| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

Jakie należności i w jaki sposób udokumentowane przysługują pracownikowi za czas podróży służbowej

Za czas podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  • diety,
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

Należności delegacyjne w formie diet mają na celu rekompensować pracownikowi zwiększone wydatki na utrzymanie w związku z koniecznością wykonania polecenia służbowego w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Natomiast pozostałe należności delegacyjne, w postaci ryczałtów lub w udokumentowanej wysokości faktycznie poniesionej, stanowią zwrot kosztów poniesionych podczas wyjazdu służbowego.

Co do zasady, rozliczenie kosztów związanych z podróżą służbową pracownika następuje na podstawie dokumentów potwierdzających ich poniesienie. Nie wymagają udokumentowania należności wypłacane w formie ryczałtu, do których zalicza się diety, ryczałty za nocleg oraz ryczałty za dojazdy. Podstawą zwrotu pozostałych wydatków, w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika w podróży służbowej, są faktury (a także dokumenty zrównane z fakturami dla celów VAT, jak np. bilety, dowody zapłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz rachunki). Jeśli środkiem transportu właściwym do odbycia podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) był samochód niestanowiący własności pracodawcy, to do rozliczenia takiej podróży pracownik jest zobowiązany dołączyć zaprowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu.

W praktyce rozliczenie kosztów podróży służbowej jest dokonywane na druku „polecenia wyjazdu służbowego”. Żadne przepisy nie określają urzędowego wzoru takiego polecenia, ale jego stosowanie jest wskazane ze względów praktycznych i dowodowych.

Wydanie przez pracodawcę polecenia wykonania zadania służbowego przez pracownika, określenie celu podróży służbowej, wskazanie miejsca jej rozpoczęcia oraz zakończenia, czasu trwania, środka transportu właściwego do jej odbycia oraz jego rodzaju i klasy, itd. powinno mieć, dla celów dowodowych, formę pisemną. Forma ta, poprzez pisemne wyznaczenie warunków i zakresu podróży służbowej, wskazana jest m.in. z uwagi na ewentualne roszczenia pracownicze związane z należnościami za czas podróży służbowej oraz objęcie tych należności zakresem zwolnień od PIT i ZUS. Dlatego do właściwego udokumentowania wykonania zadania służbowego w czasie podróży służbowej służy powszechnie stosowany druk „polecenia wyjazdu służbowego”, który wraz z załączonymi do niego dowodami (np. fakturami) zawiera rozliczenie wszystkich kosztów podróży służbowej.

Kiedy należności za podróże służbowe są wolne od PIT i składek ZUS

Jeżeli wyjazd jest podróżą służbową, o której mowa w art. 775 k.p., to należności otrzymane przez pracownika z tego tytułu są objęte zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz składek ZUS na warunkach określonych przez właściwe w tym zakresie przepisy.

Diety i inne należności za czas krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej pracownika do wysokości limitów określonych przez rozporządzenie ws. podróży służbowych:

  • są wolne od PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f.),
  • nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

PRZYKŁAD

Pracodawca spoza sfery budżetowej ustalił własne warunki wypłacania należności za czas krajowej podróży służbowej. Od 1 marca 2013 r., zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy, pracownikom odbywającym krajową podróż służbową, za każdą dobę tej podróży, pracodawca wypłaca dietę w wysokości 35 zł.

Wypłacone w tej wysokości diety, w części stanowiącej nadwyżkę ponad limit diety krajowej ustalony w rozporządzeniu ws. podróży służbowych, stanowią u pracowników przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu PIT oraz oskładkowaniu.

Czy dietę w wysokości przekraczającej limit można w całości zaliczyć do kosztów podatkowych

Jeśli zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi lub umową o pracę pracodawca przyznaje pracownikowi diety za czas podróży służbowych w wysokości wyższej niż limity określone w rozporządzeniu ws. podróży służbowych, to kwota nadwyżki diety ponad te limity podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Niezależnie od tego u pracodawcy kosztem uzyskania przychodów jest jednak dieta w pełnej wysokości, tj. obejmującej także kwotę ponad limit. Zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać ogólny warunek poniesienia w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wyjątkiem są diety przedsiębiorcy odbywającego podróż służbową. Przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wartości diet za czas podróży służbowych, jeśli są one ustalane w takiej samej wysokości, jaka przysługuje pracownikom na podstawie przepisów rozporządzenia ws. podróży służbowych. Diety te mogą obniżać jego podatek dochodowy tylko w części, która nie przekracza limitów określonych tym rozporządzeniem. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 u.p.d.o.f., z kosztów uzyskania przychodów została wyłączona wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą (i osób z nimi współpracujących) w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom na podstawie rozporządzenia ws. podróży służbowych.

Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych ryczałtów innych niż diety. Dlatego kosztem tym nie będzie dla niego np. ryczałt za nocleg, nawet jeśli jego wysokość nie przekroczy krajowego lub zagranicznego limitu. Wydatki związane z podróżą służbową przedsiębiorcy, inne niż diety, zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w wysokości faktycznie poniesionej. Dotyczy to wydatków przedsiębiorcy na przejazdy, dojazdy czy noclegi, pod warunkiem że pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami osiąganymi w ramach jego działalności gospodarczej.

Aneta Szwęch

Wyciąg z treści Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy w wersji PDF do pobrania tutaj

Treść Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w wersji PDF do pobrania tutaj

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Matylda Pawłowicz

Radca Prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »