odwołać się do przepisów podatkowych w zakresie amortyzacji. Kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego, obliczonego metodą liniową, którego dokonuje pracodawca, który zakupił dla firmy określony sprzęt, np. komputer. Amortyzacja odzwierciedla zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie, w wyniku starzenia się lub używania. Odpis amortyzacyjny stanowi więc wymierny wyznacznik zużywania się sprzętu w czasie. Oblicza się go według stawek amortyzacyjnych zawartych m.in. w załączniku do updof. Stawkę amortyzacji stosuje się do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.

PRZYKŁAD

Specjalista ds. marketingu zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a miesięczny 75 zł (900 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony zarówno z podatku dochodowego, jak i składek ZUS.

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo, osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

PRZYKŁAD

Programista zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% x 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł x 60%), a miesięczny 200 zł (2400 zł : 12 m-cy). Tak obliczony ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Krzysztof Pysz

Doradca podatkowy nr 11335

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »