| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Zasady podlegania > Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Prowadzę niewielką firmę remontową. Zatrudniam 4 pracowników. Dokumenty rozliczeniowe dostarczam do ZUS w formie wydruku z programu Płatnik. Od czerwca br. chciałbym dodatkowo zatrudnić jeszcze 2 osoby do pomocy w sezonie letnim, kiedy zleceń jest znacznie więcej. Dowiedziałem się jednak, że gdy będę zatrudniał 6 osób, będę musiał przesyłać dokumentację do ZUS w formie elektronicznej, za pomocą specjalnego oprogramowania. Ponieważ wzrost zatrudnienia ma charakter tymczasowy, nie chciałbym wydawać dodatkowych pieniędzy na zakup urządzeń i certyfikatu potrzebnych do wysyłki dokumentów do ZUS. Czy można tego uniknąć?

Tak, w uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przekazywanie dokumentacji rozliczeniowej w formie dokumentów papierowych, mimo że płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób. Warto jednak, aby rozważył Pan zakup certyfikatu kwalifikowanego, ponieważ w dłuższej perspektywie ten wydatek może przynieść spore oszczędności. Szczegóły w uzasadnieniu.

Płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać do ZUS dokumenty w formie papierowej według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z programu Płatnik. Ta grupa płatników ma również prawo przekazywać dokumentację na informatycznych nośnikach danych, takich jak np. CD, albo w formie elektronicznej (art. 47a ust. 1 ustawy systemowej). Dla wszystkich pozostałych płatników, którzy rozliczają składki za ubezpieczonych, jedynym i obowiązującym sposobem przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS jest transmisja danych w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymaganiami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie są przyjmowane przez ZUS, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. Może to narazić płatnika na sankcje za niezłożenie (lub nieterminowe złożenie) wymaganej przepisami dokumentacji.

Zagrożenia (–)

Dokumenty przesłane do ZUS w innej formie niż obowiązująca danego płatnika, nie są przyjmowane, co jest jednoznaczne z ich niezłożeniem.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przesyłanie przez płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób dokumentów rozliczeniowych w innej formie niż przekaz elektroniczny (art. 47a ust. 3 ustawy systemowej). Płatnik, który nie ma technicznych możliwości wykonania obowiązku ustawowego przekazywania dokumentów przez Internet, może się zwrócić do oddziału ZUS z wnioskiem o zgodę na przekazywanie dokumentacji w innej postaci (na nośniku bądź w formie wydruku). Aby uzyskać taką zgodę, powinien Pan zwrócić się do oddziału ZUS, któremu podlega Pana firma, z wnioskiem o wydanie pozwolenia na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny. Taki wniosek powinien zawierać:

  • dane identyfikacyjne płatnika,
  • uzasadnienie braku możliwości przekazywania dokumentów w formie elektronicznej,
  • informację, jaką formę przekazywania dokumentacji będzie stosował płatnik.

ZUS rozpatrzy wniosek w terminie 14 dni i udzieli pisemnej odpowiedzi z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu wniosku. Jeżeli uzyska Pan zgodę ZUS na dalsze przekazywanie dokumentacji w formie papierowych wydruków z programu Płatnik, uniknie Pan konieczności zakupu certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie Pan również musiał zlecać rozliczeń osobie, która taki certyfikat posiada, co także najprawdopodobniej stanowiłoby dodatkowe obciążenie dla finansów firmy.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Strefy Nieruchomości

Blog

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »