| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Podróże służbowe > Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej

Wysłałem 4 pracowników w kilkudniową podróż służbową. Nocleg zapewniłem im w hotelu. Na miejscu okazało się, że przez pomyłkę zostały dla nich zarezerwowane pokoje „małżeńskie”, tzn. dwa pokoje, a w każdym po jednym dwuosobowym łóżku. Pracownicy odmówili noclegu w takich warunkach i udali się do innego hotelu (w tym już nie było innych wolnych pokoi). Po powrocie z delegacji przedstawili mi rachunek za pobyt i okazało się, że hotel, w którym nocowali, był znacznie droższy, od tego, który ja im zarezerwowałem. Czy mogę odmówić zwrotu kosztów za nocleg?

Koszty związane z krajowymi podróżami służbowymi reguluje dla pracowników zatrudnionych w:

  • państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej – rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
  • zakładach pracy spoza sfery budżetowej – układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania bądź w umowa o pracę (jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania lub jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy).

W przypadku gdy pracodawca prywatny nie określił innych stawek z tytułu podróży służbowej, to obowiązują go przepisy rozporządzenia dotyczące krajowych podróży służbowych dla sfery budżetowej. Wówczas za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Co do zasady więc pracodawca powinien zwrócić pracownikom koszty noclegu wykazane na rachunku.

Jednak w sytuacji opisanej w pytaniu może je kwestionować. W zaistniałych okolicznościach rzeczywiście pracownicy mogli poczuć się urażeni, poniżeni lub upokorzeni poleceniem nocowania w takich warunkach, choć z pytania wynika, że te okoliczności nie były przez Pana zamierzone i były skutkiem pomyłki przy rezerwacji pokoi w hotelu.

Istotną kwestią do oceny zasadności zmiany miejsca wyznaczonego przez Pana noclegu jest płeć pracowników wysłanych w delegację. Jeżeli wśród podróżujących byli pracownicy obu płci, np. trzy kobiety i jeden mężczyzna lub odwrotnie, nie może Pan oczekiwać, że zgodzą się nocować we wspólnym pokoju, a nawet we wspólnym łóżku. Taka sytuacja mogłaby spowodować wystąpienie z zarzutem naruszenia dóbr osobistych, dyskryminacji lub nawet molestowania seksualnego. Jednak mimo niefortunnej pomyłki, zaistniałe okoliczności nie musiały uzasadniać przeprowadzki do droższego lokum bez porozumienia z Panem. Aby ustalić, czy pracownicy zasadnie żądają zwrotu kosztów droższego noclegu, powinien Pan stwierdzić, czy:

  • istniała możliwość dostawienia dodatkowego łóżka w każdym z pokoi, tak aby pracownicy nie musieli spać w jednym łóżku (jest to uzasadnione jedynie w sytuacji, gdy w każdym pokoju nocowaliby pracownicy tej samej płci) oraz czy
  • w okolicy można było znaleźć inny nocleg gwarantujący porównywalne warunki w zbliżonej cenie.

Jeżeli nie było możliwości dostawienia dodatkowych łóżek w oddanych do dyspozycji pracowników pokojach, a w okolicy nie znajdował się żaden inny hotel lub pensjonat, który zapewniałby porównywalne warunki noclegu w zbliżonej cenie, to powinien Pan zwrócić pracownikom rzeczywiście poniesione koszty.

Aby uniknąć sporu w tym zakresie, pracownicy, zanim zmienili lokum, powinni skontaktować się z Panem, przedstawić sytuację i uzgodnić sposób dalszego postępowania. Jednak brak takich uzgodnień w sytuacji, gdy zmiana miejsca noclegu była uzasadniona, nie wpływa negatywnie na żądanie pracowników.

Ocena okoliczności należy zawsze do pracodawcy, a w przypadku sporu co do zasadności decyzji pracowników, ocena tej sytuacji będzie należała do sądu pracy. Pracodawca musi liczyć się z tym, że pracownicy mogą wystąpić przeciwko niemu do sądu pracy z roszczeniem o zwrot należności związanych z odbytą podróżą służbową. Będą oni musieli wówczas udowodnić, że faktyczne poniesienie wyższych kosztów było nieuniknione i niezbędne do prawidłowego wykonania zadania służbowego. Wówczas sąd dokona oceny zasadności ich żądania.

Podstawa prawna:

  • art. 775 Kodeksu pracy,
  • § 7 ust. 1 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).
reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W EMERYTURACH

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Romuald Pilitowski

Prezes Zarządu Salomon Finance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK