| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Pracodawca może prowadzić część dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej. Jest to dopuszczalne m.in. w przypadku ewidencji czasu pracy. Jednak wzór takiej karty pracodawca musi opracować samodzielnie.

Przykład

Plan urlopów opracowany został jako „druk elektroniczny”. W poszczególnych działach kierownicy komórek organizacyjnych, po rozpatrzeniu wniosków pracowników, nanoszą do systemu propozycje planów urlopów, które później są opiniowane przez przedstawicieli związków zawodowych oraz zatwierdzane przez pracodawcę. Zatwierdzanie odbywa się przez wprowadzenie odpowiednich haseł osób uprawnionych. Wówczas druk oznaczany jest kolorem zielonym, a wszelkie w nim zmiany możliwe są tylko po akceptacji dyrektora lub osoby upoważnionej.

Podsumowując, należy stwierdzić, że we wszystkich przypadkach, w których przepisy prawa pracy nie wymagają formy pisemnej, dopuszczalne jest zastosowanie formy elektronicznej dokumentu.

Ewidencja czasu pracy

Oddzielnego potraktowania wymaga ewidencja czasu pracy. Jest to jeden z obszerniejszych i ważniejszych dokumentów, które co miesiąc powstają w komórce kadrowej. Problem dla pracodawców stwarza przede wszystkim miejsce, jakie zajmuje ewidencja prowadzona w formie papierowej. Niewątpliwie zastąpienie tradycyjnej formy papierowej elektroniczną byłoby dla pracodawcy dużo bardziej ekonomiczne.

Czy zatem można zastąpić formę pisemną formą elektroniczną?

Forma elektroniczna jest dopuszczalna jednak po spełnieniu określonych warunków.

Zgodnie z przepisami prawa ewidencja czasu pracy powinna być założona imiennie dla każdego pracownika. Wzór takiej karty opracowuje samodzielnie pracodawca, posiłkując się przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r., w którym określono, jakie informacje muszą się w ewidencji znaleźć.

W ewidencji należy zatem umieścić informacje o:

  • pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
  • dyżurach,
  • urlopach,
  • zwolnieniach od pracy oraz
  • innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.

Ewidencjonowanie godzin pracy nie jest obowiązkowe w stosunku do pracowników:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie oznacza, że ewidencji dla tych osób nie trzeba prowadzić. Ewidencję należy dla tych osób założyć, ale zaznaczamy w niej tylko ewentualne absencje.

Przepisy prawa nie wskazują, że ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w formie pisemnej, dopuszczalne zatem jest jej tworzenie i przechowywanie w formie elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że inne dokumenty, stanowiące załącznik do ewidencji muszą już być sporządzone w formie pisemnej, chodzi tu przede wszystkim o wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe.

Ponieważ ewidencja czasu pracy musi być udostępniana do wglądu przez pracodawcę na wniosek pracownika lub w trakcie kontroli inspektorowi pracy, wskazane byłoby, aby istniała możliwość jej wydrukowania odrębnie dla każdego pracownika.

Podstawa prawna:

  • art. 149 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Natalia Zawadzka

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »