| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Wysłałem 4 pracowników w kilkudniową podróż służbową. Nocleg zapewniłem im w hotelu. Na miejscu okazało się, że przez pomyłkę zostały dla nich zarezerwowane pokoje „małżeńskie”, tzn. dwa pokoje, a w każdym po jednym dwuosobowym łóżku. Pracownicy odmówili noclegu w takich warunkach i udali się do innego hotelu (w tym już nie było innych wolnych pokoi). Po powrocie z delegacji przedstawili mi rachunek za pobyt i okazało się, że hotel, w którym nocowali, był znacznie droższy, od tego, który ja im zarezerwowałem. Czy mogę odmówić zwrotu kosztów za nocleg?

Koszty związane z krajowymi podróżami służbowymi reguluje dla pracowników zatrudnionych w:

  • państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej – rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
  • zakładach pracy spoza sfery budżetowej – układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania bądź w umowa o pracę (jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania lub jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy).

W przypadku gdy pracodawca prywatny nie określił innych stawek z tytułu podróży służbowej, to obowiązują go przepisy rozporządzenia dotyczące krajowych podróży służbowych dla sfery budżetowej. Wówczas za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Co do zasady więc pracodawca powinien zwrócić pracownikom koszty noclegu wykazane na rachunku.

Jednak w sytuacji opisanej w pytaniu może je kwestionować. W zaistniałych okolicznościach rzeczywiście pracownicy mogli poczuć się urażeni, poniżeni lub upokorzeni poleceniem nocowania w takich warunkach, choć z pytania wynika, że te okoliczności nie były przez Pana zamierzone i były skutkiem pomyłki przy rezerwacji pokoi w hotelu.

Istotną kwestią do oceny zasadności zmiany miejsca wyznaczonego przez Pana noclegu jest płeć pracowników wysłanych w delegację. Jeżeli wśród podróżujących byli pracownicy obu płci, np. trzy kobiety i jeden mężczyzna lub odwrotnie, nie może Pan oczekiwać, że zgodzą się nocować we wspólnym pokoju, a nawet we wspólnym łóżku. Taka sytuacja mogłaby spowodować wystąpienie z zarzutem naruszenia dóbr osobistych, dyskryminacji lub nawet molestowania seksualnego. Jednak mimo niefortunnej pomyłki, zaistniałe okoliczności nie musiały uzasadniać przeprowadzki do droższego lokum bez porozumienia z Panem. Aby ustalić, czy pracownicy zasadnie żądają zwrotu kosztów droższego noclegu, powinien Pan stwierdzić, czy:

  • istniała możliwość dostawienia dodatkowego łóżka w każdym z pokoi, tak aby pracownicy nie musieli spać w jednym łóżku (jest to uzasadnione jedynie w sytuacji, gdy w każdym pokoju nocowaliby pracownicy tej samej płci) oraz czy
  • w okolicy można było znaleźć inny nocleg gwarantujący porównywalne warunki w zbliżonej cenie.

Jeżeli nie było możliwości dostawienia dodatkowych łóżek w oddanych do dyspozycji pracowników pokojach, a w okolicy nie znajdował się żaden inny hotel lub pensjonat, który zapewniałby porównywalne warunki noclegu w zbliżonej cenie, to powinien Pan zwrócić pracownikom rzeczywiście poniesione koszty.

Aby uniknąć sporu w tym zakresie, pracownicy, zanim zmienili lokum, powinni skontaktować się z Panem, przedstawić sytuację i uzgodnić sposób dalszego postępowania. Jednak brak takich uzgodnień w sytuacji, gdy zmiana miejsca noclegu była uzasadniona, nie wpływa negatywnie na żądanie pracowników.

Ocena okoliczności należy zawsze do pracodawcy, a w przypadku sporu co do zasadności decyzji pracowników, ocena tej sytuacji będzie należała do sądu pracy. Pracodawca musi liczyć się z tym, że pracownicy mogą wystąpić przeciwko niemu do sądu pracy z roszczeniem o zwrot należności związanych z odbytą podróżą służbową. Będą oni musieli wówczas udowodnić, że faktyczne poniesienie wyższych kosztów było nieuniknione i niezbędne do prawidłowego wykonania zadania służbowego. Wówczas sąd dokona oceny zasadności ich żądania.

Podstawa prawna:

  • art. 775 Kodeksu pracy,
  • § 7 ust. 1 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Vaillant Sp. z o.o.

Producent kompletnych rozwiązań systemów grzewczych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »