| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

Podróż zagraniczna motorem lub motorowerem

Od 1 marca br. na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 rozporządzenia ws. podróży służbowych).

„Kilometrówka” wypłacona pracownikowi za przejazd w krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej jego samochodem prywatnym, a także motocyklem lub motorowerem, jest objęta zwolnieniem w PIT oraz wolna od składek ZUS.

Inne niezbędne wydatki związane z podróżą

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wcześniej przepisy nie precyzowały, co należy zaliczyć do takich wydatków. Od 1 marca br., jak wskazuje § 4 ust. 2 rozporządzenia ws. podróży służbowych, mogą to być opłaty za bagaż (gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia) bądź opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej krajowej lub zagranicznej. Z punktu widzenia zmian przepisów regulujących należności za czas podróży służbowych istotny jest zwłaszcza ten przykładowy katalog wydatków, związanych z podróżą służbową, zwracanych pracownikowi w udokumentowanej wysokości. Dotychczas organy podatkowe zajmowały stanowisko, że opłaty za przejazd autostradą lub za parkowanie były wliczane do limitu kilometrówki, w związku z używaniem samochodu niestanowiącego własności pracodawcy na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Było to niejednokrotnie kwestią sporną w relacjach pomiędzy podatnikami a organami podatkowymi.

Próba rozwiązania tego problemu została podjęta w nowym rozporządzeniu ws. podróży służbowych, które wskazuje, że wydatki m.in. za przejazd płatnymi drogami i autostradami oraz za parkowanie pojazdu są zwracane w udokumentowanej (pełnej) wysokości. A zatem sugerowałoby to, że wydatki te mogłyby nie wchodzić do limitu kilometrówki. Choć zmieniły się w tym zakresie przepisy rozporządzenia ws. podróży służbowych, to nie zmieniły się jednak przepisy ustaw podatkowych o PIT i CIT. W związku z tym nie wiadomo, czy wprowadzenie wskazanego uproszczenia w rozporządzeniu ws. podróży służbowych zmieni stanowisko MF.

Z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a i ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm., dalej jako „u.p.d.o.f.”) oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm., dalej jako „u.p.d.o.p.”) nadal wynika, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w podróży służbowej na potrzeby wykonywanej przez podatnika działalności, w wysokości przekraczającej limit kilometrówki, który wynika z ewidencji przebiegu pojazdu. Choć pojęcie „wydatków z tytułu używania samochodów” nie jest zdefiniowane przez przepisy ustaw o podatku dochodowym, wobec czego bywa powodem wątpliwości interpretacyjnych, to prawdopodobnie, tak jak dotychczas, będą do nich zaliczane także opłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz za parkowanie samochodu. Oznacza to konieczność ich rozliczenia do wysokości limitu kilometrówki.

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego z Rzeszowa do Poznania. Podróż odbył własnym samochodem osobowym. W związku z tym poniósł opłaty za: przejazdy płatnymi autostradami, miejsce parkingowe oraz postój w strefie płatnego parkowania. Posiada on dowody potwierdzające poniesienie tych opłat.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów w czasie podróży służbowej i obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, właściwej dla tego pojazdu (tzw. kilometrówka). Zgodnie z § 4 rozporządzenia ws. podróży służbowych wydatki z tytułu opłat za przejazdy płatnymi autostradami, miejsce parkingowe oraz postój w strefie płatnego parkowania zostaną zwrócone pracownikowi w udokumentowanej (pełnej) wysokości. Natomiast dla celów podatku dochodowego stanowią one koszt uzyskania przychodu do wysokości limitu kilometrówki.

Od 1 marca br. pracodawca ma obowiązek (podobnie jak to było wcześniej) zwrotu także innych – niż bezpośrednio wymienione w § 4 ust. 2 – wydatków poniesionych w czasie podróży służbowej, jeśli były one niezbędne. Za niezbędne należy uznawać te wydatki, bez których wykonanie zadania służbowego w czasie podróży byłoby niemożliwe. Przykładem mogą być wydatki na wykupienie wizy na przekroczenie granicy czy bilety wstępu na targi (pod warunkiem że zadanie służbowe wykonywane w trakcie podróży jest związane z udziałem w tych targach).

Zasadą jest, aby zwrot wydatków związanych z podróżą służbową następował w wysokości stwierdzonej dokumentem zewnętrznym, np. fakturą, rachunkiem czy biletem.

Od 1 marca br. złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do zwrotu kosztów podróży lub ich wysokość może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, tj. opartych na obiektywnych podstawach. Teraz nie wystarczy już tylko, że pracownik oświadczy, iż zgubił dokument. Aby otrzymać zwrot kosztów, powinien on uzasadnić, że utrata dokumentu nastąpiła w okolicznościach od niego niezależnych (np. z powodu kradzieży), wykluczając przy tym ewentualne zaniedbanie (§ 5 rozporządzenia ws. podróży służbowych).


Limitowany zwrot kosztów noclegu

Zarówno w podróży krajowej, jak i zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub w formie ryczałtu – jeśli pracownik, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, nie przedłożył rachunku. Jednak nowością jest wprowadzenie w przypadku podróży krajowych górnego limitu zwrotu kosztów za dobę hotelową.

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

POLAUDIT Sp. z o. o.

Podatki, rachunkowość, audyt

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »