Jak zaplanować urlopy wypoczynkowe pracowników

Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu z 2011 r. do końca września 2012 r. Należy jednak pamiętać, że planowany termin wykorzystania zaległego urlopu wymaga akceptacji zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

WAŻNE!

W gestii pracodawcy pozostawia się rozstrzygnięcie, czy w planie urlopów należy ująć urlop przedawniony. Decyzja pozytywna będzie jednak oznaczać zrzeczenie się zarzutu przedawnienia.

Zmiana planu urlopów

Z uwagi na trudne lub czasami niemożliwe do zaplanowania zapotrzebowanie na pracę u danego pracodawcy bardzo ścisłe przestrzeganie planu urlopów może być niemożliwe.

Konieczne może okazać się korygowanie już sporządzonego planu urlopów.

Zmiana terminu urlopu może nastąpić m.in.:

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
• z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy,
• z powodu odwołania z urlopu dokonanego przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

WAŻNE!

Zmiany w planie urlopów powinny być podane do wiadomości wszystkich pracowników w ten sam sposób, w jaki poinformowano pracowników o ustaleniu planu urlopów.

Rozpoczęcie korzystania z urlopu w terminie określonym w planie urlopów

Wśród specjalistów prawa pracy istnieją rozbieżności co do tego, czy ustalenie planu urlopów zwalnia pracownika z obowiązku składania każdorazowo odrębnego wniosku urlopowego o udzielenie urlopu zgodnie z planem. Są w tej sprawie również rozbieżne orzeczenia Sądu Najwyższego.

Zgodnie z poglądem Sądu wyrażonym w uchwale z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79), „prawidłowo sporządzony plan urlopów stanowi wystarczającą podstawę do tego, aby pracownik w dniu uwzględnionym w planie urlopów nie stawił się do pracy. Oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego nie jest w takim wypadku konieczne”.

Natomiast w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79) Sąd Najwyższy uznał, że: „istnienie u pracodawcy planu urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest jeszcze oświadczenie przez zakład wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał”.

W praktyce w większości przypadków pracownik, który chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, jest zobowiązany złożyć wniosek urlopowy. Zwolennicy pierwszego z ww. poglądów twierdzą, że wnioski urlopowe składane u pracodawców, u których funkcjonuje plan urlopów, mają wyłącznie charakter porządkowy. Zwolennicy drugiego poglądu z kolei uważają, że urlop może zostać udzielony wyłącznie po złożeniu przez pracownika stosownego wniosku niezależnie od istnienia planu urlopów.

Nie można jednoznacznie rozstrzygnąć, który z prezentowanych poglądów jest prawidłowy. Pracodawca, decydując się na stosowanie jednego z możliwych rozwiązań, powinien tę kwestię rozstrzygnąć jednoznacznie, np. w regulaminie pracy, tj. powinien wyraźnie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlopów pracownicy są zobowiązani składać odrębne wnioski urlopowe.

WAŻNE!

Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy, czy pracownik musi dodatkowo składać wniosek urlopowy, jeżeli chce skorzystać z urlopu ustalonego w planie urlopów.

Podstawa prawna:

• art. 161–167³, art. 168 Kodeksu pracy.

Orzecznictwo:

• uchwała SN z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79, OSNC 1980/7–8/132),
• wyrok SN z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79, niepubl.),
• wyrok SN z 19 maja 1997 r. (I PKN 172/97, OSNP 1998/8/22).