| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Rozliczanie wydatków poniesionych w związku z wykonywaną pracą

Pracownicy, których podstawowym obowiązkiem jest przemieszczanie się, nie są w podróży służbowej, jeżeli poruszają się w ramach określonego w umowie miejsca pracy. A zatem nie przysługuje im dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej.

Pracownicy mobilni (np. przedstawiciele handlowi, medyczni, serwisanci urządzeń) to coraz szersza grupa zatrudnionych, dla których przemieszczanie się i przebywanie poza siedzibą pracodawcy jest niezbędne do właściwego realizowania zadań pracowniczych. W ich przypadku to podróże, nie zaś praca wykonywana w stałym miejscu należą do podstawowych obowiązków. Zatrudnianie pracowników mobilnych wiąże się więc nierozerwalnie z koniecznością ponoszenia m.in. kosztów przejazdów, zakwaterowania, opłat parkingowych czy wyżywienia.

Pojęcie podróży służbowej

Pracownikowi, który wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 k.p.). A zatem z treści powyższego przepisu wynika, że podróż służbowa powinna mieć przede wszystkim charakter incydentalny. Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy w uzasadnieniu postanowienia z 13 maja 2008 r., w którym stwierdził, że pracownicy mobilni nie wykonują incydentalnie zadań wynikających z oddelegowania poza miejsce pracy, a ich nieustanne przebywanie w trasie jest ściśle związane z charakterem pracy. W związku z powyższym nie ma do nich zastosowania norma zawarta w art. 775 § 1 k.p., ponieważ nie można na jej podstawie posłużyć się stwierdzeniem, że pracownik może być stale w podróży służbowej. Warto w tym miejscu zauważyć, że pracownicy mobilni to grupa osób, która wykonuje obowiązki służbowe w warunkach stałego przemieszczania się, a podróż nie jest dla nich zjawiskiem wyjątkowym, ale naturalnym realizowaniem obowiązków pracowniczych.

Rozliczanie wydatków

W związku z wykonywaniem obowiązków służbowych pracownicy mobilni ponoszą różnego rodzaju wydatki, do których zalicza się m.in. koszty związane z przejazdem, noclegiem, wyżywieniem czy inne opłaty (np. parkingowe). W ich przypadku istotne jest dokładne dokumentowanie poniesionych wydatków przez zachowanie faktur, rachunków czy paragonów. Wystawiane są one najczęściej na pracodawcę, jako nabywcę danych rzeczy czy usług, a następnie przekazywane mu przez pracownika w celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków.

Należy podkreślić, że przy normalnym wykonywaniu obowiązków pracowniczych w ramach określonego w umowie miejsca pracy pracownik mobilny nie jest w podróży służbowej. Nie przysługuje mu zatem dieta oraz inne należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli pracodawca dokonałby ich wypłaty, wówczas zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należałoby je opodatkować. Przepis ten za przychody ze stosunku pracy uważa wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.

Natomiast wydatki pracowników mobilnych, ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych, mają jedynie służbowy charakter i nie są związane z celami osobistymi. W związku z tym należy stwierdzić, że zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników mobilnych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę nie powinno się traktować jako przychodu ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzić z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Takie wydatki mogą natomiast stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Ogólnopolski Konwent Agencji Pracy

związek pracodawców

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »