| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Emerytury i renty > Gdzie należy szukać dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę

Gdzie należy szukać dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o emeryturę

Nasza pracownica niebawem ukończy 60 lat i ma zamiar złożyć wniosek o emeryturę. W związku z tym rozpoczęła kompletowanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia prawa do emerytury oraz jej wysokości. Okazało się, że jej dawny zakład pracy, w którym uzyskiwała wysokie zarobki, został zlikwidowany. Czy istnieje możliwość ustalenia, gdzie obecnie znajduje się dokumentacja osobowo-płacowa pracowników tego zakładu pracy?

Państwa pracownica poszukiwanie dokumentacji osobowej i płacowej swojego byłego, zlikwidowanego zakładu powinna rozpocząć od ustalenia jego dokładnej nazwy i adresu, pod którym ostatnio miał siedzibę. Mogą do tego służyć zachowane dokumenty, takie jak wszelkiego rodzaju pisma, notatki, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej itp. Następnie należy ustalić, do którego archiwum została przekazana dokumentacja osobowa i płacowa tego zakładu. Szczegóły w uzasadnieniu.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia:

  • zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
  • wytworzenia – dla dokumentacji płacowej (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego mają obowiązek zabezpieczyć we własnym zakresie dokumentację pracowniczą. Niektóre z nich przekazują ją firmom zajmującym się odpłatnym przechowywaniem dokumentacji pracowniczej na zasadzie prowadzenia działalności gospodarczej w tym zakresie.

Do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej zobowiązany jest likwidator spółki. Informacji o tym, kto nim był, należy szukać we właściwych terytorialnie rejestrach sądowych. Natomiast w przypadku firm prywatnych informację o byłym właścicielu powinny zawierać rejestry właściwych terytorialnie sądów gospodarczych lub właściwych wydziałów organów administracji państwowej.

Jeżeli sąd rejestrowy stwierdzi, na wniosek likwidatora lub syndyka masy upadłości, że nie można zapewnić środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu – archiwum państwowe właściwe miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a nie ma podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Obowiązujące przepisy umożliwiają zwrócenie się byłego pracodawcy o przejęcie dokumentacji przez archiwa państwowe w związku z brakiem środków na pokrycie zobowiązań finansowych, powstałych wobec przejmującego dokumentację prywatnego przechowawcy. Uniknięcie kosztów przechowywania dokumentacji może nastąpić wyłącznie na podstawie postanowienia sądu rejestrowego, który potwierdzi niemożność zapewnienia przez byłego przedsiębiorcę środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników. Wniosek o wydanie stosownego postanowienia może jednak złożyć tylko ten pracodawca, który był wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej. Zatem brak wpisu w jednym z rejestrów uniemożliwi starania o przejęcie dokumentacji, za której przechowywanie pracodawca będzie zmuszony ponosić odpłatność we własnym zakresie.

WAŻNE!

Podmiot wpisany do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS może uniknąć kosztów przechowywania dokumentów pracowniczych, jeżeli w postanowieniu sądu rejestrowego zostanie potwierdzony brak środków na przechowywanie tej dokumentacji.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Krajowa Izba Doradców Podatkowych

Samorząd zawodowy doradców podatkowych

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »